Примерен формуляр Rko. Разходен и касов ордер. RKO за доклад. проба

Разходен касов ордер (РКО). Формуляр KO-2 е счетоводен документ, с помощта на който се издават средства от касата на предприятие (организация). Формата на формуляра е унифицирана, одобрена на законодателно ниво с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 18 август 1998 г. № 88 (с измененията на 3 май 2000 г.), код OKUD 0310002. Документът е изготвен в зависимост от процедурата за извършване на касови операции в предприятието. Заповедта се попълва в един екземпляр от счетоводен служител или друго упълномощено лице.

След попълване документът се регистрира (както и) в регистрационния дневник съгласно формуляр № КО-3. По правило към касовия ордер се прилагат документи, които са основа за издаване на средства. Заслужава обаче да се отбележи, че ако документите, приложени към поръчката, носят подписа на мениджъра, тогава той вече не се изисква за RKO.

Няколко служители на предприятието, участващи в издаването и получаването на средства, участват в попълването на касовата бележка. Така че, когато попълвате поръчка, трябва да се придържате към следните инструкции:

полето „Организация” трябва да съдържа името на стопанския субект, а колоната „Структурна единица” - неговото звено, издало поръчката. Ако няма такава структурна единица, тогава в колоната се поставя тире;
в редовете „Номер на документа“ и „Дата на съставяне“ се вписва номерът на поръчката съгласно регистрационния дневник във формуляр КО-3, както и датата на съставянето му във формат ДД.ММ.ГГГГ;
колоната „Дебит“ съдържа кода на структурната единица, в която се издават средства (ако няма такъв, се поставя тире), номера на съответната сметка, подсметка, чийто дебит показва разхода на средства от касата регистър, както и аналитичния счетоводен код за съответната сметка (тире - ако такива кодове не се използват в организацията);
редът „Кредит“ показва номера на счетоводната сметка, по кредита на която се издават средства. По правило това е сметка 50 “Cash”;
В полето „Код на целта“ се въвежда код, който отразява целта на използване на средствата, издадени от касата. Ако такива кодове не се използват в предприятието, се добавя тире;
редът „Издаване“ съдържа фамилията, собственото име, бащиното име на лицето, на което се издават тези пари;
редът „Основа“ показва съдържанието на бизнес транзакцията. Например аванс за пътни разходи, предоставяне на финансова помощ и др.
сумата на издадените средства се показва в реда „Сума“ и трябва да бъде въведена с думи. Ако след въвеждане все още има свободно място на реда, трябва да поставите тире;
полето „Приложение“ показва данните за първичните документи, които служат като основа за издаване на средства от касата.

След попълване на горната информация, подписите на главния счетоводител и ръководителя на предприятието се поставят с техните преписи. След това следвайте редовете, попълнени от лицето, което получава тези средства. В реда „Получени“ сумата на средствата, получени от касата, се посочва с думи, под него се посочва датата на получаване и подписът на това лице.

След издаване на парите, касиерът на предприятието в предвидените за това редове посочва името, номера, датата и мястото на издаване на документа, който идентифицира лицето, получило парите от касата. По-долу е подписът на касиера с препис от него. Касиерът на предприятието е длъжен да провери коректността на документа и да анулира приложенията към него с печата „Платено“ или печата на предприятието с дата. След погасяване разходният касов ордер остава в касата на предприятието. При погасяване на преразходите основата за издаване на паричната сума за парични разплащания от касата е отчетът на отговорното лице.

Формуляр KO-2 се нарича още разходен касов ордер или RKO. Използва се с цел коректно, законосъобразно регистриране на парични разходи от касовия апарат, извършвано чрез издаване на пари в брой на служител на фирмата или външно лице (например изпълнител).

Формуляр KO-2 се издава в 1 екземпляр и трябва да бъде подписан:

касиер;
главен счетоводител на организацията (или друг служител с необходимите правомощия).

Освен това, ако счетоводителят отсъства, тогава управителят трябва да подпише вместо него. Ако управителят самостоятелно, без участието на счетоводител и касиер, управлява касата, тогава се изисква само собственият му подпис (клауза 4.3 от Директива № 3210-U на Банката на Русия от 11 март 2014 г.).

RKO подлежат на регистрация в отделен дневник, съответстващ на формуляра KO-3.

Можете да прочетете повече за отчитането на парични сетълменти и други документи, използвани при касови операции, в статията „Дневник за регистрация на входящи и изходящи касови ордери“.

Можете да изтеглите формуляр KO-2 на нашия уебсайт:

Кой трябва да попълни формуляр KO-2?

