Първична документация за кадрови записи и заплати. Основни първични документи за отчитане на труда и работната заплата

Документите за заплати са необходими за документиране на свързаните с тях разходи, така че те се подготвят с най-голямо внимание. Какви документи трябва да бъдат попълнени при изчисляване на заплатите? Възможно ли е използването на електронни документи при плащане на служители и какви? Ще отговорим на тези въпроси в статията.

Нормативна уредба на първичните документи

За отразяване на всяка стопанска операция в счетоводството е необходимо да има правилно съставен първичен документ, както е посочено в параграф 1 на чл. 9 от Закона за счетоводството от 6 декември 2011 г. № 402-FZ. След това четем в параграф 4 на чл. 9 от този закон формулярите на първичните документи трябва да бъдат разработени и одобрени от организацията. По този начин използването на унифицирани форми на първични документи е незадължително, с изключение на определени случаи. Единственото задължително условие е наличието на определени реквизити в документа. От друга страна, няма забрана за използване на унифицирани форми на документи, така че ръководителят на организацията трябва самостоятелно да определи кои форми на първични документи трябва да се използват:

унифицирани форми;
самостоятелно разработени формуляри със задължителни реквизити;
комбинация от първите два варианта.

Взетото решение трябва да бъде фиксирано в счетоводната политика и към него трябва да бъдат приложени формулярите на първичните документи, използвани от организацията.

Правила за съставяне на първични документи

След това нека разгледаме първичните документи за заплатите, които трябва да се използват при отчитане на разплащанията със служителите. Статията ще предостави унифицирани формуляри. Те могат да се обработват в съответствие с нуждите на счетоводния отдел на предприятието, като във всеки случай остават задължителните данни, изброени в клауза 2 на чл. 9 от Закон 402-FZ:

Заглавие на документа;
дата на изготвяне на документа;
наименование на икономическия субект, съставил документа;
съдържание на факта на стопанска дейност;
стойността на натуралното или паричното измерване на факта на икономическата дейност, като се посочват мерните единици;
името на длъжността на лицето, извършило сделката и отговарящо за нейното изпълнение.

Първичните документи за заплатите могат да се съставят както на хартиен носител, така и в електронен вид. Във втория случай те трябва да бъдат подписани с електронен цифров подпис. Прочетете повече за това в статията.

График на работното време и изчисляване на заплатите

Служителят се заплаща въз основа на времето, през което работи. За да го запишете, използвайте формуляр № Т-12 „Лист за работно време и изчисляване на заплатите“ или формуляр № Т-13 „Лист за работно време“.

Формулярът T-12 съдържа данни за действително отработено и неотработено време въз основа на отпуск по болест, удостоверения, заявления, заповеди.

Заглавната страница посочва името на организацията, датата на изготвяне и номера на документа, отчетния период и кодовете за посочване на отработеното и неотработеното време в счетоводната таблица.

Раздел 1 „Отчитане на работното време“ се състои от 17 колони и е предназначен да отразява информация за присъствие и отсъствие от работа за един календарен месец. Попълва се за всеки служител: трите му имена, личен номер, след това на датите от месеца в колони 4 и 6 в горния ред се посочва кодът за присъствие на работа или причината за отсъствие, в долния ред - броят на отработените часове през този ден, часовете за извънреден труд се отбелязват с дроб. Колони 5 и 7 са предназначени да отразяват сумата от дните на посещения и реално отработените часове за всеки половин месец. В колоните на липсващите числа на месеца поставете знака „X“.

Съгласно правилата можете да попълвате клетките за всички дни от месеца и само за дните, различни от обичайния работен ден (отпуск, отпуск по болест), оставяйки клетките на редовния работен ден празни.

Раздел 2 „Плащания на персонала“ се състои от две страници. Третата страница на графика е предназначена да отразява всеки вид плащане за месеца за всеки служител.

Четвъртата страница на отчетната карта обобщава информацията за присъствието на работа за организацията като цяло за всеки ден от месеца. Кликнете върху връзката, за да видите пример за попълване на формуляр T-12.

Формуляр T-13 представлява само заглавната страница и раздел 1 за записване на работното време на формуляр T-12. Тогава се предполага, че счетоводителят води отчет на заплатите в други регистри.

ТРЗ

Следният блок от първични документи за отчитане на заплатите:

декларация за заплати (формуляр Т-49);
фиш за заплати (формуляр Т-51);
ведомост за заплати (формуляр Т-53).

ВАЖНО! Необходимо е сумите на начислените заплати да се отразяват само в унифицирани форми.

Както показват имената, формуляр T-49 е комбинация от формуляри T-51 и T-53, така че счетоводителят изготвя или един лист за заплати, или лист за заплати и лист за заплати.

Ведомостта за заплати се използва за изчисляване и изплащане на трудовите възнаграждения в брой от касата на предприятието. Той съдържа номера и датата на съставяне, подписите на управителя и главния счетоводител, общата сума на плащането на всички служители, както и началната и крайната дата за изплащане на заплатите от касата - този период е равен на пет работни дни.

Декларацията съдържа информация за броя на персонала, длъжността, тарифната ставка и отработеното време за всеки служител. Счетоводителят въвежда в него всички начислени суми за всички видове плащания, както и всички удръжки за периода, за който се изплащат средства на служителя. Това може да бъде или аванс, или заплати, или заплащане за отпуск и т.н.

Не знаете правата си?

В края на извлечението се вписва информация за изплатената и внесена сума (ако има такава), подпис на отговорното лице и номера на приходния касов ордер, по който е извършено плащането.

Най-дясната колона се попълва от служители на организацията, където те подписват, за да потвърдят получаването на средства от касата. Непостъпилите в рамките на пет дни суми се депозират.

Примерен фиш за заплата е даден на линка.

Разплащателна ведомост и фиш

Ако служителите получават заплати по банкови карти, тогава се изготвя само фиш за заплати във формуляр T-51. Какви други документи са необходими в този случай, ще разгледаме по-долу.

Ако счетоводител изчислява заплати в друг регистър, можете да подготвите само ведомост.

Фишът за заплати във формуляр T-51 отразява само изчисления за всеки служител. ще намерите пример за пълнене.

