Должностная инструкция помощника руководителя. Должностные обязанности помощника руководителя

Привет, дорогие читатели. На связи Василий Блинов.

Сегодня я хочу начать разговор об интернет-профессии личный помощник и рассказать вам подробнее о данной возможности работать удалённо. Из этой статьи вы узнаете, что это за профессия, стоит ли начинать её осваивать, а также определите подходит она вам или лучше заняться .

Весь собранный мною материал о работе помощником руководителя не уместился в одну статью, поэтому я разделил его на 4 части:

Кто такой помощник руководителя и чем он занимается? (Вы здесь).

По поводу зарплаты и количества часов работы личного помощника много споров в интернете и не совсем понятной информации, поэтому я вынес этот вопрос в отдельное рассмотрение, где мы будем логически рассуждать, за что и сколько готовы платить предприниматели.

Если до этого момента вы читали книгу «7 профессий для быстрого заработка в интернете » и смотрели по ссылке из неё видео, то вам уже должно быть более менее понятно в чём суть профессии личного помощника предпринимателя.

Друзья, также если возникнут вопросы после прочтения статьи, то можете задать их мне лично в социальных сетях или лучше написать в комментариях ниже, чтобы другие люди тоже могли получить ответ на эти вопросы.

Кто такой личный помощник предпринимателя?

Предлагаю вспомнить фильм «Стажёр» 2015 года с Робертом Де Ниро и Энн Хэтэуэй.

Я не совсем знаком со всей этой американской системой, но суть фильма в том, что молодой основательнице интернет-магазина по продаже модной одежды пришлось взять к себе в стажёры на должность личного помощника 70-летнего пенсионера.

На мой взгляд, этот фильм как раз таки очень хорошо раскрывает работу помощником предпринимателя.

Личный помощник — это друг, бизнес-партнёр, коллега, задача которого взять на себя часть работы и сэкономить время руководителя для более важных дел и личной жизни.

Небольшая разница фильма в том, что стажёр совсем не владел современной техникой, и его работа проходила в офисе.

С другой стороны, это отличный пример для новичков без опыта, вы можете так же устроиться личным помощником и в процессе сами всему научиться.

Знаю, у многих сейчас возникает сомнение, а кто возьмёт на работу новичка, который ничего не умеет? Да много кто! Я взял к себе личного помощника, которого обучаю с нуля.

Почему я нанял помощника без опыта?

Во-первых, у меня много простых задач, которые отнимают много времени, а справиться с ними может каждый.
Во-вторых, иногда проще научить человека, чем переучивать как мне надо.
В-третьих, пока человек учится, можно платить ему небольшую сумму.

В следующей статье я более детально расскажу, чем занимается мой личный помощник, сколько он зарабатывал сначала, и как выросла его зарплата.

Кому нужен удалённый личный помощник?

В интернете много направлений бизнеса, который в основном ведётся удалённо — это различные сервисы, интернет-магазины, контентные сайты, блоги, тренинговые центры, дизайнерские агентства и т. д. В каждом таком бизнесе есть люди, которые руководят либо делают всё сами.

Разберём несколько примеров к кому можно устроиться личным помощником.

Инфобизнесмены — это предприниматели, которые обучают чему-то с помощью платных курсов, онлайн-тренингов, вебинаров и т. д.
Владельцы интернет-сервисов и магазинов. Для примера возьму такой популярный сервис по продаже, аренде и покупке разных товаров и услуг как Avito. Конечно, это слишком глобальный пример, там вместо личных помощников есть руководящие должности, которые отвечают каждый за своё направление. Но если взять небольшие сервисы, которых в интернете уже миллионы, сколько там найдётся руководителей, нуждающихся в помощниках?
Блоггеры, создатели контентных проектов — мой личный пример. Чтобы вести нормальный прибыльный проект, блог, видеоблог, знаете сколько много нужно знать и делать? Даже чтобы вести простенький видеоблог на ютубе, нужно уметь монтировать видео, заниматься оптимизацией, рекламой, продвижением в социальных сетях и т. д. На начальном этапе может личный помощник и не требуется, но когда проект разрастается, то без него уже не обойтись.
Профессиональные фрилансеры и удалённые сотрудники. Когда база клиентов растёт и не успеваешь выполнять заказы, тоже рано или поздно нужен будет личный помощник. Тут уже может быть какой-то специализированный личный помощник, например, дизайнер, программист или специалист по рекламе.
Оффлайн-предприниматели , чей бизнес находится в каком-то городе, а в интернете ведётся рекламная деятельность. Например, аккаунты в социальных сетях, рекламные кампании, сайты, блоги и т. д. Он тоже может нанять себе личного помощника, который будет это всё развивать.

