Майкъл Кучарски, регионален директор продажби за страните от ОНД в OpenText:

В Русия системите за управление на електронни документи (EDMS) все още често се разглеждат като автономни решения, насочени към изпълнение на определени тесни задачи на предприятието: управление на организационни и административни документи (ORD), управление на финансови „първични“ и отчетни документи, управление на сметки, Управление на уеб съдържание, управление на лични данни на служители, управление на договори, одобрение на документи и др.

В същото време предприятията с глобална практика разглеждат EDMS или DMS (системи за управление на документи) главно като първи етап по пътя към изграждането на глобални ECM системи (ECM - Enterprise Content Management) или корпоративни системи за управление на съдържанието. Когато решават да внедрят система за управление на съдържанието, компаниите разглеждат такива системи като част от единното корпоративно информационно пространство на предприятието и като дългосрочна платформа за съхранение и работа с корпоративна информация.

В ИТ сферата големите компании все повече преминават от „островни“ решения към така наречените интегрирани пакети, наречени Business Suite, които включват различни съвместими модули, които са тясно свързани помежду си и позволяват изграждането на бизнес на етапи, но дълго - срок. Пример за такива пакети е например SAP Business Suite. Преди това компаниите внедряваха основно един от неговите модули, а именно решението за управление на корпоративните ресурси SAP ERP. Днес можете да разширите това решение по всяко време, като добавите модули за управление на взаимоотношенията с доставчици, управление на взаимоотношенията с клиенти, управление на жизнения цикъл на продукта и т.н., като постепенно изграждате системата до SAP Business Suite, знаейки, че компонентите винаги ще пасват заедно. В полето ECM подобен пример е OpenText ECM Suite, набор от корпоративни решения за управление на съдържанието.

Наред с техните водещи продукти за големи индустриални предприятия, компаниите предлагат и решения за малки и средни предприятия, които са по-лесни за работа и по-подходящи от гледна точка на ценообразуване за малки и средни предприятия. Така SAP разполага с платформата SAP Business One за малки и средни предприятия. OpenText от своя страна предоставя пакет от корпоративни решения за управление на съдържанието, OpenText eDOC. Благодарение на внедряването на OpenText eDOCS, както и редица свързани eDOCs модули, организациите могат да управляват всички видове документи, независимо от техния тип, в едно корпоративно хранилище. Пример е изпълнението на проекта в Европейския съд по правата на човека в Страсбург. На територията на Русия най-голямото внедряване може да се счита за проект за организиране на корпоративна система за управление на електронни документи - KSEDO - в компанията Megafon.

KSEDO помогна на Megafon да повиши ефективността на работата с документи: времето, прекарано в търсене на необходимите документи, беше намалено, възможността за загуба на информация беше елиминирана и дисциплината на изпълнение се увеличи. Съгласуването на организационната и административната документация започна да протича по-бързо, като по този начин се освободи време на служителите.

Специална роля при внедряването на ECM системи играе възможността за дълбока или безпроблемна интеграция на ECM системи с други корпоративни приложения. Например предприятията, които умишлено изграждат своята стратегия върху тясната интеграция на ECM и ERP системите, имат важни икономически предимства: ефективността на такива системи непрекъснато се увеличава поради прозрачността на процесите, отчитането и по-доброто функциониране на хомогенни мрежи, докато преките и косвените разходи за внедряването и експлоатацията са намалени информационни технологии (TCO). Потребителите работят в позната за тях среда, което намалява разходите за обучение на персонала.
Следващият и обещаващ етап в развитието на ECM системите ще бъдат така наречените системи за управление на корпоративното съдържание 2.0, базирани на облачни технологии и позволяващи да работите с корпоративно съдържание от всяка точка на света по всяко време. Не само големият бизнес, но и малките и средни предприятия се интересуват от такива решения, базирани на облачни технологии и мобилно управление на документи. Системите, предоставени за тази работа, трябва да могат да се виртуализират и мащабират и да могат да се осъществяват отдалечен и мобилен достъп.

Обобщавайки, можем да кажем, че разгледаните в статията системи са предназначени предимно за решаване на специфични и специализирани бизнес проблеми. Но трябва да имате предвид, че всяка нова задача често включва закупуването на нова система, което от своя страна води до различни системи в предприятията, които в крайна сметка стават трудни и скъпи за управление.

Предимството на големите интегрирани системи (като решенията OpenText) е, че те действат като единна платформа за управление на корпоративно съдържание, на базата и в рамките на която могат да се решават различни бизнес проблеми и да се реализират различни бизнес процеси. Такива решения са предназначени да организират единно корпоративно пространство, където можете да започнете с малко и постепенно да разширите предлаганата функционалност в рамките на една система.

Генадий Самойленко, HR директор в Balchug:

Нашата компания съзнателно изостави електронното управление на документи. Този отказ се формира в мен благодарение на двама души. Един от тях работеше в голяма компания с електронно управление на документи в службата за човешки ресурси (електронно набиране), занимаваше се с подбор на персонал и 80% от работата на този човек се състоеше от копиране на автобиографии, организиране на папки, изпращане на покани за интервюта, изпращане на копия на мениджъри и др. Работа, която не носи резултати. 20% бяха оставени за запълване на свободни места. Компанията, в която работи този човек, се нарича "компания на незаети работни места" на пазара на човешки ресурси, тъй като има около 100 отворени работни места. Разбира се, при това състояние на нещата резултатът от работата е много нисък.