Законодателното изискване за използване на формуляр KO-2 при регистриране на парични транзакции е установено само по отношение на организации (клауза 4.6 от инструкция № 3210-U). По-рано подобна наредба беше в сила за индивидуалните предприемачи, но сега индивидуалните предприемачи могат да използват унифицирания формуляр KO-2 само ако желаят. Подобна нужда може да възникне за индивидуален предприемач, ако:

извършва се парично изплащане на социални помощи (в този случай паричните плащания се превеждат на Фонда за социално осигуряване за възстановяване на съответните суми);
при издаване на средства на служители по сметка.

Формуляр KO-2 може да бъде попълнен от компанията на хартиен или електронен носител - последвано от отпечатване и писмено удостоверяване - или напълно цифрово, когато се използват автоматизирани системи (клауза 4.7 от инструкции № 3210-U).

Резултати

Формуляр KO-2 е касов ордер, който трябва да се попълни от всички стопански субекти, които плащат пари в брой от касата. В RKO трябва да бъдат попълнени всички редове, предназначени за получателя на средства, а RKO трябва да бъде заверен от главния счетоводител, управител и касиер.

Разходен касов ордер (RKO) е първичен касов документ, въз основа на който се издават пари в брой от касата на организацията.

Изтеглете безплатно формуляр и образец за попълване на касов ордер

Прилагане на приходен касов ордер

Формулярът на приходния касов ордер е унифициран и е кодиран КО-2.

Разходна поръчка се изписва в един екземпляр от счетоводител, дава се на ръководителя и главния счетоводител на организацията за подпис, след което касовият апарат се записва в дневника за регистриране на входящи и изходящи касови документи (формуляр KO-3) .

RKO може да се попълни ръчно или електронно. При попълване на касов ордер не се допускат петна и корекции.

Как правилно да попълните разходен касов ордер през 2019 г

1. В горната част се посочва името на организацията, издала заповедта, нейният OKPO код и името на структурното звено на тази организация, ако заповедта е издадена в звеното. Ако няма подразделение, се поставя тире.

2. Посочва се номерът на РКО - пореден, от регистрационен дневник КО-3 - и датата на издаване на заповедта (ден, месец, година)

3. В табличната част:

в колоната „Дебит“ напишете кода на структурното звено, което е издало парите (или поставете тире); номер на кореспондираща сметка, подсметка, чийто дебит отразява изтичането на парични средства от касата; аналитичен счетоводен код за съответната сметка, ако организацията използва такива кодове. Или се добавя тире.
в колона "Кредит" се въвежда номерът на счетоводната сметка, по кредита на която се отразява изплащането на пари от касата;
сумата се посочва в цифри;
кодът за предназначение е написан, ако организацията ги използва; ако не, се добавя тире.

4.Под масата:

въведете пълното име на лицето, което получава парите;
по каква причина или на какво основание се издават средства (заплата, за закупуване на консумативи, за бизнес разходи, по фактура и др.);
сумата се изписва от началото на реда с главна буква, рубли - с думи, копейки с цифри. Оставащото празно място в реда за сумата се зачертава;
приложените документи и техните данни се въвеждат в реда „Приложение“, въз основа на които се издават пари (бележка, разписка, фактура, заявление и др.).

6. Редът „Получено“ се попълва от лицето, на което се дават парите: с главни букви без отстъп, получателят въвежда декларираната сума, рубли с думи, копейки с цифри. Останалото празно място е зачертано. Получателят поставя дата и се подписва.

За да записвате плащания от касата на организацията, използвайте разходен касов ордер: изтеглете формуляра за разплащане на пари в word или excelвъзможно по-долу. Документът е необходим при превод на пари в брой по разплащателна сметка, издаване на пари срещу отчет или заплата, плащане на командировъчни и др.

Разходен касов ордер: изтеглете формуляр 2019 (word)

Като RKO организациите и индивидуалните предприемачи трябва да използват унифицирания формуляр KO-2 (OKUD 0310002). Препоръчваме да изтеглите формуляра за касов ордер 2019 (word) от нас: той напълно отговаря на изискванията на закона.

RKO: изтеглете формуляра в Excel

Можете също да изтеглите формуляра RKO в excel. Съдържа същите колони като в документа на word - изберете удобната за вас.

RKO се издава в един екземпляр. Издава се от служителя, който издава парите, но получателят също въвежда някаква информация. Как да попълните RKO - прочетете нататък.