Даже у личных помощников каких-то крупных интернет-предпринимателей может быть личный помощник.

Обязанности и функции

Я могу разделить обязанности помощника руководителя на 3 категории:

Секретарь — работа с документацией, отчётами, почтой, общение с клиентами и т. д.
Менеджер проектов — работа с удалёнными сотрудниками и фрилансерами.
Специалист — знание и опыт в деле, которым занимается его наниматель.

Все они взаимосвязаны, и как я уже сказал ранее, нет каких-то определённых должностных обязанностей, которые можно выписать. У каждого предпринимателя ряд своих задач, которые он может повесить на помощника.

Ключевые навыки помощника руководителя

По сути, личный помощник должен обладать всеми стандартными навыками, что и любой удалённый сотрудник (фрилансер), это:

Работа с информацией и офисными программами.
Грамотный русский язык.
Тайм-менеджмент (управление своим временем и временем работодателя).
Работа в социальных сетях.
Администрирование сайтов на популярных платформах (WordPress и др).
Навыки копирайтинга и продаж.
Поиск и взаимодействие с фрилансерами.

Также удалённому личному помощнику могут понадобиться знания и понимание, хотя бы основ, дополнительных инструментов интернет-бизнеса:

Формирование и настройка рассылок.
Умение монтировать несложные видео.
Редактирование фотографий, картинок, создание баннеров.
Умение делать лендинги.
Работа в вебинарных комнатах.
Работа с трафиком и рекламными сервисами.
Аналитика сайтов.

Если вы не обладаете какими-то навыками, то ничего страшного, обучиться им не составит большого труда.

Нужно ли иметь образование?

Устраиваясь по вакансии личным помощником к предпринимателю или руководителю в своём городе в какую-то крупную организацию, вас бы наверняка спросили про образование и попросили предоставить документы.

В интернете дела обстоят немного по-другому.

Современному интернет-предпринимателю неважно, сколько курсов вы прошли, сколько лет учились в учебных заведениях, здесь важен опыт и результат вашей работы. Чем уникальней ваши реальные навыки, тем ценнее вы становитесь как сотрудник, и от этого будет зависеть ваш доход.

Какими качествами должен обладать?

Смотря на профессию личного ассистента руководителя со стороны работодателя, я могу перечислить несколько важных личных качеств, которыми должен обладать человек, претендующий на эту должность.

В фильме «Стажёр», о котором шла речь ранее, мне очень понравилось, как показано отношение человека к работе. Из отношения к своему делу всегда вытекают человеческие качества и их легко определить за несколько недель совместной работы.

Заинтересованность тем, чем занимается предприниматель, к которому вы устраиваетесь личным помощником.
Структурированность.
Самодисциплина — на удалённой работе, когда свободный график, это одно из самых важных качеств.
Целеустремлённость.
Гибкость — умение перестраиваться.
Коммуникабельность.
Ответственность.

Кого больше предпочитают нанимать на эту работу?

Опять же, исходя из наблюдений своего окружения, у предпринимателей, имеющих свою команду и личных помощников, я в 90% случаях вижу на этих должностях девушек и женщин.

Мамы в декрете.
Работницы офиса.
Фрилансеры.

Исключающим фактором тут является то, что мужская половина больше шарит в технических вопросах и их больше берут в помощники, как специалистов в какой-то технической области.

Я вообще всем, кто только начинает работать удалённо и изучать какую-то интернет-профессию, рекомендовал бы устроиться личным помощником к предпринимателю или профессиональному фрилансеру, работающему в этой профессии. Работа с человеком, который уже во всём разбирается, даст вам максимально быстрый результат в освоении необходимых знаний и навыков.