Вторият човек, който ми изгради това мнение е HR директор на друга голяма мобилна компания. Тази компания също работеше в система за електронно управление на документи и директорът по човешки ресурси ми потвърди, че 80% от работното време се изразходва за работа, която не носи резултати: отговаряне на заявки, изготвяне и изпращане на отчети и т.н. има някакъв резултат, но също така трябваше да наемаме, обучаваме, стимулираме и уволняваме служители - трябваше да останем на работа до 21-22 часа. Работните съботи се превърнаха в норма с този подход, тъй като по-голямата част от деня включва размяна на писма с централния офис и други служители.

В такава ситуация човек „изгаря“: работата става безинтересна за него, творчеството, процесът на създаване, който е най-привлекателният за всеки човек в неговата дейност, напълно изчезва от него.

Електронното документооборот също влияе негативно върху качеството на комуникациите в компанията и унищожава тяхната жизненост. Понякога ситуацията стига до абсурда. Един мой приятел ми разказа за един случай. Ръководителят на отдела отиде в отдела по човешки ресурси: по това време мениджърът по набиране на персонал зададе на мениджъра изясняващ въпрос относно свободното място. И управителят веднага получи забележка, че всички въпроси, дори и тези с уточняващ характер, трябва да се подават по електронен път.

Разбира се, има известна логика в този подход, тъй като всички пояснения трябва да бъдат записани. Но, от друга страна, това убива жизнеността на общуването и самото понятие „комуникация“. Устната реч, както знаем, ни дава само 30% от информацията. Останалите 70% са невербалната комуникация: мимики, жестове, поглед, човешко поведение при общуване. Съответно при електронния документооборот смисълът и ефективността на тези комуникации се губят. За нас е по-лесно да се разбираме, когато общуваме лично. Един вид комуникация е електронната кореспонденция, друг е телефонната комуникация, а третият е комуникацията лице в лице. Общуването на живо е по-ефективно и понякога решаващо.

В момента уча в израелско училище. Училището е рускоезично, но учителят ми говори иврит. И когато си кореспондираме, понякога се налага да питам учителя няколко пъти по един и същи въпрос. Освен това, ако общуваме по Skype, тоест чуваме се и се виждаме, тогава разбираме всичко от първия път. Затова считам, че електронният документооборот е необходим в по-голяма степен за собствениците, за прозрачността на бизнеса, но не е необходим за самия бизнес. EDS е такова неизбежно зло, към което човек трябва да прибегне, когато една компания расте. Но ако това може да се избегне, например, когато компанията е малка, по-добре е да се направи без него. Въпреки че има големи федерални компании, които не използват електронно управление на документи. И те правят това не защото нямат достатъчно пари или защото са фундаментално против новите технологии. Компаниите не го използват, защото смятат този подход за управление на документи за неподходящ и неефективен.

Едно време фирма Балчуг имаше около 60 вида различни справки. Но в един момент осъзнахме, че половината от тези доклади не са прочетени. Тогава беше решено да се оставят само тези отчети, които са жизненоважни за работа и които са постоянно достъпни. Изненадващо в крайна сметка от 60 доклада останаха само 7! Всичко останало се оказа бизнес поправка, която никой не използва.

Валерия Балашова, директор Човешки ресурси в ТТК:

Управлението на електронни документи рационализира много процеси и спестява много ресурси. На първо място, това е времеви ресурс. И те привиква към определено качество, стандарт на работа. Никой няма шанс да изхвърли документ и да каже: „Няма да направя това“. Защото има едно правило: ти си рецензент, трябва да дадеш своята рецензия и да носиш отговорност за нея. Това добавя ред, детайлност и внимателност към работата.

Разбира се, електронният документооборот има и своите недостатъци. Но аз съм за въвеждането на електронно управление на документи в компаниите, защото ви позволява да запазите, намерите и разберете историята на ситуацията своевременно.

Когато имате достъп до няколко години документооборот, работата ви става много по-лесна. Рискът от напускане на лицето, което притежава информацията, става минимален, тъй като достъпът до тази информация е безплатен. На предишната ми работа беше внедрена системата BOSS-Referent. Не усетих нито един от неговите недостатъци, тъй като имаше добра ИТ поддръжка - всички проблеми бяха бързо и компетентно решени от нашия собствен сервизен отдел. Наличието му и качествената и ефективна работа са много важни за фирмите, които са внедрили електронен документооборот.

Управлението на електронни документи (EDF) е бърз начин за обмен на информация, базиран на използването на електронни документи с виртуални подписи. Той отдавна е признат в развитите страни по света като ефективен инструмент за оперативен бизнес.

Същността

Електронният документооборот между организациите е набор от процеси за създаване, обработка, изпращане, прехвърляне, получаване, съхраняване, използване и унищожаване на документи. Всички тези процеси се извършват след проверка на целостта и потвърждение, че документите са получени.

Правилата за документооборот между юридическите лица се осъществяват по споразумение на страните. Информацията се обменя чрез телекомуникации, а документите се съхраняват на електронен носител. Срокът за съхранение на счетоводната информация не трябва да надвишава определения от закона.

