Електронен документооборот между организации: как работи? Споразумение за електронен документооборот между юридически лица Споразумение за електронен документооборот между юридически лица
Управлението на електронни документи (EDF) е бърз начин за обмен на информация, базиран на използването на електронни документи с виртуални подписи. Той отдавна е признат в развитите страни по света като ефективен инструмент за оперативен бизнес.
Същността
Електронният документооборот между организациите е набор от процеси за създаване, обработка, изпращане, прехвърляне, получаване, съхраняване, използване и унищожаване на документи. Всички тези процеси се извършват след проверка на целостта и потвърждение, че документите са получени.
Правилата за документооборот между юридическите лица се осъществяват по споразумение на страните. Информацията се обменя чрез телекомуникации, а документите се съхраняват на електронен носител. Срокът за съхранение на счетоводната информация не трябва да надвишава определения от закона.
Организациите могат да обменят официални и неофициални документи помежду си с подписи на участниците. В сферата на предприемаческата дейност това могат да бъдат: фактури, споразумения, фактури, поръчки, уведомления, пълномощни и др. Информацията може да се предава под формата на текстови, таблични и графични файлове.
Целта на прилагането на EDI
Предпоставки за внедряване на EDI могат да бъдат:
- намаляване на рутинната работа;
- намаляване на загубата на документи;
- „прозрачна“ работа с документи;
- повишаване на изпълнителската дисциплина - предоставяне на документи в определения срок и др.
Някои от количествените цели включват:
- Намаляване на времето за обработка на документи с 10 пъти.
- Намалете наполовина офис разходите.
Електронен документооборот между организации: как работи
В съответствие с вътрешното законодателство електронният документооборот между организациите се осъществява по споразумение на двете страни. За обмен на данни е необходимо всички участници да са свързани към оборудването на един оператор. След това потребителят трябва да изпрати заявка за добавяне към списъка с контрагенти. След потвърждаване на заявката участниците в системата могат да обменят данни.
EDI модулът ще трябва да изпълнява следните функции:
- Поканете контрагентите за обмен на данни.
- Създайте адресна книга.
- Интегрирайте със счетоводен софтуер, например 1C.
- Подписвайте и шифровайте документация.
- Структурна кореспонденция.
- Проследяване на имейл статуси.
Електронният документооборот между организациите се осъществява с помощта на сертификати. Връзката със сървъра и удостоверяването се осъществява чрез персонален цифров сертификат. На всеки потребител на системата се издава електронен цифров подпис, който се съхранява на електронен носител на Token и е защитен с ПИН код. Потребителят трябва да въведе своето име и парола за личния си акаунт. Едва след това той ще има достъп до документите си.
Всеки служител на организацията, свързан към системата, може да инициира процеса на обмен. Преди да изпратите документ до контрагент, той трябва да бъде подписан с електронен цифров подпис. Тази операция се извършва с помощта на програмата Cryptopro. Документът се изпраща чрез EDF. Служителят на контрагента получава известие за получаване на нов документ. Ако го приеме, тогава слага и електронен подпис. Ако е необходимо да се направят промени в документа, се създава нова електронна версия. След като приключите с редактирането, трябва да запазите всички промени с помощта на цифров подпис. След това документът с промяната се изпраща на контрагента. При необходимост се извършва електронно съгласуване на информацията.
Ако е необходимо да се направят промени отново, цялата процедура се повтаря отново. Ако няма оплаквания относно новата версия, документът се спазва. Крайният образец се счита за подписан с два цифрови подписа. Всички версии на документа се съхраняват на сървъра и са достъпни за преглед. След като образецът получи валиден статус, няма да е възможно да се правят промени в документа. На развалените договори се присвоява статус „Отменен“. Така се осъществява електронен документооборот между организациите.
Оборудване
Какво е необходимо за електронен документооборот между организациите? Първо, трябва да изберете телеком оператор и да инсталирате специален софтуер за обмен на информация. Второ, с всеки контрагент, с когото организацията възнамерява да води електронна кореспонденция, е необходимо да сключите „Споразумение за обмен на електронни документи“.