Разходният касов ордер се попълва при теглене на пари в брой от касата:

до банката за кредитиране на разплащателната сметка,
по сметка - по писмено заявление от получателя, в което той трябва да посочи сумата и периода, за който взема пари в брой,
за лична употреба от служител, например за пътни разходи или като финансова помощ,
за нуждите на предприятието - в този случай трябва да посочите конкретна цел за издаване на пари, например за бизнес разходи.

Пример за попълване на RKO

RKO може да се издава на хартия или по електронен път. Лесно е да попълните формуляра. Изтеглете актуалния пример за 2019 г. за попълване на касов ордер - можете просто да замените данните със свои.

Изтеглете проба RKO

Сумата, която въвеждате във формуляра KO-2, не трябва да надвишава 100 хиляди рубли. Всичко, което надвишава този лимит, трябва да бъде извършено по банков път.

Регистрация на RKO

Разходен касов ордер може да бъде издаден от:

Главен счетоводител,
счетоводител или служител (например касиер), назначен от управителя,
директор (при отсъствие на главен счетоводител и счетоводител).

RKO винаги се изготвя в деня на издаване на парите.

Започнете да попълвате RKO, като попълните:

пълното наименование на дружеството, посочващо организационната и правната форма,
OKPO код,
номера на формуляри в съответствие с вътрешния документооборот,
дати на завършване,
код на структурното звено, което издава пари. Ако го няма, поставете тире,
номер на подсметката, в която се осчетоводяват паричните средства,
аналитичен счетоводен код (ако е необходимо),
заем (т.е. номер на сметка, който отразява изплащането на средствата),
суми в рубли (в цифри).

трябва да въведете пълното име на лицето, на което давате парите,
посочете основанието за издаване, например: заплата, парична помощ, командировъчни и др.,
посочете сумата с думи,
въведете името, датата и номера на приложения документ, въз основа на който издавате пари. Това може да бъде ведомост, разписка, поръчка, договор и др.

Касовият ордер трябва да съдържа подписите на директора или упълномощен служител, както и на счетоводителя. Те определено трябва да бъдат дешифрирани.

Следващата част се попълва от служителя, който получава парите. Той посочва:

Издадената сума е с думи, а копейките са с цифри. Останалата празна част от реда трябва да бъде запълнена с тире.
Дата на получаване на парите.
Паспортни данни.

Подписите се полагат от касиера, издал парите, и служителя, който ги е получил. Без попълване на тази част, RKO ще бъде невалиден. В този случай парите ще се считат за присвоени от служителя, който ги е издал.

Касиерът може да състави един касов разчет в края на работния ден за цялата издадена през деня сума, но при условие че има фискални документи на онлайн касата - чекове или BSO.

Не се допускат корекции в приходния касов ордер.

За да избегнете грешки, използвайте услугата MyWarehouse - можете да попълните онлайн и да отпечатате приходен касов ордер с няколко клика.

RKO: попълнете онлайн

Трябва само да въведете сумата и основанието за плащане, да изберете разходна позиция и получател и системата автоматично ще генерира и номерира документа.

В MyWarehouse можете да изтеглите и пълен списък с разходни ордери за всички времена. Това е удобно за отчитане - общата сума на издадените средства се вижда веднага.

Как да попълните RKO: трудни случаи

Въпреки че попълването на RKO не е трудно, в специални случаи възникват проблеми. Подредихме най-често срещаните.

Плащане на доставчика чрез касовия апарат: как да издадете плащане в брой

Не забравяйте да поискате пълномощно от представител на доставчика за получаване от вашата компания на конкретна сума по конкретно споразумение, бележка за доставка и др. Той трябва да бъде прикрепен към RKO. Забележи, че:

Когато попълвате разходен касов ордер, в допълнение към данните за пълномощното, трябва да посочите пълното име на представителя и неговите паспортни данни.

Пълномощно за получаване на пари без да е подписано от представител на RKO не доказва, че той ги е получил.

В реда „Основи“ трябва да въведете данните за договора, фактурата и др., както и имената на стоките.

Ако плащането се извършва по няколко договора наведнъж, по-добре е да се състави отделно нареждане за плащане за всеки от тях. Ясно ще се вижда колко е платено за всяка доставка.
Когато записвате тази поръчка в касовата книга, трябва да посочите пълното име на представителя, данни за пълномощното и името на доставчика.

Как да попълните парични сетълменти за издаване на отчетни суми: образец

От 19 август 2017 г. има инструкция от Банката на Русия, според която парите могат да се издават по сметка със заповед на директора. Вече не се изисква заявление от отговорно лице. Основното нещо е да посочите избраната процедура за издаване (чрез заявление или по поръчка) в счетоводната политика на компанията.