Организациите могат да обменят официални и неофициални документи помежду си с подписи на участниците. В сферата на предприемаческата дейност това могат да бъдат: фактури, споразумения, фактури, поръчки, уведомления, пълномощни и др. Информацията може да се предава под формата на текстови, таблични и графични файлове.

Целта на прилагането на EDI

Предпоставки за внедряване на EDI могат да бъдат:

• намаляване на рутинната работа;
• намаляване на загубата на документи;
• „прозрачна“ работа с документи;
• повишаване на изпълнителската дисциплина - предоставяне на документи в определения срок и др.

Някои от количествените цели включват:

• Намаляване на времето за обработка на документи с 10 пъти.
• Намалете наполовина офис разходите.

Електронен документооборот между организации: как работи

В съответствие с вътрешното законодателство електронният документооборот между организациите се осъществява по споразумение на двете страни. За обмен на данни е необходимо всички участници да са свързани към оборудването на един оператор. След това потребителят трябва да изпрати заявка за добавяне към списъка с контрагенти. След потвърждаване на заявката участниците в системата могат да обменят данни.

EDI модулът ще трябва да изпълнява следните функции:

• Поканете контрагентите за обмен на данни.
• Създайте адресна книга.
• Интегрирайте със счетоводен софтуер, например 1C.
• Подписвайте и шифровайте документация.
• Структурна кореспонденция.
• Проследяване на имейл статуси.

Електронният документооборот между организациите се осъществява с помощта на сертификати. Връзката със сървъра и удостоверяването се осъществява чрез персонален цифров сертификат. На всеки потребител на системата се издава електронен цифров подпис, който се съхранява на електронен носител на Token и е защитен с ПИН код. Потребителят трябва да въведе своето име и парола за личния си акаунт. Едва след това той ще има достъп до документите си.

Всеки служител на организацията, свързан към системата, може да инициира процеса на обмен. Преди да изпратите документ до контрагент, той трябва да бъде подписан с електронен цифров подпис. Тази операция се извършва с помощта на програмата Cryptopro. Документът се изпраща чрез EDF. Служителят на контрагента получава известие за получаване на нов документ. Ако го приеме, тогава слага и електронен подпис. Ако е необходимо да се направят промени в документа, се създава нова електронна версия. След като приключите с редактирането, трябва да запазите всички промени с помощта на цифров подпис. След това документът с промяната се изпраща на контрагента. При необходимост се извършва електронно съгласуване на информацията.

Ако е необходимо да се направят промени отново, цялата процедура се повтаря отново. Ако няма оплаквания относно новата версия, документът се спазва. Крайният образец се счита за подписан с два цифрови подписа. Всички версии на документа се съхраняват на сървъра и са достъпни за преглед. След като образецът получи валиден статус, няма да е възможно да се правят промени в документа. На развалените договори се присвоява статус „Отменен“. Така се осъществява електронен документооборот между организациите.

Оборудване

Какво е необходимо за електронен документооборот между организациите? Първо, трябва да изберете телеком оператор и да инсталирате специален софтуер за обмен на информация. Второ, с всеки контрагент, с когото организацията възнамерява да води електронна кореспонденция, е необходимо да сключите „Споразумение за обмен на електронни документи“.

Също така е необходимо да се инсталира EDF сървър, на който да се съхраняват всички документи. Това може да бъде или клиентско оборудване, или облачно хранилище. Достъпът до системните данни отвън се осъществява чрез приложение, инсталирано на оборудването на служителите на организацията. Взаимодействието на компютрите със сървъра се осъществява чрез HTTP протокол с допълнително криптиране SSL 128. Достъпът до документи се осъществява само през интерфейса на приложението и след удостоверяване.

EDI проект

Един проект за автоматизация на процеси може да продължи от няколко месеца до няколко години. Периодът пряко зависи от броя на процесите, които трябва да бъдат автоматизирани, ресурсните и финансови възможности на организацията. Кратка схема за прилагане на EDI е следната:

• Създаване на работна група.
• Формиране на цели, срокове и бюджет на проекта.
• Изследване на съществуващи процеси.
• Разработете задачи.
• Проектиране на системата EDI.
• Подписване на споразумение за внедряване на EDMS.
• Одобрение на правилата за работа.
• Попълване на системни директории.
• обучение.
• Провеждане на предварителни тестове.
• Издаване на заповед за внедряване на EDS.
• Подобряване на софтуера и работните процедури.
• Стартиране на пилотен проект.
• Пълен преход към електронен документооборот.

Грешки при прилагането на EDI

По време на процеса трябва да се обърне специално внимание на процесите, при които законът изисква хартия. Не можете да дублирате хартиен документ с електронен. Това значително забавя работния процес и предизвиква негативно отношение към процеса на автоматизация като цяло. Никой не плаща допълнително за двойна работа.

По време на процеса на внедряване е необходимо да се разработят нови правила за работа с документи, да се обучи персонал и едва след това да се пристъпи към пълно изпълнение. Това може да се постигне само ако служителите са запознати с ползите от използването на нови технологии.

Друга популярна грешка е лошото развитие на изискванията за EDMS. Ако потребителите трябва да работят в неконфигурирана система, тогава процесът на EDI се различава от това, което е прието в организацията.