Също така е необходимо да се инсталира EDF сървър, на който да се съхраняват всички документи. Това може да бъде или клиентско оборудване, или облачно хранилище. Достъпът до системните данни отвън се осъществява чрез приложение, инсталирано на оборудването на служителите на организацията. Взаимодействието на компютрите със сървъра се осъществява чрез HTTP протокол с допълнително криптиране SSL 128. Достъпът до документи се осъществява само през интерфейса на приложението и след удостоверяване.
EDI проект
Един проект за автоматизация на процеси може да продължи от няколко месеца до няколко години. Периодът пряко зависи от броя на процесите, които трябва да бъдат автоматизирани, ресурсните и финансови възможности на организацията. Кратка схема за прилагане на EDI е следната:
- Създаване на работна група.
- Формиране на цели, срокове и бюджет на проекта.
- Изследване на съществуващи процеси.
- Разработете задачи.
- Проектиране на системата EDI.
- Подписване на споразумение за внедряване на EDMS.
- Одобрение на правилата за работа.
- Попълване на системни директории.
- обучение.
- Провеждане на предварителни тестове.
- Издаване на заповед за внедряване на EDS.
- Подобряване на софтуера и работните процедури.
- Стартиране на пилотен проект.
- Пълен преход към електронен документооборот.
Грешки при прилагането на EDI
По време на процеса трябва да се обърне специално внимание на процесите, при които законът изисква хартия. Не можете да дублирате хартиен документ с електронен. Това значително забавя работния процес и предизвиква негативно отношение към процеса на автоматизация като цяло. Никой не плаща допълнително за двойна работа.
По време на процеса на внедряване е необходимо да се разработят нови правила за работа с документи, да се обучи персонал и едва след това да се пристъпи към пълно изпълнение. Това може да се постигне само ако служителите са запознати с ползите от използването на нови технологии.
Друга популярна грешка е лошото развитие на изискванията за EDMS. Ако потребителите трябва да работят в неконфигурирана система, тогава процесът на EDI се различава от това, което е прието в организацията.
Електронен документооборот между организациите: плюсове и минуси
Предимства:
- Намаляване на разходите за изпращане на оригинални документи по пощата.
- Спестяване на място за съхранение на документация. Всичко се записва електронно.
- Лекота на използване. Документът се изпраща от една работна станция. Бързо търсене на документ се извършва по статус (изпратен, получен, приет и т.н.).
- Незабавна доставка. Цялата изпратена информация достига до получателя за няколко секунди.
- Документ не може да бъде изгубен преди да е изтекъл срокът на съхранение в системата.
недостатъци:
- За да използвате оборудването, трябва да закупите лиценз, който струва много пари.
- Данни най-често могат да се обменят само между участници в една и съща система.
- Електронният документооборот между организациите в 1C или с помощта на друг софтуер се различава от използваната преди това схема. С въвеждането на новия алгоритъм всички служители ще имат въпроси как да извършват работата си.
- Техническо оборудване. Преди да внедри EDI, една организация трябва да закупи оборудване и да подготви служителите да управляват новата система.
- EDF се извършва с електронен подпис, който е валиден 1 година. Сертификатите трябва да се наблюдават и актуализират своевременно. Също така е необходимо да се контролират сроковете на валидност на сертификатите за контрагенти, за да се избегнат проблеми с данъчните власти.
Правна уредба
Какви разпоредби регулират електронния документооборот между организациите? Законодателството на Руската федерация включва Федерален закон № 63 „За електронните подписи“, правилата за подаване на документи до Федералната данъчна служба са предписани в Заповед на Министерството на финансите № MMV-7-2/168. EDI между организациите се извършва въз основа на Заповед № 50n на Министерството на финансите. Правилата за обмен на първични счетоводни документи в електронен вид са предписани в заповед на Федералната данъчна служба № ММВ-7-6/36@. Всички оператори на EDF в процеса на дейност трябва да се ръководят от заповедта на Федералната данъчна служба № ММВ-7-6/253@.