В началото на ведомостта трябва да посочите датата на получаване на средствата в касата за издаване на служителите и крайната дата на издаване.

Разплащателната ведомост във формуляр T-53 отразява размера на плащанията на всеки служител, получаването им за получаване на определената сума, а също и в края на извлечението - общата платена и депозирана сума, както и номера на касовия ордер за изплащане на заплати, образец на връзката.

Ако счетоводителят използва в работата си извлечение във формуляр T-53, той трябва да състави регистър на издадените отчети във формуляр T-53a, където се вписва поредният номер на ведомостта и платената сума върху него. Регистърът се съставя за една календарна година. пример за попълване на декларация.

Лични сметки на служители

За всеки служител на организацията счетоводителят трябва да поддържа лична сметка във формуляр T-54, която отразява личните данни на служителя: пълно име, данъчен идентификационен номер, SNILS, семейно положение. Той също така съдържа данни за работата в дадено предприятие: дата на постъпване, трансфери, уволнения, промени в заплатите, ваканции и т.н.

Всеки месец счетоводителят въвежда в личната сметка данни за времето, отработено от служителя, начислените му суми за всички видове плащания, всички удръжки от заплатите и данни за отпуск по болест.

Последните колони съдържат информация за крайната сума за плащане за всеки месец, както и за дълга към работодателя или, обратно, към служителя.

Примерен личен акаунт на служител можете да намерите, като следвате връзката.

фишове за заплати

Законът задължава работодателя да издава на работниците и служителите фишове за заплати, в които ясно да се посочва в какво се състои сумата, получена от служителя. Заплатите се получават най-малко два пъти месечно, но е по-разумно да се издава фиш за заплати веднъж, при изплащане на заплати за месеца, а не при изплащане на заплати за първата половина на текущия месец, тъй като във втория случай изчислението посочената във фиша може да е непълна и да не отразява надеждно произхода на платената сума.

Фишът за заплати няма регламентирана форма, така че организацията трябва да го разработи самостоятелно, въз основа например на формуляри T-12 или T-51. Или създайте изцяло свой собствен формуляр, който трябва да бъде фиксиран в счетоводната политика. Във фиша трябва да се посочват всички части на заплатата: заплата, премия, надбавки, бонуси, плащания за отпуск по болест и т.н. Необходимо е да посочите всички удръжки: данък върху доходите на физическите лица, издръжка, глоби и др. В резултат на това трябва да се получи сумата за плащане, която служителят получава в ръцете си заедно с фиша за заплати.

Платежната бележка, по споразумение със служителя, може да бъде издадена както на хартиен носител, така и по електронен път, като се изпрати на имейла на служителя.

Проект за заплата

В момента най-често срещаният начин за получаване на заплати е прехвърлянето им по банковата карта на служителя. Това може да се случи както индивидуално, така и текущо и за всички служители едновременно. Има две възможности за получаване на пари на карта: прехвърляне на всеки служител поотделно или регистриране на проект за заплата в кредитна институция.

За да получи заплати на банкова карта, служителят трябва да напише изявление за това и да прикачи към него данните на картата за прехвърляне на средства.

Ако организацията е сключила споразумение с кредитна институция по проект за заплати, тогава служителят подписва заявление за издаване на карта в рамките на този проект или пише заявление, като прикачва данните за картата, която вече има.

Ако служителят не иска да получава заплати на картата, той не подписва никакви извлечения и продължава да получава пари в касата на организацията.

Начинът, по който служителите получават заплати по банкова карта или в касата на организацията, трябва да бъде посочен в колективния, трудовия договор или в допълнително споразумение към него.

Други първични документи

В допълнение към изброените основни първични документи, те включват следните документи, които са съставени, за да отразяват фактите на икономическата дейност, които са пряко свързани с изчисляването на заплатите:

трудов договор със служител, в който трябва да бъдат посочени системата и размерът на възнаграждението;
заповеди за преместване на друга длъжност или промени в заплатата;
заявления и заповеди за всички видове ваканции, тъй като времето, прекарано във ваканция, влияе върху изчисляването на заплатите;
нареждания за изплащане на премии и бонуси;
удостоверения за неработоспособност;
молби и заповеди за командировки;
молби и заповеди за наемане и освобождаване, както и за изплащане на различни видове обезщетения при уволнение;
други документи, пряко свързани с изчисляването или засягащи размера на заплатите на всеки служител на организацията.

Организацията има право да разработва първични документи за отчитане на заплатите самостоятелно или да използва стандартизирани формуляри. Те могат да бъдат издадени както на хартиен носител, така и на електронен носител, подписани с електронен подпис. Важно е изчисленията на заплатите да бъдат точни и възможно най-прозрачни за служителя. За тази цел се използват подробни формуляри за изчисление, като се вземат предвид всички характеристики на условията на труд и фишове за заплати, издадени на служителите, които отразяват всички стъпки на изчислението.

В организации от всяка правна форма на собственост и видове дейност правилно организираното първично отчитане на труда и неговото заплащане стават от голямо значение. Използването на трудовите ресурси в производствения процес се изразява в тяхното изразходване на работно време, изчислявано в момента в два трудови измерителя - човекодни и човекочасове.

Човекоден представлява цената на жизнения труд на един човек за един работен ден. Въпреки това, този метър е малко полезен за отразяване на разходите за труд при производството на конкретен вид продукт, т.к тя е несравнима поради неравномерната продължителност на работния ден, наличието на различни видове междусменни почивки и тяхната продължителност. Един човекоден се използва като измервател на труда само за отразяване на трудовото участие на отделните работници в производството, независимо от неговите отделни отрасли и видове продукти. Най-точният трудомер за отчитане на разходите за жив труд за производството на определен вид продукция е човекочасът. В тази връзка във всички първични и обобщени документи за отчитане на труда и неговото заплащане е необходимо да се посочи количеството на изразходвания жив труд в човекодни и човекочасове, което ще служи като основа за изчисляване на показателите за производителност на труда.