Електронен документооборот между организациите: плюсове и минуси

Предимства:

• Намаляване на разходите за изпращане на оригинални документи по пощата.
• Спестяване на място за съхранение на документация. Всичко се записва електронно.
• Лекота на използване. Документът се изпраща от една работна станция. Бързо търсене на документ се извършва по статус (изпратен, получен, приет и т.н.).
• Незабавна доставка. Цялата изпратена информация достига до получателя за няколко секунди.
• Документ не може да бъде изгубен преди да е изтекъл срокът на съхранение в системата.

недостатъци:

• За да използвате оборудването, трябва да закупите лиценз, който струва много пари.
• Данни най-често могат да се обменят само между участници в една и съща система.
• Електронният документооборот между организациите в 1C или с помощта на друг софтуер се различава от използваната преди това схема. С въвеждането на новия алгоритъм всички служители ще имат въпроси как да извършват работата си.
• Техническо оборудване. Преди да внедри EDI, една организация трябва да закупи оборудване и да подготви служителите да управляват новата система.
• EDF се извършва с електронен подпис, който е валиден 1 година. Сертификатите трябва да се наблюдават и актуализират своевременно. Също така е необходимо да се контролират сроковете на валидност на сертификатите за контрагенти, за да се избегнат проблеми с данъчните власти.

Правна уредба

Какви разпоредби регулират електронния документооборот между организациите? Законодателството на Руската федерация включва Федерален закон № 63 „За електронните подписи“, правилата за подаване на документи до Федералната данъчна служба са предписани в Заповед на Министерството на финансите № MMV-7-2/168. EDI между организациите се извършва въз основа на Заповед № 50n на Министерството на финансите. Правилата за обмен на първични счетоводни документи в електронен вид са предписани в заповед на Федералната данъчна служба № ММВ-7-6/36@. Всички оператори на EDF в процеса на дейност трябва да се ръководят от заповедта на Федералната данъчна служба № ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

Електронният документооборот между организациите на SBIS дава на клиентите следните предимства:

• Можете да изпращате документи до всяка организация, регистрирана в Руската федерация. Ако контрагентът не е участник в системата SBIS, тогава служител на компанията просто ще се свърже с представител на организацията и ще изпрати покани за участие в системата на неговата електронна поща. Веднага след потвърждаване на заявката, обменът на информация между участниците ще се извършва без посредници.
• Не е необходимо да инсталирате софтуер на вашия компютър. Всичко, от което се нуждаете, е актуален браузър и достъп до Интернет.
• Не е необходима специална програма за работа с данни. Ако отчетът първоначално е изготвен в софтуер на трета страна, например 1C, тогава можете да конфигурирате интеграция на данни със системата SLSIS.
• Стандартната форма на документа не е установена. Можете да изпращате текст, файлове с електронни таблици, изображения и др.

СКБ "Контур"

Един от първите разработчици на софтуер в Русия също се занимава с доставка на оборудване, с помощта на което се осъществява електронен документооборот между организациите. Контур разработи системата Diadoc, която служи за обмен на електронни документи. Особеност на системата е, че достъп до данни може да се получи и в чужбина. Компанията е разработила роуминг тарифи специално за тази цел. Ако желаете, можете да получите достъп до данни чрез API.

Какво ти е необходимо?

За да свърже EDI, организацията трябва да закупи:

• лицензиран софтуер;
• сървър;
• актуализиране на оборудването;
• обучават персонала;
• конфигуриране и интегриране на EDMS за работа с вътрешни приложения.

Такива инвестиции трябва да се направят, за да се свърже електронния документооборот между организацията? Включването на консултации за техническа поддръжка, EDMS и софтуерни актуализации в разходите е вторият етап от инвестицията. Тези разходи ще трябва да се плащат ежемесечно.

Заключение

Хартиеният документооборот се заменя с електронен. Той не само намалява разходите на организацията за поддръжка на процесите, но и повишава ефективността на бизнеса като цяло. За да функционира успешно EDI, трябва ясно да формулирате целите за внедряване на системата и правилно да конфигурирате оборудването.

Колаж на г-н Д., Clerk.Ru

Малко хора знаят, че възможността да се изоставят някои хартиени документи в полза на електронните се появи доста отдавна. Например, електронните договори се използват от няколко години и дори по-рано беше възможно да се изпращат документи до съда на компактдискове или чрез интернет - но не всички знаеха за това и продължиха да работят с документи по старомодния начин. Днес има много повече възможности за преминаване към електронни документи, но съмненията в това не са по-малко. Нека да разгледаме колко трудно е да се откажеш от хартия точно сега в тази статия.

Или може би го вземете и го отменете?

От гледна точка на действащото руско законодателство, днес можете спокойно да се откажете от хартиени фактури, първични счетоводни документи, договори и други документи, за които няма специални изисквания за изпълнение. Но не можете просто да изгорите всички мостове: за да започнете да използвате всякакви документи в електронна форма, трябва да се подготвите за работа с тях - както технически, така и организационно.

Например, трябва да закупите квалифициран сертификат за електронен подпис за всички служители, упълномощени да подписват електронни документи. Трябва да решите какви инструменти ще използвате за работа с документи в компанията, как ще ги съхранявате и обработвате и изпращате на контрагентите. Може да се наложи да се разрешат въпроси за интеграция, превод на нестандартни документи в електронен вид и др. Ще трябва да работите и с партньори, които също ще трябва да се подготвят за работа по електронен път и да се опитате да ги мотивирате. В голяма компания подобна работа ще отнеме известно време, но в малка организация ще се случи доста бързо.