Вземете безплатно примерно заявление!

Като основа в RKO, когато издавате отчет, напишете „под отчет“ и посочете документа („заявление“). Не забравяйте да отбележите датата, на която е съставен. Изтеглете примерна система за парични разплащания за издаване на отчетни суми - променете данните и ги използвайте като шаблон.

ЧЗВ

Нека разгледаме основните въпроси за регистриране на разходен касов ордер.

Какъв е срокът на валидност на приходен касов ордер?

RKO се издава за един ден. Парите трябва да бъдат получени точно на датата на регистрацията им. Ако не сте имали време, попълнете формата RKO отново в word или excel.

Трябва ли да има нова номерация на PKO и RKO от началото на годината?

Няма инструкции относно присвояването на серийни номера на поръчките. Не е необходимо да актуализирате номерацията на PKO и RKO от началото на годината - това може да се прави на тримесечие. Основното нещо е хронологичният ред.

Чии подписи трябва да бъдат на касовия ордер?

Общо заповедта трябва да има четири подписа: директор, главен счетоводител, касиер и лицето, което е получило парите.

Има ли печат на касовия ордер?

Не е необходимо да поставяте печат върху формуляра, тъй като той се отнася до вътрешната документация на организацията.

Необходим ли е регистър за регистрация на PKO и RKO сега?

Днес не се изисква дневник за регистриране на PKO и RKO. Информацията за поръчките трябва да се отразява само в касовата книга.

Къде се подават PKO и RKO?

Разходните и приходните касови ордери, както и свързаните с тях документи се завеждат към отчетите на касата. При необходимост, но не повече от веднъж годишно, отчетите се подвързват и запечатват като касова книга.

Необходимо ли е в приходния касов ордер да се посочва кодът за предназначение?

Кодът за целево предназначение в приходния касов ордер се посочва само за целево финансиране. Ако такива кодове не се използват във фирмата, поставете тире.

Може да имате нужда и от други документи.

Стриктното спазване на касовата дисциплина трябва да бъде приоритетна отговорност на икономическия сектор на предприятието. В тази ситуация ще трябва да работите със специални документи, потвърждаващи движението на финанси през касата на предприятието.

Един от важните елементи на първичната документация е касов ордер, чийто формуляр е представен на нашия уебсайт. Правилата, по които се попълва и формата му се регламентират със закон. Познаването на съответните разпоредби ще елиминира наличието на грешки при попълване на маркираните полета и поддържане на записи в този сегмент от счетоводната дейност.

Правилно попълване

Използването на разходен касов ордер се регулира от Наредба BR 373-P. Законодателството също така закрепва концепцията на този документ.

RKO е основният документ, използван от юридическите лица за отразяване на паричните разходи в счетоводството.

Упълномощените лица са длъжни да го формализират за всяка разходна транзакция, свързана с движението на пари в брой от касата на организацията. За тази цел се изготвя съответният формуляр RKO. Всички действия, които могат да бъдат извършени в такава ситуация, например от индивидуален предприемач, се регулират от Директивата на Централната банка от 11 март 2014 г. „За реда за извършване на касови операции на индивидуалните предприемачи“.

За предприятията са предписани определени правила за регистрация, според които се разпределят отговорностите за попълване на съответния формуляр. В различни ситуации следните лица имат право да извършат тази операция:

главен счетоводител (ако има такава позиция);
фирмен касиер;
първият управител или индивидуален предприемач независимо.

Срокът на валидност на поръчката е ограничен. Днес е 1 работен ден.Това означава, че изписаната в документа сума трябва да бъде получена на посочената в него дата. Ако това не е възможно, ще трябва да попълните нов формуляр.

За да не правите грешки в дизайна, струва си внимателно да проучите примера за попълване на касова бележка. Не се допускат корекции на датата (задраскване, покриване с коректор, други редакции) или друга информация. Едно копие е достатъчно.

Пример за попълване на касов ордер

Долната част трябва да съдържа подписи на упълномощени служители на фирмата или организацията. Броят на тези хора е ограничен. Картите с техните примерни подписи трябва да се съхраняват от специалиста, който издава средства по този документ.

Подписващите RKO по правило са:

касиер и счетоводител;
управителят, който има право на първи подпис и касиерът (ако няма счетоводител в персонала);
първи управител или индивидуален предприемач.