Понастоящем се използват унифицирани форми на първични документи за записване на труда и неговото заплащане, одобрени с Решение на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1:

График за отчитане на работното време и изчисляване на заплатите (формуляр № Т-12);

Отчет за работното време (формуляр № Т-13);

Отчет за заплати (формуляр № Т-49);

Ведомост за заплати (формуляр № Т-51);

Ведомост за заплати (формуляр № Т-53);

Лична сметка (формуляр № Т-54).

Формулярите на първичните документи зависят от вида на трудовото възнаграждение.

По този начин основният първичен документ за отчитане на отработеното време с повременни заплати е Графикът за отчитане на работното време и изчисляване на заплатите (формуляр № Т-12), който се състои от два раздела.

В раздел 1 „Отчитане на работното време“ имената на служителите се въвеждат по азбучен ред, като се посочват номерата на персонала и длъжностите (специалности, професии). След това всеки ден в продължение на месец се записва броят на отработените часове, а ако служителят отсъства от работа, се използва буквен или цифров код, за да се обяснят причините за отсъствието от работа. След края на месеца резултатите от отработените дни и часове се изчисляват в отчетната карта и се изчисляват заплатите.

В раздел 2 „Разплащания с персонала за заплати“ за всеки служител тарифната ставка (почасова, дневна), заплата, както и размерът на начислените заплати (по вид), броят на отработените човекодни, човекочасовете, брой хора - дни престой и т.н. Същият раздел предвижда кореспонденцията на сметки за изчисляване на заплатите с приписване на сметки за отчитане на разходите за производство и продажби.

Графикът за отчитане на работното време и изчисляване на заплатите (формуляр № Т-12) е много тромав, така че най-широко използваният график е графикът (формуляр № Т-13). Отчетите за работното време се съхраняват в работния лист на работното място (в отдели, екипи, във ферми, в промишлени и спомагателни производствени и други бизнес единици) от ръководителите на съответните отдели на икономиката.

В графика се записва целият персонал на звеното в установената последователност, като се посочват номерата на персонала (лични сметки), присвоени на служителите. Отчетната карта записва ежедневното присъствие на работа, броя на отработените часове; отсъствията се отразяват в отчетната карта с помощта на символи, например: O - ваканция, B - болест, P - отсъствие.

В края на месеца отчетната карта обобщава отработеното време (часове, дни), дните на отсъствие от работа (по причини). След това графикът се предава в счетоводния отдел, където данните от него, след подходяща проверка, се използват за съставяне на ведомост за заплати. Трябва да се има предвид, че за категориите работници с повременно заплащане информацията от графика за отработените часове е единствената основа за изчисляване на заплатите.

Паралелно с графика за работното време селскостопанските предприятия водят първичен отчет за загубеното работно време в резултат на целодневен (сменен) и междусменен престой. За да направите това, използвайте счетоводен лист за целодневен (сменен) и междусменен престой (формуляр № 64а), който се попълва ежедневно от ръководителя на производствената единица, ако има престой. Счетоводният лист посочва времето и причините за престой, както и предприетите мерки за отстраняването им.

Продължителността и причините за престой се потвърждават от подписите на работниците. Ако по време на престой работниците са били използвани за други работни места, тогава това време не се включва в този документ като престой.

Всеки ден счетоводните листове за целодневен (сменен) и междусменен престой се предават на ръководителите на стопанството за вземане на подходящи мерки, а след това - в счетоводния отдел, където се използват за отчитане на престоя и изчисляване на заплатите.

При възникване на трудова злополука се попълва специален документ - протокол за трудова злополука (формуляр № Н1).

В растениевъдството за отчитане на изразходвания труд, обема на извършената работа и изчисляване на доходите се използват различни форми на счетоводни листове за отчитане на полевата и стационарната работа, извършена от трактори, комбайни и други самоходни машини; трактор използва се отчетна ведомост на водача (образец № 411 АПК), която се попълва отделно за всеки тракторист.

При отваряне на счетоводния лист посочете годината, месеца, името на стопанството, номера на отдела, бригадата, както и фамилията, собственото име и бащиното име на тракториста, неговия личен номер, марката на трактора и неговият инвентарен номер. Записите се водят при приключване на работата по видове, като се посочва под какви култури са извършени. За всеки вид работа и култура се отделя един ред, на който се изписват последователно по дата: агротехнически условия на изпълнение, клиентски екип, мерна единица, брой отработени часове, норма на производство, цена, действителен обем на извършената работа в натура, превръщане на работата в условни референтни хектари, разход на гориво действително и по норма за единица работа.

Записният лист на водача на трактора се съхранява от бригадира или счетоводителя на бригадата. Подписан от тракториста, бригадира и одобрен от агронома. Агрономът отбелязва и качеството и сроковете на работата. Въз основа на тези данни се изчисляват заплатите на тракториста.

Пътният лист на трактора (формуляр № 412-APK) се използва за записване на работата на тракторите по време на транспортна работа. Този документ отразява броя на отработените часове и дни, пробега на всичко, включително товара; броят на транспортираните стоки, изпълнените тонкилометри, отработените машинодни, условните референтни хектари изпълнена работа; разход на гориво по норма и реално и размера на начислените трудови възнаграждения по видове.

За отчитане на ръчната работа и работата, извършена с помощта на жива тяга, използвайте счетоводен лист на труда и извършената работа (f. 410-APK). F. № 410-APK на счетоводния лист е предназначен за отчитане на труда и работата, извършена от екип, звено и за отчитане на разходите за труд и работата, извършена от отделен член на екипа; последната форма е по същество лична сметка на работника. .

При отваряне на лист за запис на труда и работата, извършена за звено или екип, името на селскостопанското предприятие, отдел, екип, звено, месец, година, фамилия, собствено име, бащино име на всеки член на това звено или група работници извършване на съвместна работа, посочете и персоналните номера на работниците.

Тъй като работата се извършва ежедневно, заглавията на отделните колони на този формуляр показват датите от месеца, името на културата и вида на извършената работа, мерната единица, цената и производствените стандарти. При приемане на работа към всеки работник се отбелязва броят на отработените часове и обемът на действително извършената работа.

Ако през един ден единица е била заета с няколко вида работа, тогава в счетоводния лист за всяка от тях се определя отделна колона.