Разбира се, можете да разчитате на вашия обменен оператор. Например Synerdocs помага на абонатите си да преминат към обмен бързо и без излишни притеснения. Но дори и в този случай няма да е възможно внезапно да се откаже от използването на хартиени документи в полза на електронните. Освен това вашите контрагенти ще преминат към нова технология с различна скорост, което означава, че в началото все още ще имате документи на хартия.

Трудно ли е да съчетавате хартиени и електронни документи в работата си?

Да започнем с факта, че засега това не може да бъде избегнато, особено на преходния етап - не всички ваши контрагенти веднага ще започнат да изпращат електронни документи. През този период ще трябва да вземете предвид разликите в работата с електронни и хартиени документи: ще имате два начина да ги изпращате и получавате, да ги съгласувате и подписвате и ще има различни инструменти за съхранение.

Малките фирми със сравнително малък брой документи най-лесно ще пренесат този комбиниран режим на работа. За тях няма да е особен проблем да комбинират два потока документи - трудоемкостта почти няма да се промени.

Но за фирми с голям брой документи ситуацията може да е по-сложна. Но като правило тук работата с документи вече е частично автоматизирана: въведени са корпоративни системи, одобрението се извършва по електронен път, използва се архив от сканирания на първични документи и др. Такива организации ще трябва да подобрят своята инфраструктура, за да комбинират работата с електронни и хартиени документи, да създадат единен архив (сканиране на хартиени и електронни документи); конфигурирайте изпращането по такъв начин, че част от документите на контрагентите да бъдат изпратени на хартиен носител, а останалите в електронен вид; организира подписването на документи в зависимост от необходимата форма (хартиена или електронна), оригинални документи и др.

Отлична възможност за голяма компания е използването на решение за интеграция във връзка с EDMS. При големи обеми документни потоци са необходими добри механизми за осигуряване на сигурност на съхранението, скорост на достъп и просто добри интерфейси. Сложните процеси на одобрение изискват мощен механизъм за работен процес и интеграция с CIS. Тези задачи могат да бъдат решени чрез интегриране с EDMS, например в Synerdocs и облачната ECM система DIRECTUM.

Такава интеграция ще ви позволи да комбинирате работа с електронни и хартиени документи, да създадете единен архив (сканиране на хартиени и електронни документи); конфигурирайте изпращането по такъв начин, че част от документите на контрагентите да бъдат изпратени на хартиен носител, а останалите в електронен вид; организира подписването на документи в зависимост от необходимата форма (хартиена или електронна), оригинални документи и др. Това ще направи съчетаването на хартиени и електронни документи в преходния период максимално удобно за компанията.

Как да решим проблема с доверието в електронните документи?

Проблемите с доверието в новата технология за обмен вече не са толкова належащи, колкото преди.

Днес те се свързват преди всичко с факта, че потребителите нямат достатъчно познания и практика за работа с електронни документи. В такива ситуации е необходимо да се образоват всички, които се занимават с офис работа: разкажете им за законодателството в областта на използването на електронни документи, за работата с тях и покажете как това се случва на практика. Ефективно средство в такива ситуации би било да демонстрирате трудовия опит на някой друг; можете да комуникирате с контрагенти, които вече използват новата технология, да се свържете с оператор на EDF и да извършите референтни посещения. В допълнение, много оператори на EDF предоставят възможности за изпробване на работата в тестов режим, което помага да се придобие известно практическо разбиране на технологията.

Ако контрагентът не е готов да работи по електронен път или по някаква причина не иска да направи това, е необходимо да се определят истинските причини.

Може да има няколко от тях: ръководството не вярва на електронните подписи, счетоводителите се страхуват от проблеми с регулаторните органи или контрагенти, не вярват, че такива документи се приемат от Федералната данъчна служба или съдилищата и т.н. Грубо казано, вашият контрагент може да знае малко за EDI, но когато се потопите в темата, изучавайки практиката и законодателството, много въпроси ще изчезнат сами. Също така се случва контрагентът просто да флиртува с вас и да чака добра оферта или ниска цена.

Мотивацията на контрагентите да преминат към обмен на ED може да бъде различна - това включва работа на място, маркетингови кампании или дори ултимативни мерки. Но напоследък рядко прибягваме до специални мерки, тъй като повечето компании вече разбират защо е необходим EDI. Особено ако голям партньор или доставчик постави строго условие: „от нова година обменяме САМО електронни документи“. Не всички компании са готови за такова трудно решение, но понякога това е най-ефективният начин да избързате контрагентите.

Повечето от предизвикателствата на безхартиеността са по-скоро организационни, отколкото технологични.

С технологиите всичко е наред: те работят безупречно, методологията вече е доказана. Но има много вътрешни „хартиени патерици“, години работа с хартия, навици - все още не е толкова лесно да се отървете от това.

За щастие, от няколко години ситуацията се изравнява: цели сектори на руската икономика бързо преминават към EDI, увеличават знанията си в тази област и овладяват обмена на практика. Разбира се, други ще ги последват. Следователно скоро въпросът „трудно ли е да се откажем от хартиени документи“ няма да възникне за никого.

Всички специални материали по проекта:

Руските служители се стремят да овладеят нови технологии, които ще им позволят да оптимизират разходите за организиране на система за електронно управление на документи (EDMS), но по този път има и клопки.