"VLSI"
Електронният документооборот между организациите на SBIS дава на клиентите следните предимства:
- Можете да изпращате документи до всяка организация, регистрирана в Руската федерация. Ако контрагентът не е участник в системата SBIS, тогава служител на компанията просто ще се свърже с представител на организацията и ще изпрати покани за участие в системата на неговата електронна поща. Веднага след потвърждаване на заявката, обменът на информация между участниците ще се извършва без посредници.
- Не е необходимо да инсталирате софтуер на вашия компютър. Всичко, от което се нуждаете, е актуален браузър и достъп до Интернет.
- Не е необходима специална програма за работа с данни. Ако отчетът първоначално е изготвен в софтуер на трета страна, например 1C, тогава можете да конфигурирате интеграция на данни със системата SLSIS.
- Стандартната форма на документа не е установена. Можете да изпращате текст, файлове с електронни таблици, изображения и др.
СКБ "Контур"
Един от първите разработчици на софтуер в Русия също се занимава с доставка на оборудване, с помощта на което се осъществява електронен документооборот между организациите. Контур разработи системата Diadoc, която служи за обмен на електронни документи. Особеност на системата е, че достъп до данни може да се получи и в чужбина. Компанията е разработила роуминг тарифи специално за тази цел. Ако желаете, можете да получите достъп до данни чрез API.
Какво ти е необходимо?
За да свърже EDI, организацията трябва да закупи:
- лицензиран софтуер;
- сървър;
- актуализиране на оборудването;
- обучават персонала;
- конфигуриране и интегриране на EDMS за работа с вътрешни приложения.
Такива инвестиции трябва да се направят, за да се свърже електронния документооборот между организацията? Включването на консултации за техническа поддръжка, EDMS и софтуерни актуализации в разходите е вторият етап от инвестицията. Тези разходи ще трябва да се плащат ежемесечно.
Заключение
Хартиеният документооборот се заменя с електронен. Той не само намалява разходите на организацията за поддръжка на процесите, но и повишава ефективността на бизнеса като цяло. За да функционира успешно EDI, трябва ясно да формулирате целите за внедряване на системата и правилно да конфигурирате оборудването.
Електронен документооборот между организациите – как работи? Какви документи могат да се обменят по електронен път, как да се изготви споразумение с контрагент за установяване на електронно взаимодействие и какво трябва да бъде включено в регламентите? Това ще бъде обсъдено в нашия материал.
Важен елемент от всеки електронен документооборот е електронният документ. За да придаде правно значима сила на документ, създаден в електронен вид, и двете страни в електронния документооборот трябва да му осигурят 3 важни свойства. Електронният документ трябва:
- Имате необходимите подробности.
- Спазвайте одобрения формат.
- Заверява се с подписа на отговорното лице.
Ако вие и вашият контрагент сте организирали генерирането на електронни документи в установени формати във вашите предприятия, е необходимо технически да осигурите електронното си взаимодействие с тях. Как да го направим?
За да могат две отделни системи взаимно и ефективно да обменят документи, е необходимо да се определят всички нюанси на документооборота в специални разпоредби.
На първо място, трябва да разберете кои електронни документи трябва да бъдат подписани с обикновен електронен подпис и кои с подсилен. На фигурата са показани законово разрешените видове електронни подписи.
Електронният документооборот с контрагентите може да включва документи с различна степен на значимост и поверителност. Например, най-строгите изисквания се прилагат за електронните фактури: те трябва да бъдат подписани изключително от UKEP и изпратени чрез EDI оператор (Заповед на Министерството на финансите на Русия от 10 ноември 2015 г. № 174n). А за вътрешнофирмени документи използването на UKEP не е задължително. Следователно самата компания решава какъв подпис ще се използва за подписване на този или онзи вътрешен документ.
В наредбите за управление на електронни документи е необходимо да се установи процедурата за подписване на електронни документи и да се очертае кръгът от отговорни лица, които имат право да ги подписват.