За да се определят размерите на заплатите, се правят изчисления за всеки ред на счетоводния лист. В този случай за всеки вид работа цената на единица продукция се умножава по обема на работата. Ако цената е показана за производствената норма на ден, тогава тя трябва първо да се раздели на производствената норма и полученият резултат да се умножи по действително извършената работа.

Допълнителното заплащане се определя като основната работна заплата се умножи по% от доплащането.Агрономът и бригадирът подписват счетоводния лист.

В счетоводната практика в селскостопанските предприятия те също използват книгата на бригадира за записване на труда и извършената работа (формуляр № 65). Той все още е с ограничена употреба поради тромавата си форма на конструкция.

В животновъдството заплатите се изчисляват в зависимост от количеството и качеството на получената продукция и някои други показатели. Следователно, за записване на продукцията и изчисляване на приходите се използват данни от първични документи за записване на движението на животните. Въз основа на акта за записване на потомството на животните (формуляр № SP-39) се изчисляват заплатите на доячки, говедари, овчари и други работници.

Данните от акта за предаване на животните (формуляр № SP-47) се използват за изчисляване на заплатите за прасета - за броя на прасенцата към момента на отбиването и полученото увеличение на живото тегло, за коняри и овчари - за безопасността на младите животни по време на биене и др.

Листът за претегляне на животните (формуляр № SP-43) служи като основа за определяне на увеличението на живото тегло за отчетния период, за който се изчисляват заплатите за телета, говеда и други работници в животновъдството. Полученото увеличение на живото тегло се определя при изчисляването на растежа на животните (формуляр № SP-44).

Въз основа на дневника за производство на мляко (формуляр № SP-21) се изчисляват заплатите на доярките и майсторите на машинното доене. Определено заплащане се дава и за млечност на говедари, овчари и др.

Актът за стригане и получаване на вълна (формуляр № SP-24) е основният документ, който отразява количеството вълна, получено при стригане на овце. Той служи като основа за изчисляване на заплатите на овцевъдите. В специализираните ферми за изчисляване на заплатите на животновъдите се използват и данни от други първични документи.

Изчисляването на заплатите на работниците в животновъдството (формуляр № 413-APK) се използва за изчисляване на заплатите, като се вземат предвид отработеното време и обемът на извършената работа, за които се установяват ставки на парчета. В това изчисление се записват фамилиите, собствените имена и бащините имена на основните и заместващите работници, броят на отработените от всеки от тях човекочасове, цените и обемът на извършената работа. Отделен последен ред в изчислението показва броя на работните дни, отработени от работните коне. Калкулацията се извършва от ръководителя на фермата, бригадира и счетоводителя. В края на месеца се подписва от специалист по животновъдство, след което документът се изпраща в счетоводството за изготвяне на ведомости за заплати.

В спомагателното и промишленото производство, както и в строително-монтажните работи широко се използват поръчките на парче (бригадни и индивидуални) за отчитане на обема на извършената работа, разходите за труд и заплатите.

Работната поръчка за работа на парче (групова работа) (формуляр № 414-APK) се използва за отчитане на обема на извършената работа, изразходваното време и изчисляването на заплатите на членовете на екипа. Заповедта се издава за срок до един месец в един екземпляр. В него се отбелязва извършената работа през месеца и на гърба на наряда се води отчетна карта, в която всеки ден се отчита времето, отработено от всеки член на екипа. След изпълнение на задачата или в края на месеца се изчислява общата сума на възнаграждението за работата. Доходите на всеки работник се определят от неговия ранг и времето, отработено в процеса на изпълнение на задачата. При една и съща категория работници се определя средната заплата за 1 час и след това се умножава по броя на отработените часове от всеки работник. Ако категорията на работниците не е една и съща, тогава доходите се разпределят между тях, като се вземат предвид тарифният коефициент и отработеното време. Използва се и друга възможност за изчисление: отработените часове се умножават по почасовата тарифна ставка на всеки работник и се определя размерът на заплатата. След това съотношението на общата печалба на парче към печалбата от тарифата се намира като процент и печалбата на екипа се изчислява от този процент.

Заповедта за работа на парче (индивидуална) (формуляр № 414-APK) се използва за установяване на задачи и записване на обема на извършената работа, изразходваното време и заплатите на служител.

Пътният лист на камиона е основният документ за регистриране на работата на товарните превозни средства и основата за изчисляване на заплатите на шофьорите и товарачите. В момента се използват два варианта на пътни листи: на парче (формуляр № 4в), базиран на време (формуляр № 4п). Пътният лист се издава за един ден (полет). Предоставя данни за количество превозен товар, разстояние, разход на гориво и други показатели, необходими за отчитане и анализ на работата на камионите.

Пътният лист за лек автомобил (формуляр № 3) е предназначен за първично отчитане на работата на пътнически превозни средства и изчисляване на заплатите на водачите. За да записвате работата на автобусите, използвайте пътния лист на автобуса (формуляр № 6).

Въз основа на изброените документи счетоводителите изчисляват основни и допълнителни заплати на работниците. При изчисляване на заплатите те се ръководят от разпоредбите за заплатите и бонусите, производствените стандарти, цените, тарифните ставки и др.

При заплатите на парче размерът на печалбата се определя чрез умножаване на установената цена по броя на произведените продукти или извършената работа. Ако работата е извършена от екип, приходите трябва да се разпределят между членовете на екипа в съответствие с тяхната квалификация и времето, прекарано от всеки от тях.

Възнаграждението на животновъдните работници се изчислява въз основа на количеството получени продукти, обема на извършената работа и цените, установени във фермата за единица от този продукт или работа. Съгласно разпоредбите за заплатите работниците в животновъдството се възнаграждават за надхвърляне на производствените планове и други показатели.

Ведомостта (формуляр № Т-49) и ведомостта (формуляр № Т-51) са основните документи за изчисляване и изплащане на всички видове заплати, както и обезщетения за временна неработоспособност, бременност и раждане, ваканции и други плащания . В същото време могат да се поддържат: лични сметки на служителите, регистри за неизплатени заплати (формуляр № 85-APK), консолидиран отчет за начислените заплати по неговия състав и категории работници (формуляр № 58-APK) , консолидирана декларация за селища с персонал ( Формуляр № 59-APK).