Благодаря, кап

Най-активната агенция по отношение на прилагането на EDS е Федералната данъчна служба на Русия, която отдавна е въвела практиката за подаване на отчети в електронна форма. Дори има изискване всички фирми с поне 50 служители да подават отчети само по електронен път. В резултат на това вече 75% от фирмите и 55% от частните предприемачи използват електронна форма за взаимодействие с държавата. Наталия Храмцовская, водещ експерт по управление на документи в компанията Electronic Office Systems, отбелязва: „В момента повечето компании вече не могат да избегнат правно значимо електронно взаимодействие с държавата - поне по отношение на подаването на различни видове отчети, участието в правителството обществени поръчки и т.н. „Нашите съдилища, особено арбитражните съдилища, приемат широка гама от електронни документи като доказателства в продължение на няколко години и самите те охотно взаимодействат със страните в съдебни производства в електронна форма.“ Така електронната комуникация с правителството вече е твърдо установена в бизнес практиката.

А преди около година Федералната данъчна служба разреши използването на електронна фактура, която позволява на компаниите да прехвърлят финансови документи една на друга, които по-късно ще бъдат признати от данъчната служба. В резултат на това през годината 38 компании са регистрирани като EDS оператори, но според Федералната данъчна служба около 97% от трафика на електронни документи се генерира от шест от тях. Това са SKB Kontur, Taxcom, Tensor, Corus Consulting, Taxnet и Electronic Express. Общо 105,5 хиляди фирми от 4 милиона в страната вече са регистрирани в системата за обмен на електронни фактури. Сравнително малкият им брой се обяснява с факта, че според експертите преминаването от хартиен към електронен документооборот отнема от три до осем месеца.

За да влезе една фирма в тази електронна система за водене на документи, трябва да се спазват определени правила. Както обясни Владимир Чугунов, ръководител на отдела за работа с държавни клиенти в Aladdin R.D., концепцията за юридическата сила на документа е заложена в GOST R 51141-98 „Канцелария и архивиране. Термини и определения“. Това означава собствеността на официален документ, предоставена му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установения ред за изпълнение. Един правно обвързващ документ може да се използва като истинско доказателство за фактите, събитията и действията, които са отразени в него. Това свойство се тества в съда и се използва като доказателство в различни дела.

Основното средство за придаване на правна сила на електронен документ е електронният подпис, който записва съдържанието на документа и неговите автори. Приет през пролетта на 2011 г. Федерален закон № 63 „За електронните подписи“ легализира използването на редица схеми за генериране на електронни документи, които имат правна сила. За целта можете да използвате съществуващия инструмент за „електронен подпис“, който съществува от 2002 г., а в новия закон е заменен с „квалифициран електронен подпис“ - КЕП. Въпреки това „неквалифициран електронен подпис“ (NES) и „обикновен електронен подпис“ (SES) също са приемливи. Старият закон Федерален закон № 1 „За електронните цифрови подписи“ ще бъде обявен за невалиден от 1 юли тази година и преди това е необходимо поне документацията на EDMS да се приведе в съответствие с новата терминология.

На практика EPC се използва главно за придаване на правна сила на електронни документи, обменяни с държавни агенции; NEP може да се използва за междукорпоративна комуникация, за което е достатъчно контрагентите да се договорят за някои общи правила за електронен обмен и да внедрят поддръжка за подходящи формати на съобщения; PEP, като най-лесната за използване електронна форма на удостоверяване, може да се използва във вътрешния корпоративен документооборот за записване на авторството на редакциите на документи. Това може да е необходимо както за вътрешни разследвания, така и за представяне на информация в съда.

Тъй като обмисляме взаимодействие с държавата и контрагентите, няма да описваме подробно използването на PEP. „Законодателната и регулаторна рамка за много случаи (обикновено когато става въпрос за взаимодействие с държавни агенции или при междуведомствено взаимодействие) изисква използването на квалифициран или по-рядко неквалифициран електронен подпис“, обяснява Храмцовская. „Но има и много ситуации, в които не се използват подобрени електронни подписи – особено в отношенията, регулирани от Гражданския кодекс, където страните сами могат да се споразумеят за формите на документооборота.“

Сега в Русия вече има компании, които предлагат услуги за организиране на електронно взаимодействие както с държавни органи (те се наричат ​​отчетни оператори, тъй като те се занимават главно с прехвърляне на електронни документи към държавни органи), така и с контрагенти (оператори на EDS), използвайки единен платформа. Такива оператори предоставят на своите клиенти готови решения, които съдържат набор от необходимата документация и технически средства, които им позволяват бързо да организират електронен обмен между своите клиенти и държавата (вижте „Как да се свържете с EDMS оператор“). Операторите за електронно управление на документи осигуряват правна сила на документите, предавани в техните системи, и защитават интересите на клиентите в съда.

НЕП в документооборота

„Често една организация мотивира нежеланието си да премине към EDMS с факта, че нейните контрагенти нямат възможност да работят с електронни документи“, отбелязва със съжаление Николай Друкман, ръководител на проекта Diadoc в SKB Kontur. - За да разсеем този мит, ние действаме в различни посоки: например, когато работите в Diadoc, клиентът може да изтегли файл с TIN/KPP на вашите контрагенти и моментално да види кой вече работи в системата и кой само техническата възможност. Можете да изпратите покана до контрагентите да преминат към електронна комуникация или да попитате оператора за това. Опитът показва, че с помощта на ресурсите на оператора е напълно възможно да се прехвърли цяла дилърска мрежа на голям автомобилен производител към EDMS за три месеца.