Плюсы и минусы профессии

Подводя итоги данной части о профессии личный помощник руководителя, хотел бы рассмотреть какие преимущества и недостатки она имеет. Начну с преимуществ:

1. Постоянное развитие. Работать напрямую с предпринимателем и перенимать его знания и опыт - это, на мой взгляд, самый жирный плюс данной профессии.

2. Свобода передвижений. Работая удалённо, у вас появится больше времени, не нужно будет тратить время на дорогу в офис и т. д. Сможете работать, путешествуя, в разных местах мира.

3. Комфортный и гибкий график работы. Вы сами планируете рабочий день в соответствии со своими желаниями и потребностями.

4. Хорошая зарплата или дополнительный доход. Зависит от занятости и сложности задач.

Из недостатков могу выделить то, что работа личным помощником удалённо, особенно при полной занятости и многозадачности, требует быть постоянно на связи с работодателем, иногда подстраиваться под его рабочий режим.

Заключение

В заключении скажу, что востребованность и перспективы профессии довольно высокие, нанимая помощника, предприниматель покупает, в первую очередь, своё личное время — наш единственный ограниченный ресурс. И он понимает, что без делегирования части каких-то задач, его результат будет расти в разы медленней. Поэтому на рынке удалённой работы эта профессия становится всё популярней.

На этом у меня сегодня всё.

Увидимся в следующих статьях об этой интересной профессии!

P. S. Если вы думаете работать личным помощником руководителя, то напишите в комментариях свой отзыв об этой статье, с чем вы согласны, а с чем — нет.

Большая организация - большие хлопоты. Руководитель корпорации не успеет повсюду, даже с помощью заместителей. Чтобы правильно спланировать день, ничего не забыть, распределить и проконтролировать работы, руководитель нуждается в помощнике. Чем занимается работник на этой позиции, что он должен уметь и знать?

Помощник руководителя: его роль в организации

Следуя логике классификатора профессий, утверждённого на государственном уровне, помощник руководителя относится к категории руководителей, ведь он курирует практически все вопросы, отнесенные к компетенции первого лица.

В то же время некоторые организации трактуют позицию помощника руководителя как администратора, менеджера или секретаря: первые две должности подразумевают организационно-административные функции, третья - презентационные и вспомогательные. Классификатор профессий относит эти виды работ к различным категориям - специалистам, техническим служащим, но к руководителям причисляет лишь помощника.

Как определить круг трудовых обязанностей?

2.3. Составляет план работы директора на следующий рабочий день и своевременно предоставляет его руководителю.

2.4. Организовывает и контролирует делопроизводство на предприятии, проверяет его на соответствие требованиям законодательства.

2.5. Обеспечивает учёт и регистрацию всех доверенностей, выдаваемых директором.

2.6. Осуществлять руководство делопроизводителями и контроль над результатами их деятельности.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и

3. Полномочия

Помощник руководителя имеет право:

3.1. Ознакамливаться с принятыми решениями по предприятию.

3.2. Участвовать в совещаниях аппарата управления.

4. Ответственность

Помощник руководителя несёт ответственность:

4.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей, предусмотренных этой инструкцией, приказов и распоряжений директора, действующего законодательства, регулирующего деятельность предприятия.

4.2. За недостаточный контроль над деятельностью подчинённых работников.

4.3. За разглашение информации с ограниченным доступом.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

5. Квалификация

Помощник руководителя должен иметь полное высшее образование, профильный стаж работы не менее 2 лет.

6. Должен знать

Действующее законодательство, Устав, (указывается, какие акты и нормы должен знать сотрудник).

7. Взаимодействие

Указывается, с кем и по каким вопросам сотрудничает помощник руководителя.

Согласовано:

Начальник отдела кадров

Юрисконсульт

Ознакомлен:

Специфика компетенций помощника руководителя проекта

Предполагается, что руководство проектом - должность временная, соответственно, и помощник принимает на себя определённые обязательства до завершения проекта. Его будут зависеть от специфики и темы проекта, а также от потребностей конкретной организации.