Личните сметки на служителите (или счетоводна книга за разплащане на заплатите) са регистър на аналитичното отчитане на разплащанията с персонал за заплати по сметка 70. За всеки служител сумите се прехвърлят тук от ведомостта за заплати (формуляр № 141-APK) данни за месеца за начислени суми на заплати и други плащания, обезщетения за листове за неработоспособност, удръжки по видове и суми за издаване. Срокът на годност на този продукт е 75 години.

Ако служителите не получат заплати в рамките на установения период, тези суми се прехвърлят отделно за всяко лице в регистъра на неизплатените заплати (формуляр № 85-APK). Те подлежат на прехвърляне към депозирания дълг, за което се попълва извлечение № 53-АПК за отчитане на депозирани заплати. Лист № 53-АПК се отваря за една година. Счетоводството се извършва по линейно-позиционен начин. Вписванията се извършват въз основа на регистъра на неизплатените заплати (формуляр № 85-APK), съставен от касиера и проверен от главния счетоводител. Възможно е също да се правят записи директно от ведомостта за заплати. Тъй като дългът по депозита е погасен, се правят записи в извлечение № 53-APK в раздел „Дебит - платен“. В този случай се посочва номерът на приходния касов ордер и в колоната на съответния месец - платената сума.

Важни регистри за консолидирано счетоводство и контрол са: консолидиран отчет за начислените заплати по неговия състав и категории работници (формуляр № 58-APK) и консолидиран отчет за разплащанията с персонал (формуляр № 59-APK).

Декларация № 58-APK се отваря за цялата година за организацията за месечно отразяване на обобщени данни от ведомости за заплати (листове от книги, листове от дневници) за начислени заплати и други плащания по състав и категории служители.

Справка № 59-APK има за цел да следи състоянието на уреждането на заплати като цяло за икономиката. Отчетът се отваря за шест месеца въз основа на отчети за сетълмент и плащане за предприятието. Размерите на издадените от касата заплати, отразени в извлечението, трябва да съответстват на данните от дневник-ордер № 1-АПК, а начислените суми на заплатите, обезщетенията за временна неработоспособност за сметка на социалноосигурителните фондове и др. - към данните на дневника- заповед № 10-АПК

Тези извлечения № 59-APK служат като основа за съгласуване на записи в дневника за поръчки № 8-APK и съответните извлечения. Записванията, отразени в дневник-ордер № 7-АПК, също се сверяват с данните от това извлечение.

Наред с използването на ведомост за заплати и ведомост, някои организации използват ведомост за заплати (формуляр № T-53).

Въпреки това, напоследък най-голямото приложение е изплащането на заплати на служителите чрез прехвърлянето им в „сметка за заплати“ („пластмасова карта“). В този случай на служителя се издава „Заплатен лист“.

В съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация възнаграждението на служител при липса на средства може да се извършва в готови продукти (стоки, материали), но не повече от 20% от печалбата. Строго се забранява изплащането на заплати под формата на алкохолни напитки, наркотични, токсични и вредни вещества, оръжия, боеприпаси и други предмети, за които е забранено или ограничено свободното обращение. Плащането в натура трябва да бъде предвидено в трудов или колективен договор. Във всеки случай служителят може да откаже плащане в натура за работата си.

Въпросът за използването на унифицирани или самостоятелно разработени в областта на трудовите отношения все още не е решен остава отворено. Затова се препоръчва да се придържате към специално разработените формуляри още през 2004 г.

В края на краищата, искове могат да възникнат от регулаторните органи, т.к когато сами разработвате форминовите правни изисквания, които се прилагат за конкретен документ, може да не бъдат взети под внимание. В тази връзка, когато разработвате независими формуляри, се препоръчва да се свържете с компетентен специалист, запознат с широк спектър от законодателни въпроси.

Следователно основните документи за осчетоводяване на заплатите. работещи в руски предприятия, Най-подходящо е да се разглежда в светлината на Резолюция № 1 от 5 януари 2004 г. на Държавния статистически комитет на Русия .

Документи за ТРЗ и отчитане на труда на служителите

T-12 — Формуляр „Лист за отчитане на работното време и изчисляване на заплатите“;
Т-13 Формулярът се нарича „Техника за работно време”;
T-49 Формулярът се нарича „Платежен лист”;
T-51 Формулярът се нарича „Платежен лист”;
Т-53 Формуляр "Работна ведомост";
T-53a Форма на "Дневник за регистрация на заплати";
Формуляр T-54 „Лична сметка“;
Формуляр T-60 „Бележки за изчисление за предоставяне на отпуск на служител“;
Формуляр T-61 „Бележки за изчисление при прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служител“;
Формуляр T-73 „Акт за приемане на работа, извършена по срочен трудов договор, сключен за срока на конкретна работа“.

Кратко описание на документите за записване на заплатите на служителите

Разписанияв организацията се извършва за всички служители на предприятието. В зависимост от големината на предприятието може да се извършва както за отделни подразделения, така и за предприятието като цяло. Всеки служител има персонален уникален личен номер, който фигурира във всички документи за заплати.

Същността на разписанията е да записват цялото присъствие, закъснения или да отчитат извънредния труд. Тази отчетна карта се съхранява от ръководителя на звеното или други служители, на които е възложена тази отговорност. Всички коректно изпълнени документи отиват в счетоводството. Там служителят изчислява размера на заплатата за изплащане.

Всички изчисления на заплатите се извършват във ведомостта. В някои организации се съставят два отделни документа за заплати - ведомост и ведомост.
В първия от тях се извършва само изчислението, а във втория се посочват само пълното име, номерът на персонала и сумата за плащане. Вторият документ е вид разписка за получаване на заплата.

В Т-53аотчетите се записват за една календарна година.

В Т-54Отразява се месечна информация за заплатите, получени от служителя през годината, съдържа записи за всички начисления и удръжки. В следния документ за отчитане на заплатите - бележка-изчисление за предоставяне на годишен отпуск на служител, се изчисляват дължимите заплати и други дължими плащания при излизане в отпуск.