След като разрешите всички регулаторни проблеми с контрагентите, трябва да изберете EDF оператор, чрез който ще обменяте електронни документи и ще сключите споразумение с тях. Освен това ще трябва да разрешите други проблеми:
- Организира електронен архив на получените и изпратени електронни документи.
- Направете допълнения в счетоводната политика относно преминаването към електронен документооборот.
- Осигуряване на отговорни лица с електронен подпис.
- Решаване на други организационни и технически въпроси, необходими за ефективната работа на системата.
Размяна на документи под формата на сканирани изображения: как и кога е възможно това
Електронният обмен на документи между контрагентите под формата на техни сканирани изображения се практикува в компаниите отдавна - от появата на различни интернет пощенски услуги. За да направите това, нямате нужда от специални програми или връзка с EDF оператори. Въпреки това, лекотата на използване на този метод за обмен на документи има редица значителни недостатъци:
- Невъзможност за гарантиране на сигурността на информацията.
- Значителни разходи на време и труд за конвертиране на хартиен документ в електронно сканирано изображение.
- Необходимостта от последващо отпечатване на документа.
- Невъзможност за бърза размяна на договорени документи.
- Други недостатъци (липса на възможност за проследяване на документа, забавяне на одобрението по йерархия във фирмата и др.).
Това води до стесняване на обхвата на приложение на този метод за обмен на документи по електронен път между организациите. Обменът на сканирани изображения се използва предимно за тези видове документи, които не са правно значими за компанията. И те се изпращат по електронен път до контрагента само за ускоряване на взаимодействието (изпълнение на условията на договорите или решаване на текущи бизнес проблеми). В същото време хартиеният оригинал се изпраща по пощата или по куриер.
Кога имате нужда от приложение за свързване с електронно управление на документи?
Понякога, за целите на външно взаимодействие със заинтересовани страни, компанията трябва да попълни заявление за свързване към електронно управление на документи и редица други документи, като използва специален формуляр. Повечето компании се сблъскват с необходимостта да попълнят такова заявление, когато подават електронни отчети към Пенсионния фонд.
В този случай участниците в електронния документооборот няма да бъдат бизнес партньори, а компанията и извънбюджетният фонд. Заявлението не може да бъде написано под каквато и да е форма - готовият му образец можете да намерите на сайта на пенсионния фонд. Той трябва да съдържа следните данни:
- Подробности за компанията, която влиза в електронно взаимодействие с фонда.
- Информация за телеком оператора и използвания инструмент за криптографска защита на информацията.
Но едно заявление за електронно взаимодействие с фонда не е достатъчно. Също така е необходимо:
- Преди да попълните заявлението, изберете акредитиран сертификационен център, който предоставя техническите нюанси на свързване на документооборота чрез TCS и след това сключване на договор (споразумение) с него за предоставяне на услуги за прехвърляне на електронни документи.
- След като подадете заявлението и го проверите от специалистите на фонда, сключете споразумение с PRF за свързване към електронно управление на документи. Формулярът може да бъде изтеглен от сайта на фондацията.
Електронният обмен на информация между компаниите и Пенсионния фонд на Руската федерация ви позволява да предоставяте персонализирана счетоводна информация, без да посещавате фонда, своевременно да идентифицирате и коригирате грешки в отчитането и да решавате редица други проблеми.
За повече информация относно електронното взаимодействие с Пенсионния фонд на Русия вижте този материал.
Компанията сама определя как да премине към електронен документооборот с контрагентите. Но при всички случаи това е процес на преговори. Предложението за преминаване към електронен документооборот може да бъде решено устно, под формата на писмена покана от някой от бизнес партньорите или чрез подписване на специално споразумение.
За да поканите писмено своя контрагент да създаде електронен документооборот, можете да изпратите писмо до него. Изпращането на такива писма помага на компания с голям документооборот да покани нови и съществуващи партньори за електронно взаимодействие.
В текста на писмото трябва да информирате контрагента в кратка форма:
- Относно законово установената възможност за електронен документооборот.
- Неговите предимства.
- Формуляри на документи, които се предвижда да се обменят по електронен път.
- Необходими действия за преминаване към тази система.