Досега движещата сила в развитието на електронното управление на документи са големите компании, които харчат много хартия и пари, за да взаимодействат със своите партньори и доставчици. Именно те в момента се интересуват от преминаване към електронно взаимодействие и са готови да се откажат от хартиения документооборот. По-специално Александър Грибановски, главен счетоводител на веригата супермаркети Billa, каза, че компанията му трябваше да поддържа специален човек, който трябваше да прекара цял месец в отпечатване, подписване и изпращане на документи до доставчиците - само за месец той успя да изпрати до 15 хил. комплекти документи. Когато компанията премина към EDMS, изпращането до 480 компании започна да се извършва за няколко минути. Освен това за самата мрежа изходящите документи съставляват само 15% от документооборота - много повече „хартии“ се изпращат до тях от доставчици и досега само един от тях, Nestle, се е съгласил да премине към електронна форма на взаимодействие.

Друг пример е японският производител на тежко оборудване Komatsu, който отдавна планира да премине към електронно управление на документи, включително и по екологични причини. Изчислено е, че преобразуването в електронна форма ще спести на компанията до 5 милиона рубли. Основните спестявания са заплатите на служителите и разходите за изпращане на хартиени документи. Внедряването на електронно взаимодействие е направено на базата на модул за системата 1C:Enterprise 8.2, който е пуснат от самия производител на софтуер за интегриране с EDMS. Komatsu много бързо въведе електронни фактури, сметки и фактури сред своите партньори и сега планира да преобразува други форми на документи в електронен вид.

Сред пречките пред въвеждането на EDS са непознаването на използването на електронни документи, липсата на убедителна съдебна практика и изискването ДДС да се изчислява в момента на изпращане, а не в момента на доставка. „Основният проблем е, че малко хора са готови да приемат документи с електронен подпис, които не са придружени от хартиен оригинал“, обясни Сергей Плаунов, ръководител на практиката BPM и ECM в Croc. - Културата на електронното управление на документи в Русия все още не се е развила толкова много, че хората да могат да се доверят на електронния подпис по същия начин, както на подписите на хартия. Ситуацията може да се промени с по-широкото приемане на технологията за ръкописен биометричен електронен подпис. По-специално, компанията подготвя решение, което позволява използването на таблетен компютър за генериране на подпис за електронен документ, който ще отговаря на руските правни стандарти.

Квалифициран подпис, в съответствие с Федерален закон 63, може да бъде произведен само с помощта на държавно сертифицирани средства и използването на сертификати, издадени от акредитиран сертификационен център. Това оскъпява както самото решение, така и по-нататъшната му поддръжка. Докато NEP може да бъде изготвен с помощта на всякакви инструменти, които страните по електронния обмен са се съгласили да използват за генериране на електронен подпис, включително чрез международни решения. В този случай е необходимо да се предвиди процедура за експертна оценка на верността на подписа, която може да бъде изискана от съда. „За правно значимо електронно взаимодействие с други компании дори не е необходимо да придобивате електронен подпис; достатъчно е да посочите в договорите възможността за водене на бизнес кореспонденция, използвайки например електронна поща“, обяснява Храмцовская.

Следователно в някои случаи може да си струва да комуникирате с правителствени агенции, като използвате специален, по-скъп и по-малко функционален продукт и използвате по-универсално, мащабируемо и стандартизирано решение за взаимодействие с контрагентите. „От една страна, използването на неквалифициран усъвършенстван електронен подпис донякъде опростява и намалява разходите за организационната част от внедряването му в документооборота, тъй като премахва необходимостта от участие на акредитиран удостоверителен център“, обясни Чугунов. „В същото време подобно решение изисква създаването на услуги, които сами изпълняват функцията на сертификационен център.“

Проблемите остават

Въпреки доста широкото използване на електронно управление на документи между руските компании и държавата, не всички етапи от жизнения цикъл на документа все още могат да бъдат изпълнени в електронна форма. По-специално, много скоро няма да е възможно да се създават товарителници за товари само в електронен вид, тъй като служителите на КАТ може да ги изискват. Сега те започват да се оборудват с мобилно оборудване, но едва ли ще бъде възможно бързо да се оборудват всички с устройства, които позволяват проверка на коректността на електронните документи на място.

Освен това, поради срока на издаваните удостоверения, е трудно да се организира дългосрочно съхранение на документите. „От тези проблеми, които е малко вероятно да бъдат решени в близко бъдеще, бих отбелязал липсата на законодателна и регулаторна уредба за дългосрочно съхранение на електронни документи“, обясни Храмцовская, „и на първо място документи, подписани с електронен цифров подпис/УЕП. В резултат на това изготвянето на документи само в електронен вид, които подлежат на дългосрочно или постоянно съхранение, все още е доста рискован бизнес. Следователно документите, които по закон изискват дългосрочно съхранение, трябва да бъдат преобразувани в хартиен вид. Въпреки това ефективните бизнес комуникации вече не изискват използването на хартиени документи, което намалява разходите за печат, обработка и съхранение за предприятията и държавните агенции.