При уволнение на служителТ-61 се съставя в организацията. Самият документ се изготвя от служител по персонала, а изчислението се извършва в счетоводния отдел. Дните, за които не е взет отпуск, се вземат предвид и се правят компенсации или удръжки от заплатата. ако ваканцията е взета предварително.

Последният документ от този списък се съставя при регистриране на завършена работа, извършена по трудов договор, сключен за определен период. Този акт е основание за пълно или частично заплащане на извършената работа.

Начало Документи ФОРМИ НА ПЪРВИЧНИ СЧЕТОВОДНИ ДОКУМЕНТИ ЗА ОТЧИТАНЕ НА РАБОТНОТО ВРЕМЕ И РАЗЧЕТИ С ПЕРСОНАЛА ЗА ЗАПЛАТИ

От 1 януари 2013 г. формулярите на първичните счетоводни документи, съдържащи се в албуми на унифицирани форми на първична счетоводна документация, не са задължителни за използване. В същото време формите на документи, използвани като първични счетоводни документи, създадени от упълномощени органи в съответствие с и въз основа на други федерални закони (например касови документи), продължават да бъдат задължителни за използване (Информация на Министерството на финансите на Русия N ПЗ-10/2012 г.).

Справочна информация: „Формуляри на първични счетоводни документи“ (Материалът е изготвен от специалисти на ConsultantPlus)

ФОРМИ НА ПЪРВИЧНИ СЧЕТОВОДНИ ДОКУМЕНТИ ЗА ОТЧИТАНЕ НА РАБОТНОТО ВРЕМЕ И РАЗЧЕТИ С ПЕРСОНАЛА ЗА ЗАПЛАТИ

График на работното време и изчисляване на заплатите (Унифициран формуляр N T-12) (OKUD 0301007) >>>

Графичен лист (Унифициран формуляр N T-13) (OKUD 0301008) >>>

Отчет за заплати (Унифициран формуляр N T-49) (OKUD 0301009) >>>

Ведомост за заплати (Унифициран формуляр N T-51) (OKUD 0301010) >>>

Ведомост за заплати (Унифициран формуляр N T-53) (OKUD 0301011) >>>

Журнал за регистрация на заплати (Унифициран формуляр N T-53a) (OKUD 0301050) >>>

Лична сметка (Унифициран формуляр N T-54) (OKUD 0301012) >>>

Лична сметка (svt) (Унифициран формуляр N T-54a) (OKUD 0301013) >>>

Бележка за изчисление за предоставяне на отпуск на служител (Унифициран формуляр N T-60) (OKUD 0301051) >>>

Бележка за изчисление при прекратяване (прекратяване) на трудов договор със служител (уволнение) (Унифициран формуляр N T-61) (OKUD 0301052) >>>

Прочетете също: Възможно ли е да напуснете по време на ваканция по собствено желание?

Удостоверение за приемане на извършена работа по срочен трудов договор, сключен за срока на определена работа (Унифициран формуляр N T-73) (OKUD 0301053) >>>

Удостоверение за средни доходи за последните три месеца на последното място на работа >>>

Първични документи за отчитане на труда и работната заплата

Използването на първична документация за отчитане на труда и заплатите е свързано с характеристиките на предприятието (организацията), технологичните процеси на производството, системата на организация и формата на възнаграждението и други характеристики.

Независимо от това, във всички случаи документацията за отчитане на труда и заплатите трябва да гарантира, че всички нива на управление на предприятието получават надеждна информация:

За производството на работници във физическо изражение, включително норма, отклонение и действително;

За използването на работното време в човекодни, човекочасове, включително по план, отклонения и реално;

За производителността на работниците в рубли или стандартни часове, включително по план, отклонения и реално;

За начислени заплати, включително по план, отклонения и реално.

Управлението на разходите за труд и заплати изисква информация за отклоненията на действителните стойности на показателите от планираните да бъде предоставена с посочване на причините и виновниците.

Основата за получаване на цялата необходима информация за управление е първично отчитане на броя, отработеното време и продукцията на работниците.Само тези данни се предоставят от първичното счетоводство, всички останали се генерират чрез изчисление въз основа на тях.

Отчитане на персонала и броя на служителите

Основните нормативни документи, регулиращи организацията на първичното отчитане на персонала, броя на служителите и записването на използването на работното време, са:

Заповед на Държавния комитет по статистика на Украйна от 28 септември 2005 г. № 286 „ЗА ОДОБРЯВАНЕ НА ИНСТРУКЦИИ ЗА СТАТИСТИКА НА БРОЯ НА РАБОТНИЦИТЕ“ (наричана по-долу Заповед № 286)

Заповед на Държавния комитет по статистика на Украйна № 489 от 5 декември 2008 г. „ЗА ОДОБРЯВАНЕ НА СТАНДАРТНИ ФОРМИ НА ПЪРВИЧНАТА ДОКУМЕНТАЦИЯ ЗА РЕГИСТРАЦИЯ ЗА СТАТИСТИКАТА НА ТРУДА“ с изменения и допълнения, направени със Заповед на Държавния комитет по статистика на Украйна от 25 декември 2008 г. 2009 г. № 496 (по-нататък Заповед № 489).

Съгласно Заповед № 489 основните форми на първична документация за досиета на персонала са:

P-1 „Заповед (инструкция) за наемане на работа“;

P-2 „Лична карта на служителя“;

P-3 "Заповед (инструкция) за предоставяне на отпуск."

P-4 "Заповед (инструкция) за прекратяване на трудовия договор (договор)."

P-5 "Билет за отчитане на използването на работното време." P-6 "Заплата на служителите." P-7 "Заплащане и ведомост (консолидирано)".

Оперативното отчитане на пристигането, движението и напускането на персонала въз основа на тези документи се възлага на служителя по персонала.

Приемането, преместването и освобождаването на служители се формализира със заповед (инструкция) на ръководителя на предприятието, стандартен формуляр № P-1, P-3, P-4. В заповедите се посочва какъв вид работа и от кое време служителят е записан, условията за неговото плащане (заплата, на парче или почасово, степен), номер на персонала, който впоследствие се посочва във всички документи за счетоводен персонал, труд и заплати.