Должностная инструкция помощника руководителя проекта по функциям будет более узкоспециализированной, однако с административно-организационной окраской. Типовые обязанности для этой позиции можно найти в квалификационном справочнике, а затем доработать их под ситуацию.

Отличаются ли по общим вопросам?

Сферы обязанностей помощника генерального директора и помощника директора по общим вопросам будут отличаться. Разумеется, во втором случае полномочия окажутся более узконаправленными, так как руководитель по общим вопросам отвечает не за всю деятельность организации, а лишь за отдельный сектор.

Должностная инструкция помощника руководителя по общим вопросам составляется, исходя из функций начальника, которому "помогают". Соответственно, основой будет сфера его ответственности и функций.

Должностная инструкция "Помощник руководителя" в этом случае подойдет в качестве основы, от неё можно отталкиваться при разработке новых документов для смежных позиций.

При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность. Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.

Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.

Целесообразность должностной инструкции

Основное назначение:

помощь руководителю в его повседневной деятельности;
максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Наличие инструкции полезно и самому помощнику. Он четко знает свои права и обязанности. Выполнять функции, которые не указаны в инструкции, он не обязан.

Нормативно - правовая база для составления должностной инструкции

Она в основном выглядит следующим образом:

действующее законодательство РФ;

Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.

должностная инструкция;

Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.

внутренние документы:
устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.

Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.

Основные части должностной инструкции

Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.

Основные составные части инструкции:

общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
требования и его умения;
служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Рассмотрим более подробно каждый раздел.

Общие положения

Основные положения:

помощник - специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю - минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Предъявляемые требования

Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.

Занимающий эту должность на практике, может быть:

фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.

Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.

Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.

Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:

выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
знать правила корпоративного этикета и делового общения;
знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
грамотно вести деловые переговоры;
уметь оформлять важные документы;
информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
уметь составлять типовые соглашения.

Руководитель предприятия, учитывая важность должности своего помощника, может дополнить указанный список, с учетом специфики организации и его работы.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства;
планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
получать необходимые сведения - собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Круг полномочий

Основные полномочия и права помощника:

регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
- составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.

С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.

Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.

Область ответственности помощника

Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.

Помощник руководителя несет ответственность за:

ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
нарушение сроков выполнения требуемой работы;
нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
действия не в пределах своей компетенции;
не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
предоставление недостоверной информации сотрудникам;
недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Заключение

Должность - помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания - главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации. Главное - инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами. С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь. Помощник - «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам - руководителям.

Должностная инструкция - это документ, в котором устанавливаются задачи, выполняемые работником, определяются его должностные обязанности и пределы его
Хотя разработка должностных инструкций для каждой профессии или должности в Российской Федерации не регламентирована трудовым законодательством, в подавляющем большинстве организаций-работодателей (как государственной формы собственности, так и частной), данный документ обязательно имеется.

Должностная инструкция помощника руководителя содержит максимум информации

Целесообразность подготовки должностной инструкции объясняется тем, что в случае судебного разбирательства, без нее трудно будет доказать невыполнение работником своих (а их исчерпывающий перечень и устанавливается в документе-инструкции), ведь трудовой договор с работником согласно ч.2 ст.57 Трудового кодекса РФ содержит только должность и его общую трудовую функцию.

Должностная инструкция позволяет работодателю:

Обосновать отказ соискателю должности по причине несоответствия требованиям, установленным в ней
Четко разграничить обязанности между отдельными работниками
Оценивать деятельность как в период испытания, так и после него
Обосновать несоответствие работника должности, которую он занимает (учитывая результаты аттестации).

Наличие должностной инструкции полезно и для самого работника, так как устанавливает пределы его обязанностей и ответственности, а выполнять функции, не предусмотренные ни трудовым договором, ни должностными обязанностями никто не должен.

Разработка и разделы инструкции

При составлении инструкции обычно пользуются положениями ГОСТ Р 6.30-2003 и квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Минтрудом России в 1998 году). Инструкция в виде проекта визируется разработчиками, согласовывается с представительным органом работников (при его наличии), утверждается руководителем.

