Подскажите пожалуйста, как правильно сделать проводки:1. Были приобретены трудовые книжки для сотрудников Д 10 К 602. Выданы трудовые книжки Д 70 К 90.01При приеме к учету трудовых книжек, НДС был включен в их стоимость.Исчислять теперь НДС на эту стоимость или сделать в том числе, но если в том числе то сумма НДС будет убыток

При получении бланков трудовых книжек сделайте следующие записи:

Дебет 10 Кредит 60 – оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60 – отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006 – приняты к учету бланки трудовых книжек.

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС.

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражают следующими проводками:

Дебет 70 Кредит 73 – возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1 – признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником;

Дебет 91-2 Кредит 10 – списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации;

Кредит 006 – списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Ситуация: как коммерческой организации отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Организация применяет общую систему налогообложения

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных .

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:

• материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;
• товаров на счете 41 «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Дело в том, что продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. и Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).

Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При получении бланков сделайте следующие записи:*

Дебет 10 Кредит 60
– оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60
– отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006
– приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операцию отражают на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».*

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС.* Такой вывод следует из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письме Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367 . При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 и от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159).

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражают следующими проводками:*

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
– признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовую книжку заводят на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.*

Кредит 006
– списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.

Во-первых, трудовая книжка (вкладыш к ней) не имеет признаков товара, определенных в пункте 2 ПБУ 5/01 и Налогового кодекса РФ.

Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, – это обязанность организации, установленная трудовым законодательством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

В-третьих, сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат на его приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Поскольку, выдавая сотрудникам трудовые книжки, организация не преследует цель получения прибыли, такие операции нельзя рассматривать как предпринимательскую деятельность (реализацию товаров, работ, услуг) (). Аналогичная точка зрения отражена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28 и от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006 . Следовательно, выдача трудовых книжек (безвозмездно или за плату) не является реализацией. А значит, такая операция не облагается НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и осуществлены в рамках деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ , письмо Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242). Эти расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в момент выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику организации (

"Советник в сфере образования", 2009, N 5

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатели обязаны вести трудовую книжку на каждого проработавшего свыше пяти дней, если работа в этой организации является для него основной (ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ).

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним являются защищенной полиграфической продукцией. Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Порядок обеспечения ими работодателей. Обеспечением могут заниматься распространители - юридические лица и индивидуальные предприниматели при условии соответствия требованиям, установленным объединением "Гознак" Минфина России. Работодатели обеспечиваются этими документами на платной основе согласно договору.

Обратите внимание! На все закупки для государственных или муниципальных нужд за счет бюджетных и внебюджетных источников финансирования распространяется действие Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".

Правила ведения, учета и хранения трудовых книжек содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила).

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в учреждении ведутся:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них приведены в Приложениях N N 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которую ведет бухгалтерия учреждения, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которую ведет кадровая служба или другое подразделение учреждения, оформляющее прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу, а также серии и номера трудовых книжек и вкладышей, выданных принятым работникам, не имеющим трудового стажа.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя учреждения, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил).

Бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке ответственного за их ведение лица, которое по окончании каждого месяца обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за их оформление, с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется в произвольной форме. Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816), утвержденным Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной в свою очередь Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее - Инструкция N 148н).

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, как того требует п. 44 Правил. Трудовые книжки и вкладыши в них приобретаются работодателем, в том числе бюджетным учреждением, по рыночной цене.

В случае первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель взимает с него плату в размере расходов на их приобретение (п. 47 разд. 8 Правил).

В соответствии с п. 263 Инструкции N 148н бланки трудовых книжек и вкладышей относятся к бланкам строгой отчетности и учитываются на счете 03 "Бланки строгой отчетности" по условной цене 1 руб. за единицу. Поэтому не исключены сложности в определении фактических затрат на приобретение данных бланков.

Приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей отражается записями:

1. Приобретены бланки трудовых книжек бюджетным учреждением:

1. Оплачен поставщику счет на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей:

1. Оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей (на забалансовом счете 03):

Увеличение счета 03.

Обратите внимание! Расходы по оплате трудовых книжек и вкладышей к ним относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина России от 25.12.2008 N 145н).