Според нас в заповедта за наемане на работа (формуляр № P-1) в реда „фамилно име, собствено име, бащино име“ си струва да посочите (разделени със запетая или в скоби) неговия идентификационен номер, който трябва да се приложи към във всички случаи (в счетоводните формуляри) вместо атрибута „личен номер”.

При наемане на сезонна или временна работа се посочва за какъв срок се наема служителят.

При наемане, преместване и освобождаване на финансово отговорно лице в заповедта трябва да се посочи процедурата и времето за прехвърляне на материални активи на друго финансово отговорно лице. Такива заповеди трябва да бъдат подписани от главния счетоводител на предприятието. При наемане със служителя се сключва споразумение за финансова отговорност.

Инструкция № 286 (клауза 1.8) предвижда следните показатели за определяне на броя на служителите и процедурата за тяхното изчисляване:

1. средна численост на щатните служители

2. общ брой на служителите

3. среден брой на всички работници в еквивалент на пълно работно време.Първата се използва за определяне на броя на заетите работници в области на икономическа дейност и проследяване на промените в трудовата мобилност. Същността му е, че нает служител се брои само веднъж (на мястото на основната му работа), независимо от срока на трудовия договор и продължителността на работното време.

Вторият се използва за оценка на заетостта на микро ниво (предприятие). Този показател, освен щатните служители, включва броя на външните хонорари и работещите по граждански договор.

Третият показател характеризира условния брой служители (работни места), които са работили на пълно работно време, което е необходимо за извършване на обема работа (услуги), установен (определен) от предприятието. Използва се за определяне на нивото на средната заплата и други средни стойности за предприятието като цяло, както и за анализ на ефективността на използването на труда.

Тези показатели се изчисляват на базата на информация за наличността на служителите и отработеното време. За да се установи точният брой на всички категории служители на предприятието за всяка структурна единица и за предприятието като цяло, е необходимо да се водят количествени записи на движението на работниците. Препоръчително е да съхранявате такива записи в книга (отчет) във формата, дадена в табл. 6.1. Количеството време, отработено от служителите на предприятието, се определя от графика за време.

Прочетете също: Отпуск по болест за грижи за болни родители

Кадрите на служителите на предприятието се поддържат от отдела за персонал на предприятието.

При кандидатстване за работа служителите са длъжни да представят трудова книжка, която е основният документ за трудовата дейност на служителя. Отчитането на трудовите книжки е описано по-подробно в Pt. 2.3 от това ръководство.

За да водят записи на персонала на служителите на предприятието, те се състоят от: лична карта (стандартен формуляр № P-2) и личен лист за досиета на персонала.

Значението и целите на отчитането и заплащането на труда

Основата за изчисляване на заплатите са първични документи, които трябва да бъдат представени в счетоводния отдел.

Това е заповед за наемане на работа при условия на договор, в който са посочени длъжността, начинът на заплащане, условията за бонуси и специални условия.

Договор или договор за възлагане. Щатно разписание. Получени документи от производството - ведомости за работно време, производствено-отчетни карти, наряди за работа, приемо-предавателни протоколи по договори за строителство, заявления и заповеди за отпуск, карти за санаториално лечение, заявления за данъчни облекчения. Документи, одобрени от ръководството на предприятието за системи и форми на възнаграждение в това предприятие съгласно счетоводната политика, разпоредби за бонуси. Получени документи от трети лица - изпълнителни листове, задължения по кредити. Изисквания за плащане на застрахователни премии, решения на органите по настойничество.

Отговорностите на отдела за счетоводство на труда включват следните отговорности:

Ø своевременно изчисляване на заплати, бонуси, субсидии, социалноосигурителни обезщетения и отпуск въз основа на получените първични документи;

Ø изчисляване на удръжки;

Ø начисляват и превеждат в бюджета данъци и вноски за извънбюджетни фондове;

Ø получават средства за плащане от банката и ги издават (при липса на касиер);

Ø изготвят отчетни документи за труда и заплатите;

Ø води отчетност на труда и заплатите.

При наемане на работа на всеки служител се присвоява персонален номер, открива се лична лична сметка (формуляр № Т-54) и се създава данъчна карта за записване на общия доход на физическо лице.

Въз основа на първични документи, потвърждаващи завършването на работата, счетоводителят започва да изчислява заплатите и другите плащания на служителя.

На лицевата карта f. № Т – 54 се отразяват всички начисления и доходи, след което тези данни се прехвърлят във ведомостта за заплати ф. No Т – 53 или във ведомостта за заплати ф. № Т-49 Резултатите от изчисленията се прехвърлят в данъчната карта на служителя. Това е така нареченото текущо първично отчитане на общия доход на служителя и данъчните удръжки от него.

В края на годината личните сметки и данъчните карти се предават в архива.

Когато извършва работа по ведомостта, счетоводителят трябва да определи източника и да присвои разходите за труд към съответната сметка.

Отнасянето на разходите към разходите за труд трябва да отговаря на правилата за тяхното разпределяне съгласно Наредбите за състава на разходите за производство и продажба на продукти (статия Разходи за заплати) с посочване на кореспонденцията на сметките за отчитане на тези разходи .

Разходите за труд за производство се дебитират по сметки 20,23, 25, 26, 44, 90.

Когато се начисляват средства за плащане от фондовете на предприятието (фонд за потребление), плащанията се извършват под формата на бонуси и материална помощ. Разходите за тези начисления се отразяват в дебита на сметки 96.

Когато счетоводната политика създава сметка 96 „Резерви за бъдещи плащания и разходи“, се извършват плащания за редовни отпуски, тогава сумите на натрупаните отпуски се отписват в дебита на тази сметка.

Изчисляването и изплащането на обезщетенията за временна нетрудоспособност, обезщетенията за майчинство и обезщетенията за погребение се извършват от Фонда за социално осигуряване. Обикновено предприятието има право да използва до 75% от вноските, оценени за тези цели, за собствени нужди. Остатъкът от сумата в рамките на един месец трябва да бъде върнат на фонда заедно с останалите 25%. Сумите, използвани за изплащане на обезщетения, се отписват чрез дебитни записи от сметка 69-1 „Вноски към социалноосигурителния фонд“.