Вводится инструкция в действие с определенной даты, причем работник обязательно должен быть ознакомлен с ней под роспись. Целесообразно выдать работнику на руки экземпляр данного документа (также под роспись). По сложившейся практике в инструкцию включают типовые подразделы:

Важно помнить, что инструкция составляется не под какого-либо работника, а для конкретной должности/ профессии. Поэтому с учетом специфики той или иной должности, инструкция устанавливает круг обязанностей, которые будет выполнять работник именно на этой должности.

Особенности должностной инструкции помощника руководителя

Помощник руководителя — ответственная должность

Помощник руководителя - особая должность. Трудовая функция помощника руководителя заключается в выстраивании работы своего руководителя, как в техническом, так и в организационном плане.

Составление расписания встреч и мероприятий, планирование рабочего дня, недели, более длительного периода, организация поездок и мероприятий, контроль исполнения важнейших документов - вот только малая часть обязанностей квалифицированного помощника руководителя.

Неправильно отождествлять должности и соответственно, обязанности, исполняемые секретарем, ассистентом, офис-менеджером и помощником руководителя. Если первые должности подразумевают больше вспомогательные функции, то от помощника руководителя требуются функции организационно-административные. Неслучайно, квалификационный справочник относит эту должность к категории руководителей.

Соответственно, и требования, устанавливаемые к работнику, принимаемому на должность помощника руководителя, предъявляются как к руководству: начиная от уровня образования, до квалификации и опыта предыдущей работы. Очень важны и личностные качества.

Так как ни в трудовом договоре, ни в других документах не содержится подробного изложения компетенций помощника руководителя, их необходимо как можно более точно отразить в должностной инструкции. Особенности инструкции по должности «Помощник руководителя»:

Подробное определение круга полномочий
Составление инструкции по аналогии инструкции руководителя (исключая, естественно, функцию непосредственного управления и принятия единоличных решений)
Учет конфиденциального характера некоторых обязанностей
Повышенная ответственность за недобросовестность (учитывая возможные последствия причинения ущерба работодателю)
Возможность выполнения функций, делегированных руководителем дополнительно.

Общие требования к помощнику руководителя

Часто к должности помощника руководителя выставляют особые требования

Раздел «Общие положения» может включать кроме перечисления требований к опыту и образованию, еще и необходимые навыки, подчиненность и порядок замещения. Чаще всего устанавливают такие условия:

Высшее образование
Опыт (обычно не менее 1 года, а иногда и более)
Владение иностранными языками.
Навыки делового общения, письма и этикета
Владение офисной техникой
Стрессоустойчивость

Кроме того, сотрудник на этой должности должен знать локальные акты предприятия, ладить в сотрудниками и руководством. Что касается иностранных языков, стоит требовать из знания лишь в тех случаях, если помощник будет применять их практически в ходе выполнения своих обязанностей.

Занимающий должность помощника руководителя, должен уметь пользоваться и хранить конфиденциальную информацию.

Обязанности и права

Как правило, в обязанности помощника руководителя включают:

Выполнение непосредственных заданий руководства
Планирование и координация рабочего времени руководителя
Контроль и организация переговоров (как телефонных, так и устных)
Составление и редактирование
Контроль конфиденциальности и сохранности документации

Такие функции, как копирование, ведение информационных баз данных, другую техническую и вспомогательную работу обычно выполняет секретарь (секретарь-референт). Для успешной работы помощника руководителя наделяют достаточно широкими правами:

Представлять интересы организации при встречах и телефонных переговорах
Запрашивать любую необходимую информацию, документы у сотрудников для выполнения поручений руководителя
В пределах делегированных полномочий вести переписку и переговоры, визировать документы для решения текущих вопросов.

Разумеется, каждая организация, с учетом характера своей деятельности, дополняет и ли видоизменяет список прав, предоставляемых сотруднику.