Налоговые аспекты НДФЛ

Если при выдаче сотруднику трудовой книжки или вкладыша в нее учреждение-работодатель не берет плату, то их стоимость будет являться доходом работника в натуральной форме и подлежать обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (Письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367).

НДС

Облагается ли НДС передача трудовых книжек работникам (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ)? Налоговый кодекс РФ не содержит ответа на данный вопрос. По этой проблеме существует две точки зрения.

Согласно официальной позиции выдача трудовых книжек за плату является реализацией и облагается НДС. Некоторые авторы придерживаются данной точки зрения, другие высказывают мнение о том, что взимание платы за трудовую книжку не что иное, как возмещение затрат работодателя на приобретение бланков трудовых книжек. Рассмотрим обе позиции.

Примечание. облагается НДС .

В соответствии с п. 1 ст. 39 НК РФ передача на возмездной основе права собственности на товары признается реализацией товаров организацией, а согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ реализация товаров является объектом обложения НДС независимо от форм оплаты. Таким образом, можно сделать вывод, что продажа учреждением своим сотрудникам трудовых книжек является реализацией товаров . Такой позиции придерживается Минфин России в своих Письмах от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N 03-07-11/367, от 26.09.2007 N 07-05-06/242, от 13.06.2007 N 03-07-11/159.

Примечание. Взимание с работника платы при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее не облагается НДС .

Данная позиция основывается на определении товара для целей налогообложения, которое приведено в п. 3 ст. 38 НК РФ и гласит, что товар - это имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации. Трудовая книжка, заполненная на конкретного работника, не соответствует этому определению (в отличие от бланка трудовой книжки). Кроме того, выдавать сотрудникам трудовые книжки требует трудовое законодательство, и поэтому такая операция не признается реализацией и НДС не облагается. Если выдачу трудовой книжки рассматривать как ее реализацию, то нарушается условие п. 47 Правил, согласно которому работник, приобретая трудовую книжку и вкладыш в нее, вносит плату в размере расходов, понесенных работодателем при их приобретении. Если плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, то согласно п. 1 ст. 39 НК РФ предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ). Если рассматривать п. 263 Инструкции N 148н, то на счете 03 "Бланки строгой отчетности" учитываются находящиеся на хранении и выдаваемые под отчет бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. Из вышесказанного можно сделать вывод, что учреждение приобретает бланки не для своих нужд, а для сотрудников. Следовательно, взимание платы - это возмещение сотрудниками затрат работодателя на приобретение бланков трудовой книжки, и начислять НДС не нужно.

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что учреждение должно самостоятельно решить, уплачивать ему НДС со стоимости трудовых книжек или нет. Если оно решит не уплачивать НДС, то нужно быть готовыми отстаивать свою позицию в суде. Стоит оговориться, что существует положительная судебная практика по этому вопросу.

Независимо от принятого решения учреждение не должно понести финансовые потери. Если будет уплачен НДС, эту же сумму налога, предъявленную продавцом (изготовителем, распространителем) бланков трудовых книжек, организация вправе принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). В ситуации, когда НДС не начисляется, все денежные средства, полученные от работника, останутся в распоряжении организации, но и права на вычет НДС, предъявленного продавцом, у нее не будет.

Налог на прибыль

Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них являются экономически оправданными и произведены для осуществления предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, они учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). В налоговом учете затраты на выданные работникам после заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей в них включаются в состав материальных расходов по стоимости, определяемой в соответствии с п. 2 ст. 254 НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Данные затраты учитываются в составе косвенных расходов, в полном объеме уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода, на дату использования их в хозяйственных целях (п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

Однако расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них, произведенные из бюджетных средств, не учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль.

Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные. В налоговом учете в состав внереализационных доходов сумма компенсации расходов на приобретение бланков трудовых книжек, полученная от работников, включается на дату поступления денежных средств в кассу (на расчетный счет) налогоплательщика (ст. 250, пп. 2 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Отражение в бюджетном учете операций по взиманию с работника платы при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее

Если они приобретались за счет средств бюджета, то следует обратиться к разъяснениям Федерального казначейства и Минфина России, изложенным в Письмах от 18.05.2005 N 42-2.2-06/63, от 29.12.2006 N 02-14-10а/4060.

1. Приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей) учреждением:

Дебет КРБ 140101226 "Расходы на прочие работы, услуги"

Кредит КРБ 130209730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг".

1. Оплатили бланки трудовых книжек (вкладышей) поставщику:

Дебет КРБ 130209830 "Уменьшение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг"

Кредит КРБ 130405226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг".

Одновременно отражаются и приходуются трудовые книжки на кассира (материально-ответственное лицо) на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".

1. При выдаче трудовой книжки (вкладыша) производится начисление задолженности перед бюджетом за реализацию трудовой книжки по цене, определенной согласно п. 47 Правил:

Дебет КДБ 120510560 "Увеличение дебиторской задолженности по прочим доходам"

Кредит КДБ 130305730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет".

1. Поступили денежные средства в кассу учреждения за трудовую книжку от сотрудника:

Кредит КДБ 120510660 "Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам".

Кредит КРБ 121003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".

1. Перечисление денежных средств учреждения в доход федерального бюджета:

Дебет КДБ 130305830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет"

Кредит КРБ 130405226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг".

(В Заявке на кассовый расход, в поле "Код БК" (104), нужно указывать ППП 1 17 05010 01 0000 180.)

Дебет КДБ 121002180 "Расчеты с финансовыми органами по поступившим в доход прочим доходам"

Кредит КДБ 140101180 "Прочие доходы".

Примечание. Позиция Минфина России по применению КОСГУ изменилась, и рекомендуемые записи будут иными.

Рассмотрим подробнее. Доходы от возмещения расходов учреждения на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в нее следует отражать как 000 1 13 03010 01 0000 130 "Прочие доходы от оказания платных услуг получателями средств федерального бюджета и компенсации затрат федерального бюджета" или как 000 1 17 05010 01 0000 180 "Прочие неналоговые доходы..." бюджетной классификации. Данные коды доходов должен до учреждения довести главный распорядитель бюджетных средств, в ведении которого оно находится. Вместо первых трех нулей указывается код администратора доходов - главного распорядителя бюджетных средств, в ведении которого учреждение находится, по перечню прямых получателей средств федерального бюджета (ППП).

Можно только уточнить, что если данные операции будут оформлять по коду доходов бюджетной классификации доходов 000 1 13 03010 01 0000 130 "Прочие доходы от оказания платных услуг получателями средств федерального бюджета и компенсации затрат федерального бюджета", то следует применять счет 120503000 "Расчеты по доходам от оказания платных услуг".

Исходя из вышесказанного, по мнению автора, взимание платы с работника за трудовую книжку (вкладыша) нужно рассматривать как компенсацию затрат учреждению на приобретение бланков, если они были приобретены на средства, выделенные из бюджета, и учреждение не ведет иную приносящую доход деятельность, и как реализацию, если данные бланки были приобретены на средства, полученные от иной приносящей доход деятельности, или на средства, выделенные из бюджета, но у учреждения есть деятельность, приносящая доход.

Рассмотрим ситуацию, когда трудовые книжки были приобретены за счет средств от иной приносящей доход деятельности и в Генеральном разрешении имеется ссылка на получение такого вида дохода:

Дебет КРБ 240101226 "Расходы на прочие работы, услуги"

Кредит КРБ 230209730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг".

1. Оплата трудовых книжек поставщику:

Дебет КРБ 230209830 "Уменьшение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг"

Кредит КИФ 220101610 "Выбытия денежных средств учреждения со счета".

1. Начисление дохода от реализации трудовой книжки:

1. Начисление НДС в бюджет:

Одновременно списывается бланк трудовой книжки с работника кадрового отдела (1 штука в условной оценке 1 руб.) со счета 03.

Кредит КДБ 230304830 "Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость"

Дебет КИФ 220101610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов".

Рассмотрим ситуацию, когда трудовые книжки были приобретены за счет бюджетных средств, но учреждение осуществляет иную приносящую доход деятельность:

1. Приобретение трудовых книжек учреждением:

Дебет КРБ 140101226 "Расходы на прочие работы, услуги"

Кредит КРБ 130209730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг".