Примерно писмо за прехода към електронно управление на документи (откъс) е представено по-долу.
Без да променяте текста на писмото и да замените само данните на контрагентите, можете бързо да ги информирате за желанието си да организирате взаимен електронен обмен на документи.
Споразумение за обмен на електронни документи между юридически лица
Контрагентите могат да определят нюансите на безхартиеното взаимодействие в отделно споразумение за електронно управление на документи. Как да го съставя?
Законодателството не установява специални изисквания за формата и съдържанието на споразумение за електронен документооборот между юридически лица. Следователно неговият състав и съдържание се определят от участниците в него. В този случай е необходимо да се спазва стилът и структурата, общи за такива документи (необходимо е да се опише предметът на споразумението, срок на валидност, подробности за страните и други въпроси).
Фигурата по-долу показва основните (възможни) раздели на такова споразумение.
За да се установи електронно взаимодействие, е необходимо да се съгласуват неговите нюанси. Това може да стане устно, чрез изпращане на писмо и/или чрез подписване на отделен договор. Също така ще е необходимо да се решат редица свързани въпроси (да се предпише процедурата за електронен обмен на документи, да се идентифицират отговорните лица, да им се предостави електронен подпис и др.).
Освен това са посочени условията за извършване на промени в това споразумение, процедурата за разглеждане на спорни въпроси и различни ограничения. Компаниите добавят или премахват някои елементи по свое усмотрение, но големите организации описват всички подробности възможно най-подробно. Този подход ви позволява да спестите време за обсъждане на много въпроси, които неизбежно възникват при свързване на контрагенти. И в случай на неблагоприятна комбинация от обстоятелства и съдебни процедури, споразумението за обмен ще позволи на съда бързо да формира цялостна обективна картина на този аспект на бизнес сътрудничество. Електронно или на хартиен носител и нужно ли е изобщо споразумение? Има мнение, че без сключване на договор или допълнително споразумение обменът на електронни документи чрез услугата няма да има правна сила.
Електронно управление на документи с контрагенти: откъде да започнем
Каква е тази процедура за обмен на електронни документи? С какъв вид електронен подпис трябва да бъде подписан електронен документ? Благодарим на Олга Владимировна Салтикова, Москва, главен счетоводител на ООО „Фирма „АНИС-98““ за предложената тема за интервю. И.В. Мурашкинцев: Този ред ще бъде различен за различните документи. Електронните фактури имат специални, по-строги изисквания.
Те трябва да бъдат подписани с усилен квалифициран електронен подпис и изпратени чрез оператор за електронен документооборот Процедура, утвърдена. Със заповед на Министерството на финансите от 25 април 2011 г. № 50н. Подобреният квалифициран електронен подпис е аналог на печата на организацията заедно с подписа на отговорното лице. Придружава се от квалифициран сертификат за ключ за проверка.
Само акредитирани сертифициращи центрове могат да издават такива електронни подписи Закон № 63-FZ от 06.04.2011 г.
Споразумение за обмен на електронни документи
- Кой отговаря за електронния подпис?, No21
- Електронни документи: необходимо ли е да се разпечатват?, № 18
- Как може опростител да потвърди плащането на разходи в брой на предприемач, № 18
- Изисква ли се печат на съдебно пълномощно №15
- Извършване на работа по договор за ишлеме №15
- LLC реши да промени името си: инструкции стъпка по стъпка, № 13
- Подписване на документа: какво, къде и как, № 11
- Отказ от кръгъл печат: струва ли си бързането?, № 10
- Искам да знам всичко: разчети с отговорни лица, № 8
- Намаляване на документооборота в склада, №8
- Ръкописите не горят безплатно... Отчитаме разходите за унищожаване на документи, No8
- Фактурата не е получена навреме: ще има ли забавяне на плащането, №7 2014 г
Споразумение с контрагента за легален обмен на електронни фактури
Посочването на процедурата за съхранение на електронни документи ще ги предпази от преждевременно унищожаване Процедурата за съхранение на електронни документи не се различава от процедурата за съхранение на документи на хартиен носител. По този начин електронните фактури трябва да се съхраняват за периода, предвиден за съхранение на документи на хартиен носител (клауза 1.13 от Процедурата за издаване и получаване на фактури в електронна форма чрез телекомуникационни канали с помощта на електронен цифров подпис, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Русия от 25 април 2011 г. № 50н). Напомняме, че за счетоводни цели първичните документи се съхраняват пет години, а за данъчни - четири години.