Пределы ответственности

Должностная инструкция помощника руководителя позволяет избежать судебных разбирательств в будущем

При установлении ответственности следует помнить о нормах законодательства:

За невыполнение служебных обязанностей – согласно Трудовому кодексу
За - в пределах административного, гражданского и уголовного законодательства
За - согласно нормам Трудового и Гражданского кодексов.

Разработав должностную инструкцию помощника руководителя с учетом норм действующего законодательства и специфики деятельности конкретной организации, можно не только подобрать наиболее подходящего сотрудника на столь ответственную должность, но и избежать возможных судебных разбирательств в будущем.

Мнение юриста-эксперта:

Статья 81 п.3 ТК РФ содержит основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Оно связано с профессиональной пригодностью работника. Это основание должно быть подтверждено результатами аттестации. Составляя должностную инструкцию для помощника руководителя, необходимо детально прописать в ней все квалификационные требования к специалисту.

От степени детализации и конкретизации могут зависеть условия работы человека, его результативность. В конечном итоге, руководителю нужен реальный добросовестный помощник. Следует еще обратить внимание наших читателей на то, что помощников у руководителя может быть несколько. Они могут иметь специализацию, по техническим вопросам, по финансовым и т.д.

Есть тип руководителей, которые не имеют в штате заместителей. Он все делает сам, а несколько помощников ему в этом просто помогают. Все решения он принимает единолично. Для составления качественной должностной инструкции помощника руководителя, необходимо привлекать к процессу и самого руководителя. Иначе она будет просто бумажкой.

Видеоматериал научит, как стать уверенным в себе и пройти собеседование при трудоустройстве:

Каждый руководитель компании (независимо от ее размера) должен иметь хорошего и умного помощника, чтобы переложить на него часть своих обязанностей. Такой специалист должен обладать должной компетенцией, навыками, поскольку ему предстоит выполнять широкий список задач и дел. Из каких пунктов состоит должностная инструкция помощника генерального директора? Давайте рассмотрим подробнее, поскольку этот документ позволит найти специалиста, который будет идеально выполнять свои обязанности.

Чем должен руководствоваться помощник гендиректора?

Переоценить роль генерального директора в компании невозможно, поскольку это важный специалист, выполняющий поручения своего непосредственного начальника, его главный помощник, который обладает необходимыми профессиональными знаниями и навыками для построения нормальной работы в компании.

Помощник гендиректора – технический исполнитель указаний и решений своего руководителя. Может быть принят на работу или уволен только по приказу гендиректора. Обычно к этому специалисту предъявляют такие требования, как:

Наличие высшего образования, желательно в экономической либо юридической сферах.
Наличие стажа и опыта работы в аналогичной должности.

Решив стать помощником генерального директора помните, что главное – неукоснительно выполнять все требования своего непосредственного начальника.

Кроме того, должность предусматривает выполнение обязанностей руководителя в его отсутствие (например, если директор в отпуске или командировке). Его помощник несет не только полное право их выполнять, но и ответственность за принятые решения.

Нормативно-правовая регламентация должности

Работа помощника руководителя основывается на следующей локальной и нормативной документации:

Документы, регламентирующие его вид деятельности. К примеру, это могут быть методические организации или иные материалы, необходимые для упорядочивания деятельности.
Устав организации, в котором также прописывают обязанности руководящего состава.
Трудовой договор.
Приказы, изданные непосредственным руководителем.
Должностная инструкция помощника генерального директора.

Именно потому так важно, чтобы помощник руководителя ориентировался в нормативно-правовой базе компании, знал законы, соблюдал их при работе, не нарушал и понимал всю степень своей ответственности за принятие решений, идущих вразрез с решениями руководства.

Должностная инструкция помощника генерального директора

Давайте подробнее разберем, что непосредственно должно быть в ДИ помощника генерального директора, что позволит вам максимально четко составить документ.

Что нужно знать специалисту?

Данная должность предусматривает хорошие знания структуры компании, руководящего состава, всех подразделений организации. Хороший навык – умение правильно составлять все документы, в особенности приказы, различные постановления. Таким образом, одним из главных навыков является знание делопроизводства, поскольку без этого специалист не сможет полностью выполнять свои обязанности.