Дебет КРБ 130209830 "Уменьшение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг"

Кредит КРБ 130405226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг".

Одновременно отражаются и приходуются трудовые книжки на кассира (материально ответственное лицо) на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".

1. Начисление дохода от реализации трудовой книжки с НДС:

Дебет КДБ 220503560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг"

Кредит КДБ 240101130 "Доходы от оказания платных услуг".

1. Начисление НДС в бюджет:

Дебет КДБ 240101130 "Доходы от оказания платных услуг"

Кредит КДБ 230304730 "Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость".

1. Внесение в кассу оплаты трудовых книжек сотрудником:

Дебет КИФ 220104510 "Поступления в кассу"

Кредит КДБ 220503660 "Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг".

Одновременно списывается бланк трудовой книжки с работника кадрового отдела (1 штука в условной оценке 1 руб.) со счета 03.

1. Внесение учреждением наличных денежных средств на лицевой счет в отделение Федерального казначейства:

Дебет КРБ 221003560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"

Кредит КИФ 220104610 "Выбытия из кассы";

Дебет КИФ 220101510 "Поступления денежных средств учреждения на счета"

Кредит КРБ 221003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".

1. Перечисление в доход бюджета суммы НДС:

Дебет КДБ 230305830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет"

Кредит КИФ 220101610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов".

(В Заявке на кассовый расход, в поле "Код БК" (104), нужно указывать соответствующий код доходов.)

Администратор доходов оформляет дополнительную бухгалтерскую запись по поступлению в бюджет доходов:

Есть еще один вариант записей в бюджетном учете, который применяется в практике.

1. Приобретение трудовых книжек учреждением:

Дебет КРБ 140101226 "Расходы на прочие работы, услуги"

Кредит КРБ 130209730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг".

1. Оплата трудовых книжек поставщику (в том числе НДС):

Дебет КРБ 130209830 "Уменьшение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг"

Кредит КРБ 130405226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг".

Одновременно отражаются и приходуются трудовые книжки на кассира (материально ответственное лицо) на забалансовый счет 03 "Бланки строгой отчетности".

1. Начисление дохода от реализации трудовой книжки без НДС:

Дебет КДБ 120503560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг"

Кредит КДБ 140101130 "Доходы от оказания платных услуг".

1. Начисление НДС в бюджет:

Дебет КДБ 220510560 "Увеличение дебиторской задолженности по прочим доходам"

Кредит КДБ 240101180 "Прочие доходы".

Одновременно:

Дебет КДБ 240101180 "Прочие доходы"

Кредит КДБ 230304730 "Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость".

1. Внесение в кассу оплаты трудовых книжек сотрудником:

Дебет КИФ 120104510 "Поступления в кассу"

Кредит КДБ 120503660 "Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания услуг".

Внесение в кассу суммы начисленного НДС:

Дебет КИФ 220104510 "Поступления в кассу"

Кредит КДБ 220510660 "Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам".

Одновременно списывается бланк трудовой книжки с работника кадрового отдела (1 штука в условной оценке 1 руб.) со счета 03.

1. Выбытие указанных денежных средств из кассы учреждения:

Дебет КРБ 121003560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"

Кредит КИФ 120104610 "Выбытия из кассы".

1. Поступление денежных средств на лицевой счет учреждения:

Дебет КРБ 130405226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг"

Кредит КРБ 121003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств";

Дебет КРБ 221003560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"

Кредит КИФ 220104610 "Выбытия из кассы";

Дебет КИФ 220101510 "Поступления денежных средств учреждения на счета"

Кредит КРБ 221003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".

1. Перечисление денежных средств учреждения в доход федерального бюджета, полученных от реализации трудовой книжки:

Дебет КДБ 121002130 "Расчеты с финансовыми органами по поступившим в бюджет доходам от оказания платных услуг"

Кредит КИФ 130405226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг".

1. Перечисление в доход бюджета суммы НДС:

Дебет КДБ 230304830 "Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость"

Кредит КИФ 220101610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов".