До посочените фамилия и инициали трябва да се поставят подписи. Централната банка позволява регистрация на сетълменти само на хартиен носител. Попълването може да се извърши чрез машинно въвеждане (компютър/принтер) или с химикал (не се приемат документи, съставени с гел химикалки поради краткия им срок на годност). Цветът на мастилото трябва да е син (лилав) или черен. Други цветове като червено или зелено не се приемат.

Касиерски функции

Касиерът, издаващ средства, извършва следните действия:

На първо място се извършва проверка, за да се гарантира, че всички необходими подписи са налице. Проверяват пробите от картата, която винаги е в касата.
Сумата, посочена с думи, трябва да съвпада с посочената с цифри и е изписана без правописни грешки.
Придружаващите документи, посочени във формуляра RKO, трябва да са налични. Те са приложени към поръчката.
Данните на получателя (паспортни данни, трите имена) се сверяват с тези, посочени в попълнения формуляр.
Ако няма коментари, касиерът ще издаде средствата на получателя.
Поръчката се изпраща на получателя за подпис.
След това касиерът поставя печат върху лицевата страна и го заверява със собствения си подпис.

Ако в документа има видими корекции или заличавания, такъв формуляр не трябва да се приема за изпълнение.

Трябва да знаете, че разходният ордер трябва да остане в касата и да не се предава на получателя на средствата.

Цели на издаване на средства

Има регламентиран списък от обстоятелства, при които е разрешено издаването на средства. Те включват:

превод на необходимата сума по банкова сметка на фирмата;
издаване на сума на служител на компанията, който ще извършва действия, насочени към интересите на компанията; в такава ситуация трябва да бъдат посочени целите на събитието (съгласно Директива на Централната банка на Руската федерация № 1843-U) и времето на организационните събития;
издаване на служител на предприятие за лични разходи;
Теглене на пари в брой от индивидуален предприемач за нуждите на юридическо лице, в което той е единственият служител.

Пример за попълване на сетълмент за изплащане на заплата

Документооборот за касови услуги

В края на работния ден всички парични разплащания трябва да бъдат регистрирани в съответния дневник, в който се съхраняват техните записи. Благодарение на тази процедура работата на касата се наблюдава, така че по време на одитите да няма недоразумения с паричните наличности. Отчетният дневник се поддържа във формуляра KO-3. Индивидуалните предприемачи правят записи за всяка RO в касовата книга.

Процесът на съхранение на хартиени копия се организира от ръководителя на предприятието или упълномощено лице с писмена заповед.

Формата на текущо одобрения документ присъства в правилника. Готовият формуляр се изготвя въз основа на посочената в него информация.

Правила за попълване на документа

Формуляр KO-2 може да се попълни на ръка или с помощта на специални програми, които помагат за автоматизирането на въвеждането на информация в определените полета на документа. В заглавието трябва да се посочи името (пълно или кратко), съгласно нормативните документи. Ако няма структурни единици, тогава в съответното поле се поставя тире.

Въвеждаме следната информация в съответните колони:

Номер на документ. Номерацията се извършва “от край до край”, по поредните номера от счетоводния дневник и се поддържа в този вид до края на годината.
OKPO код. Взема се от документа, издаден от органите на статистиката при регистрацията на предприятието.
Дата на. Текущата дата на издаване на средства в осемцифрен формат, където първите две цифри от номера са първи, след това поредният номер на месеца с две цифри, след това четири цифри на годината.
Дебит/Кредит. Въвеждат се счетоводни фактури. Юридическите лица не попълват опростената данъчна система.
Сума rub., копейки Пишем четливо с цифри, като отделяме стотинките със запетая.
Проблем. Колоната се попълва в дателен падеж (на кого?), като се посочва пълното име на получателя (Иванов Иван Иванович).
Целеви код. Изисква се да се попълни, ако организацията използва кодиране на разходни/приходни транзакции.
База. Посочва се видът на разходните операции.
Сума. Посочваме стойността с думи (букви) в рубли и копейки в цифри.
Приложение. Данните се въвеждат, ако има първична документация, потвърждаваща основанието за издаването. Задължително се въвеждат номерата на документите и датите на изготвянето им.
получено. Това поле в документа трябва да бъде попълнено от получателя на средствата самостоятелно. Информацията за средствата се въвежда с думи, копейките са посочени с цифри. Посочват се подпис на получателя, текуща дата и местонахождение. Допуска се попълване на данните от касиер.
Издава се от касата. Информацията се въвежда от самия касиер след издаване на пари в брой. Трябва да има фамилия с инициали, както и потвърждаващ подпис.