Но на практика съществуват рискове от загуба на документ (например при повреда на компютъра или пожар). Поради това е препоръчително в споразумението да се определи процедурата за получаване на копия от документи от контрагента (вижте коментара на експерта по-долу).
Договор за електронен документооборот между юридически лица
внимание
В резултат на това съдът се съгласи, че оспорваните удръжки са претендирани законосъобразно.Според мен посочването в споразумението за електронно управление на документи за възможността за получаване на копие на електронен документ от контрагента ще има положително въздействие върху разрешаването на данъчни спорове в такива ситуации.В допълнение, процедурата за съхранение на електронни документи ще осигури защита срещу въвеждането на корекции и изкривявания в тях. Напомняме, че корекции могат да се правят само по споразумение с участниците в бизнес транзакциите. Това трябва да бъде потвърдено с подписите на лицата, подписали документите, като се посочи датата на корекциите (писмо на Министерството на финансите на Русия от 25 януари 2012 г. № 07-02-06/9).
Поради това е препоръчително в споразумението да се посочи и процедурата за извършване на корекции в електронни документи. По-специално, посочете, че компанията няма право да прави промени в документа едностранно. 6.
важно
Няма значение дали изпращате хартиени или електронни фактури и дали използвате един или повече превозвачи. Каква е приблизителната цена за изпращане и получаване на електронен документ? И.В. Мурашкинцев: Стабилна пазарна цена за тези услуги тепърва се очертава.
Днес тя може да варира от 1 до 5 рубли. за изпращане на един електронен документ. Някои оператори начисляват допълнително абонаментна такса. Получаването на електронни документи обикновено е безплатно.
Във всеки случай е по-евтино от изпращането на документи по обикновената поща, особено на големи разстояния. Плюс това, намаляване на разходите за печат и съхранение на хартиени документи. Според прегледи на компании, които са започнали да прилагат електронно управление на документи, спестяванията при преминаване към обмен на документи с контрагенти по електронен път могат да възлизат на около 2% от брутния оборот на компанията.
Това е грешно! Правното значение на обмена се осигурява от действащото законодателство в тази област: спазване на разпоредбите, спазване на форматите на документите и правилата за обмен и използването на квалифициран електронен подпис. Споразумението е индикатор за приоритета на обмена на електронни документи при взаимодействие с контрагентите. Ако решите да го използвате, можете да подпишете самото споразумение на хартия, ако това е по-често срещано за компанията.
Няма значение дали това е отделен документ или клауза от основния договор. Ако споразумението е сключено по електронен път, тогава най-лесният начин е споразумение за оферта. В този случай документът се публикува на сайта от името на компанията и контрагентите просто се присъединяват към офертата.
Вторият вариант, разбира се, е индивидуален договор, подписан с електронен подпис.
Образец на споразумение за EDO с контрагента
Юридическото лице може да се договори устно или писмено със своя контрагент и да започне да обменя правно значими електронни документи с него чрез Diadoc. За целта е достатъчно организациите да се свържат с Diadok и да подпишат лицензионно споразумение със SKB Kontur. В този случай не е необходимо да се сключва допълнително споразумение за EDI между двете страни.
Факт е, че всички документи, предавани чрез Diadoc, са подписани с квалифициран електронен подпис. В параграф 1 на чл. 6 от Федералния закон 63-FZ „За електронния подпис“ гласи: „Информацията в електронна форма, подписана с квалифициран електронен подпис (CES), се признава за електронен документ, еквивалентен на хартиен документ, подписан със собственоръчен подпис.“
Моля, имайте предвид, че при такъв документооборот се създават оригинали в електронен вид, а не само електронни копия на хартиени документи. Електронни документи в одобрени формати могат да се съставят в повечето счетоводни програми. Но за да бъде един електронен документ правно значим, той трябва не само да отговаря на утвърдени формати и да има задължителни реквизити, но и да е подписан с електронен подпис.