Кроме того, «правая рука» специалиста должен иметь навыки делового общения, знать правила этикета, соблюдать нормы ТК и ГК РФ. Естественно, необходимо уметь обращаться с компьютером – знать все офисные программы, уметь быстро находить информацию в Интернете и т.д.

Какие функции он выполняет?

Рассмотрим подробнее, какие функции должен выполнять данный специалист, чтобы прописать их в должностной инструкции:

Организация нормальной деятельности своего руководства.
Ведение кадровых вопросов.
Контроль за работой остальных сотрудников, разъяснение им различных вопросов.
Разработка мероприятий, которые направлены на оптимизацию документооборота в компании.
Прием посетителей.

Кроме того, помощник гендиректора должен выполнять следующие обязанности:

Принятие корреспонденции, которая поступает на имя его руководителя.
Ведение делопроизводств согласно ФЗ и Трудовому кодексу.
Сбор и обработка информации, ее анализ.
Принятие документов, их проверка перед отправлением руководителю.
Организация и ведение телефонных переговоров.

Также человек, который занимает данную должность, обязан доводить до сотрудников компании принятые на собраниях цели, задачи, проверять их работу. Также в обязанности помощника генерального директора входит составление писем, запросов, разнообразных документов. Кроме того, нужно помогать в организации рабочего места своему непосредственному руководителю, следить за наличием всех канцелярских принадлежностей и т.д.

При этом стоит помнить – составленный нами список обязанностей не является полным, то есть по мере необходимости его можно расширять и добавлять иные обязанности. Главное, чтобы внесенные корректировки не противоречили российскому законодательству.

Права «правой руки»

Помощник генерального директора имеет не только обязанности, но и права, которые также следует обязательно прописать в ДИ:

Возможность ознакомления с проектами и решениями руководства, которые касаются его деятельности.
Право на получение информации, которая нужна для выполнения своих обязанностей.
Право на получение данных и действий со стороны руководства в рамках должностной инструкции помощника.

Таким образом, «правая рука» руководителя имеет право на получение любой информации, которая касается непосредственно его работы.

Какая ответственность лежит на специалисте?

Последний раздел любой должностной инструкции – ответственность специалиста, которая лежит на работнике. Так, работник несет ответственность за:

Отказ от выполнения возложенных на него обязательств.
За действия, нарушающие административное, гражданское или уголовное право.
За причинение ущерба компании и т.д.

При этом юридическую ответственность могу наложить на специалиста как с привлечением представителей правоохранительных органов, так и без них – в рамках организации.

При определении степени вины обычно опираются на информацию о нанесенном вреде. Например, если сотрудник испортил имущество, принадлежащее компании, то к нему обычно применяют наказание в рамках дисциплинарной ответственности.

Правильное оформление должностной инструкции

Но кроме перечисленного, важно еще и правильно оформить сам документ. Давайте рассмотрим, как правильно это сделать, чтобы в последующем у вас не возникло проблем.

Стандартный шаблон ДИ выглядит следующим образом:

Наименование компании, где будет трудиться сотрудник.
ФИО должностного лица, который имеет право утверждать оформление должностных инструкций на предприятии, его подпись.
Ссылка на документ (например, приказ или положение), в соответствии с которым оформлялась ДИ.
Подпись сотрудника, который разработал инструкцию. Чаще всего такой работой занимаются специалисты кадрового отдела, однако все зависит от прописанных в локальных актах особенностях работы.
Гриф согласования с кадровым или юридическим отделом. При этом обязательно должна быть подпись должностного лица.

После того, как должностная инструкция и ее «состав» будут утверждены, каждый лист пронумеровывают, прошнуровывают, а сам документ заверяют печатью компании. С ДИ обязательно знакомят сотрудника компании, а затем отдают документ на хранение в архив организации.

Заключение

Помощник гендиректора способен выполнять различные функции и обязанности на предприятии, потому у него должен быть хороший стаж, широкие умения во многих областях, в том числе по управлению сотрудниками, навыки в делопроизводстве, знание законов ТК РФ и т.д. Оформление должностной инструкции позволит очертить основные рамки обязанностей и ответственности этого исполнителя.

Вконтакте