Обезщетенията за временна нетрудоспособност не подлежат на UST в съответствие с алинея 1, параграф 1, член 238 от Данъчния кодекс на Руската федерация. В същото време обезщетенията за инвалидност, включително обезщетенията за гледане на болно дете, се включват в данъчната основа за данък върху доходите на физическите лица. По този начин регистрацията на временна нетрудоспособност се документира със следния запис:

Отчитането на заплатите се извършва по пасивна сметка 70 „Разплащания с персонал за заплати“. Кредитът на тази сметка включва всички начисления с разпределението на разходите към съответните източници. Дебитът на сметката отразява всички видове удръжки и изплатени заплати.

При организиране на отчитането на заплатите се използват съответните консолидирани регистри от два вида - хронологични (дневници на транзакциите), систематични (извлечения, дневници за поръчки).

Организациите водят отчет за персонала, труда и тяхното заплащане. Формуляри на първични документи, които не са в албума с унифицирани формуляри, могат да бъдат разработени от организацията самостоятелно, като се вземат предвид правилата, установени от Закона за счетоводството.

Всички счетоводни документи за персонала се съставят в службата за персонал и се прехвърлят в счетоводния отдел.

Заповед за наемане - попълва се в един екземпляр от служителя на отдел "Човешки ресурси" за всички новонаети служители, подписва се от ръководителя на организацията и служителя. Основанието за издаване на поръчка е договор или договор. В заповедта се отразява датата на постъпване на работа, т.е. датата, от която се изчисляват заплатите.

Лична карта на служителя - попълва се и се поддържа в едно копие за служители на организацията от всички категории. Попълва се въз основа на проучване на служителя и паспорт, трудова книжка, документ за образование и др. Цялата друга информация се попълва въз основа на заповеди, инструкции, дипломи.

Заповедта за прехвърляне на служител на друга работа се попълва в един екземпляр от служител на отдела по човешки ресурси при преместване на служител от едно структурно звено в друго. Заповедта съдържа датата на прехвърляне, тарифната ставка или заплатата, установена на мястото на нова работа.

Заповед за предоставяне на отпуск - попълва се в два екземпляра при предоставяне на редовни, допълнителни и други видове отпуск в съответствие с действащото законодателство, колективния трудов договор и графика на отпуските, подписана от ръководителя на структурното звено и организацията. Единият екземпляр остава в отдел "Човешки ресурси", другият се прехвърля в счетоводния отдел.

При уволнение на служители от всички категории се издава заповед за прекратяване на трудовия договор, подписана от ръководителя на структурното звено и организацията. Въз основа на него счетоводният отдел извършва разплащания със служителя.

Трудовата книжка е основният документ за трудовата дейност на служителя, поддържан за всеки служител. Той служи като основа за изчисляване на трудовия стаж, изчисляване на пенсиите и е строго отчетен документ.

Графът за използване на работното време и изчисляване на заплатите и листът за използване на работното време се попълват при отчитане на отработеното време за заплати на база време. Графиците се използват за наблюдение на спазването от работниците и служителите на установеното работно време, за получаване на данни за отработените часове, изчисляване на заплатите, както и за съставяне на статистическа отчетност за труда.

Работна заповед за работа на парче - издава се за отчитане на труда и изплащане на трудовите възнаграждения на работници, заети със строително-монтажни и ремонтни работи, в производствени цехове, сервизи, както и при индивидуална стопанска работа. Работната заповед се използва в два варианта и се издава на екип или индивидуално на отделен служител за отразяване на изпълнението на конкретна работа за определен период от не повече от месец. Задачата се записва в работната поръчка и при изпълнението на работните поръчки се определя количеството на изразходвания труд и се изчислява сумата на начислените заплати. Работната поръчка се подписва от бригадира, одобрява се от ръководителя на предприятието и се предава на счетоводния отдел за изготвяне на ведомости за заплати и отразяване на данните в счетоводните сметки.

Ведомост за заплати - използва се за изчисляване и изплащане на заплати на всички категории служители и се съставя в един екземпляр.

Ведомост за заплати - използва се за изчисляване на заплатите за всички категории служители. Съставен в един екземпляр в счетоводството.

Платежни ведомости – предназначени за записване на плащания на заплати.

Лична сметка се поддържа за всеки служител и е предназначена за изчисляване на заплатите. Цялата информация за служителя се записва на предната страна, а на задната страна се записват всички видове начисления и удръжки от заплатите за всеки месец.

Въпросът за използването на стандартизирани или независимо разработени е все още в полето остава отворено, затова се препоръчва да се придържате към специално разработените формуляри още през 2004 г.

Следователно основните счетоводни документи, които са в сила в руските предприятия, са Най-подходящо е да се разглежда в светлината на Резолюция № 1 от 5 януари 2004 г. на Държавния статистически комитет на Русия.

Документи за ТРЗ и отчитане на труда на служителите

Списък на формулярите:

T-12 - Формуляр „Билет за отчитане на работното време и изчисления“;
Т-13 Формулярът се нарича „Техника за работно време”;
T-49 Формулярът се нарича „Платежен лист”;
T-51 Формулярът се нарича „Платежен лист”;
Т-53 Формуляр "Работна ведомост";
T-53a Форма на "Дневник за регистрация на заплати";
Формуляр T-54 „Лична сметка“;
T-60 Формуляр "Бележки за изчисление за служителя";
T-61 Формуляр „Бележки за сетълмент при прекратяване (прекратяване) със служител“;
T-73 Форма на „Акт за приемане на извършена работа по споразумението, сключено за срока на конкретната работа“.

Кратко описание на документите за записване на заплатите на служителите

Същността на разписанията е да записват цялото присъствие, закъснения или да отчитат извънредния труд. Тази отчетна карта се съхранява от ръководителя на звеното или други служители, на които е възложена тази отговорност. Всичко влиза коректно в счетоводството. Там служителят изчислява размера на заплатата за изплащане.

В Т-53аотчетите се записват за една календарна година.

При уволнение на служителТ-61 се съставя в организацията. Самият документ се изготвя от служител по персонала, а изчислението се извършва в счетоводния отдел. Зачитат се дните, за които не е ползван отпуск и се компенсира, или ако отпускът е ползван предварително.

Помощ за Tele2, тарифи, въпроси