След като създадете документ, можете веднага да го подпишете с електронен подпис в много, макар и не всички, счетоводни програми. Ако се изпраща електронен документ до контрагент, той трябва да бъде изпратен в съответствие с процедурата за обмен на електронни документи.
- Гаранции в договора: срещу данъчни загуби и др., №4
- Правилно съставяме пълномощно №3
- Използваме UPD от средата на годината, № 2
- Номерация на документи от новата година №1 2017 г
- Рискове от извъндоговорна доставка: ако договорът и фактурата не са в приятелски отношения, № 11
- Документооборот, бр.24
- Възстановяване на изгубени документи, № 20
- Счетоводни документи: изготвяне, попълване, подписване, № 20
- Желателно е в електронния подпис да се постави времева щампа №15
- Федералната данъчна служба може да приема електронни документи само в одобрени формати, № 13
- Коригиране на първичната счетоводна система, № 10
- Електронен документ не се създава просто на компютър, No5
- Издаваме заповед за възлагане на задълженията на главния счетоводител на директора № 4
- Прехвърляме счетоводството на възложител №3
2015 г
Компанията и нейните партньори могат да работят и в рамките на офертата на EDF оператора, ако всички вече са потребители на услугата и не подписват нищо допълнително, както беше посочено по-горе. *** Свързването на контрагенти към борсата не винаги е лесно. Ако компетенциите на вашата компания не са достатъчни за разрешаване на възникнали проблеми, винаги можете да използвате помощта на оператор - да получите съвет относно процедурата или напълно да делегирате работата, включително сключването на всички споразумения. Още повече информация за организирането на електронен обмен има в раздела Основи на вътрешнокорпоративния документооборот и проекта Ideal EDI. Етикети: Още материали от автора Екатерина Михеева Бъдещето на управлението на съдържанието и изкуствения интелект Интелигентни ECM инструменти.
Хартиено копие, ако е надлежно изпълнено, т.е. заверено с подпис и печат на организацията или нотариално заверено, може да се използва по същия начин като копие на оригиналния хартиен документ. Могат ли всички документи да се създават по електронен път? И.В. Мурашкинцев: Документите могат да се създават както на хартиен носител, така и на електронен носител.
Ако електронен документ е подписан с квалифициран електронен подпис, той е еквивалентен на документ на хартиен носител, подписан саморъчно. 5 с.л. 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ; клауза 1 чл. 6 от Закона от 06.04.2011 г. № 63-FZ. Има електронни формати, одобрени от Федералната данъчна служба за фактура, товарителница TORG-12 и сертификат за завършена работа. Други документи могат да бъдат създадени във всеки формат, като текст или pdf. Но има документ, който трябва да бъде съставен на хартия. Това е товарителница.
„Електронното управление на документи е прогресивна и обещаваща система за пренос на данни:
- Системата осигурява висока надеждност и надеждност на записване и контрол на документооборота, гарантирано спазване на поверителността на предаваната информация;
- Системата ви позволява да изпращате отчети от работното място на полицата всеки ден, по всяко време на деня;
- Системата ви позволява бързо да коригирате грешки, открити от Пенсионния фонд на Русия в подадените документи от работното място на застрахователя многократно за един ден;
- Не е необходимо счетоводител да посещава териториалния офис на Пенсионния фонд на Русия;
- При изпращане на справки, притежателят на полица получава електронна информация за резултатите от получаването на справки;
- Предприятието има възможност да създаде електронни архиви на целия документооборот с териториалния орган на Пенсионния фонд на Русия.
Въпросът за възможността и процедурата за подаване на информация в електронна форма се решава от териториалния орган на Пенсионния фонд заедно с конкретен притежател на полица и се оформя в „Споразумение за обмен на електронни документи в системата за управление на електронни документи“.