Как да се свържете с EDMS оператора

В Русия вече се създава цяла индустрия от оператори за отчитане и електронно взаимодействие. За да се свържете с всеки оператор, Николай Друкман, ръководител на проекта Diadoc в SKB Kontur, препоръчва да следвате тези стъпки.

1. Направете промени в счетоводната политика: посочете, че документите за определени бизнес транзакции и с определени контрагенти ще бъдат съставени, подписани и предадени по електронен път - за това ще трябва да подпишете съответно споразумение с контрагентите.
2. Изберете отчетен оператор или EDMS, определете условията на работа и сключете лицензионно споразумение с него.
3. Закупуване на сертификати за електронен подпис за упълномощени лица. Ако упълномощено лице в организация действа с пълномощно, е необходимо да се изготви пълномощно за подписване на електронни документи с електронен подпис. Пълномощно за прехвърляне на правото на подпис се изготвя по същия начин, както при документи на хартиен носител, но би било препоръчително да посочите, в допълнение към името на упълномощеното лице, номера на сертификата за неговия електронен подпис.
4. Подгответе работни станции с достъп до Интернет, купете лиценз за крипто библиотека, като „Crypto-Pro“ или друга според изискванията на оператора, помислете как и къде ще се съхраняват електронни документи.
5. Ако една организация възнамерява да интегрира външна система с вътрешнокорпоративна система за документооборот, е необходимо да се подготви техническа документация и да се обмислят решения.

Защо не SED?

Компанията Taxcom проведе проучване на причините за изоставянето на електронното управление на документи в Русия. Най-честата причина е нежеланието на съдружниците и липсата на утвърдена съдебна практика. Е, „навикът ни е даден отгоре“.

Причини за отказ от внедряване на системи за електронен документооборот

Нашият контрагент ни информира, че преминава към електронен документооборот. Той ни кани да се свържем със специален оператор. Това законно ли е? Може ли да откажем? Ако не, как да организираме документооборота? Как да съхраняваме и необходими ли са хартиени документи?

Да, организациите могат да преминат към електронно управление на документи, това е законно. Можете да откажете предложението на контрагента да се свържете със специален оператор. Законодателството не установява задължение за извършване на електронно управление на документи с контрагента. Ако организацията реши да обработва първични документи по електронен път, този метод за поддържане на документация трябва да бъде отразен в счетоводната политика. Не е необходимо електронните документи да се разпечатват и съхраняват на хартиен носител. Всички документи, изпратени и получени чрез Интернет, трябва да се съхраняват в електронен формат в хронологичен ред. Ако руското законодателство или споразумение предвижда подаване на първичен документ на контрагент или държавна агенция (например данъчна служба) на хартиен носител, организацията е длъжна да създаде хартиено копие на електронния документ за своя сметка.

Сергей Разгулин, действителен държавен съветник на Руската федерация, 3 клас

Как да организираме документооборота в счетоводството

Електронни документи

Първичните документи могат да се изготвят както на хартиен носител, така и в електронен вид (част 5 от член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ). Последният вариант е възможен, ако върху документите е поставен електронен подпис ().

Има следните видове електронен подпис: обикновен неквалифициран, подобрен неквалифициран и подобрен квалифициран (). Правната сила на документа ще зависи от това какъв подпис използва организацията.

По този начин не могат да се приемат за счетоводни и данъчни цели първични документи, удостоверени с обикновен или усилен неквалифициран електронен подпис. Те не се признават за еквивалентни на документи на хартиен носител, удостоверени със саморъчен подпис.

Напротив, документите, удостоверени с усилен квалифициран електронен подпис, се приравняват на лично подписаните и се приемат за счетоводни и данъчни цели.

Подобни изводи следват от параграфи и член 6 от Закон № 63-FZ от 6 април 2011 г. и се потвърждават от писма от Министерството на финансите на Русия от 12 април 2013 г. № 03-03-07/12250 от 25 декември , 2012 г. № 03-03- 06/2/139 от 28 май 2012 г. № 03-03-06/2/67 от 07 юли 2011 г. № 03-03-06/1/409.

Ако организацията реши да обработва първични документи по електронен път, този метод за поддържане на документация трябва да бъде отразен в счетоводната политика. По-специално, счетоводната политика трябва да записва:
– списък на документите, участващи в електронния документооборот;
– списък на служителите, които имат право да подписват електронни документи;
– метод за електронен обмен на документи (с или без участието на оператор за електронен документооборот);
– ред за съхраняване на електронни документи;
– начина на подаване на документи по искане на данъчната служба (по електронен път или на хартиен носител).

Всички документи, изпратени и получени чрез Интернет, трябва да се съхраняват в електронен формат в хронологичен ред. Организирайте такъв архив, така че ако е необходимо, например по искане на данъчната инспекция, можете бързо да намерите исканите документи и да ги изпратите на инспекцията по електронен път.

Ако вашата организация въведе електронно управление на документи, тогава ще трябва да разработите правила за създаване, получаване и съхранение на такива първични документи и да ги запишете в счетоводната политика (клауза 4 от PBU 1/2008).

Главният счетоводител съветва: съгласете се с вашите контрагенти обменът на документи да се извършва в електронен вид.

Това е възможно, ако всяка страна по сделката има необходимите технически възможности да получи и обработи тези документи.

Фактът, че обменяте документи с вашите контрагенти, включително по електронен път, трябва да бъде посочен във вашата счетоводна политика.