1 . Какво е необходимо за подаване на отчети до Службата за пенсионни фондове в електронен вид с електронен подпис (наричан по-долу ES):
- софтуер за създаване на отчети в установени формати;
- криптографски софтуер с внедряване на необходимите функции за електронен подпис и криптиране (генериране на криптографски ключове, подписване и проверка на електронен подпис на ниво файл, криптиране на данни). Тези функции се изпълняват от софтуер, принадлежащ към категорията на средствата за криптографска защита на информацията (наричани по-долу средства за криптографска защита на информацията) и които, когато се използват в системата за управление на електронни документи (наричана по-долу EDMS) на Пенсионния фонд на Русия , трябва да има сертификат на FSB;
- услуги на удостоверителен център за създаване и поддържане на сертификати за електронен ключ в ЕДМ на Пенсионен фонд;
- провеждане на организационни мерки: назначаване на лице, отговорно за организиране на използването на CIPF, оборудване и защита от неоторизиран достъп на работното място, магнитни носители на криптографски ключове, архиви на електронни документи;
- Сключване на „Споразумение за обмен на електронни документи в системата за управление на електронни документи на Пенсионния фонд на Русия чрез телекомуникационни канали“ с областния офис на Пенсионния фонд на Руската федерация.
За тези цели ще ви трябва:
* Свържете се със сертифициращия център, изберете пакета от услуги, от който се нуждаете, получете формуляр за кандидатстване (за изготвяне на сертификат за ключ за подпис за мениджъра) и друга документация.
* Свържете се с регионалната служба на PFR с попълнено заявление за неговото одобрение и сключете „Споразумение за обмен на електронни документи в системата за управление на електронни документи на PFR чрез телекомуникационни канали“.
* Когато сте готови да започнете работа, извършете тестов обмен на съобщения с Офис Пенсионен фонд.
- Характеристики на електронния документооборот в пенсионния фонд.
- Индивидуалната (персонализирана) счетоводна информация, подадена в управление "Пенсионен фонд", попада в категорията лични данни. Тяхното изготвяне, предаване и обработка се извършва в съответствие с действащото законодателство за защита на личните данни.
- За подаване на отчет в служба "Пенсионен фонд" е необходим един електронен подпис - ръководител на организацията.
- В съответствие с изискванията на Федералния закон „За електронните подписи“ от 6 април 2011 г. № 63-FZ, използването на електронен подпис от лице, което не е негов собственик, е неприемливо. Такива действия водят до загуба на правната значимост на подписания документ, прехвърляне на криптографски ключове в категорията на компрометирани и отмяна на съответния сертификат.
Услугите на притежателите на полици се предоставят от:
|
Организация |
технология |
Информация за връзка |
Забележка |
|
АД "ЦентърИнформ" |
"Контур-Екстерн" |
тел. за връзка 740-54-05 - Отдел за връзка |
|
|
CJSC "СЕРТИФИКАТЕН ЦЕНТЪР" |
ПП "Комита-Доклад" |
тел. за връзка |
|
|
LLC "Компания "Тензор" |
„Електронно отчитане на СБИС++“ |
тел. за връзка |
|
|
АРГОС ООД www.argos-nalog.ru |
EDS "Аргос - данъкоплатец" |
тел. за връзка |
|
|
Такском ООД |
компютър "Спринтер" |
тел. за връзка |
|
|
АО "Калуга Астрал" www.astralnalog.ru |
PC "Astral Report" |
тел. за връзка 702-11-93, 309-29-23 |
|
|
KORUS Consulting CIS LLC |
компютър "Сфера" |
тел. за връзка |
|
|
ООО "Сертификационен център ГАЗИНФОРМСЕРВИЗ" http://ca.gisca.ru |
ПК "Такснет-референт" |
тел. за връзка 8-800-50-50-50-2 (безплатно обаждане) |
|
|
ООО "Рус-Телеком" www.rus-telecom.ru |
"Куриер" |
тел. за връзка представителства в Санкт Петербург |
|
Популярен |