При формировании записей по данным операциям следует принимать во внимание Письмо Федерального казначейства от 18.05.2005 N 42-2.2-06/63 (в данном Письме приведены примеры хозяйственных операций по отражению в бюджетном учете приобретения и учет трудовых книжек и вкладышей в них), а также Письма Федерального казначейства от 13.12.2005 N 42-7.1-01/2.2-371 и от 30.12.2005 N 42-7.1-01/2.2-404, несмотря на то что в предлагаемой ими корреспонденции счетов по отражению операций по реализации государственного имущества в качестве примера рассматривается реализация основных средств.

Данные Письма фактически утратили силу с выходом Инструкции по бюджетному учету N 148н, но, по нашему мнению, их можно рассматривать в качестве примера при формировании операции по взиманию платы с сотрудников за трудовые книжки и вкладыши в них с учетом положений Инструкции N 148н.

Г.В.Мокрецова

Главный бухгалтер,

доцент кафедры

"Бухгалтерский учет, анализ и аудит"

УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Помимо знаний о порядке ведения трудовых книжек бухгалтер в первую очередь должен уметь отражать их поступление и выдачу в бюджетном и налоговом учете. В этом поможет разобраться представленная статья.

При заключении трудового договора с работником, который устраивается на работу впервые, организация должна оформить ему трудовую книжку. Кроме того, при отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению данного лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую (ст. ст. 65, 66, 84.1 ТК РФ).

Работодатель обязан иметь в наличии некоторое количество бланков трудовых книжек и вкладышей (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее — Правила)). Учет бланков и вкладышей осуществляется в:

— приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет бухгалтерия. Форма документа утверждена в Приложении 2 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 (далее — Постановление N 69). В книгу вносят сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серии и номера каждого бланка (п. 41 Правил). Отсутствие данного документа чревато судебными разбирательствами (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 9 марта 2010 г. по делу N А32-2578/2009);

— книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложение 3 к Постановлению N 69). Этот документ ведет кадровая служба (или другое подразделение организации), оформляющая прием и увольнение работников. В нем регистрируют трудовые книжки, принятые от работников при поступлении, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь, возвращенные им при увольнении с работы. Следует заметить, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил).

Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил).

Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладыши в них за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил). При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее взимается плата в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил). Это не относится к случаям:

— неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п. 48 Правил);

— массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) (п. 34 Правил).

В данных ситуациях стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель.

Заметим, Порядок обеспечения работодателя бланками трудовой книжки и вкладыша в нее разработан в соответствии с п.

3 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225. Их изготавливает Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединение “ГОЗНАК“ Минфина России (далее — Изготовитель) (п. 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н).

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, отвечающими требованиям, установленным Изготовителем, может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее — Распространители).

Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с Изготовителем или Распространителем.

Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада Изготовителя или Распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Налоговый учет

НДФЛ. Если речь идет о передаче трудовой книжки с последующим возмещением работником затрат на ее приобретение, вопроса об НДФЛ не возникает. Это требование содержится в законодательстве. Однако если при выдаче трудовой книжки или вкладыша работодатель не берет плату, то их стоимость будет являться доходом сотрудника в натуральной форме и облагаться НДФЛ в общеустановленном порядке (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, Письмо Минфина России от 27 ноября 2008 г. N 03-07-11/367). Однако безвозмездная передача трудовой книжки может быть рассмотрена как подарок (п. 1 ст. 572 ГК РФ) стоимостью менее 4000 руб. Значит, он не облагается НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Страховые взносы. Не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), за исключением договоров авторского заказа, договоров об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательских лицензионных договоров, лицензионных договоров о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства (п. 3 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования“ (далее — Закон)).

Однако, если расценивать передачу трудовой книжки как подарок, могут возникнуть проблемы. Как считают чиновники в Письмах Минздравсоцразвития России от 5 марта 2010 г. N 473-19 и от 27 февраля 2010 г. N 406-19, в случае передачи подарка работнику по договору дарения, заключенному в письменной форме, у организации объекта обложения страховыми взносами не возникает.

При этом на основании ст. 57 Трудового кодекса обязательными для включения в трудовой договор являются, в частности: условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений.

Следовательно, стоимость приобретенных подарков для работников, предусмотренных трудовыми договорами (коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами), не оформленных договорами дарения, будет являться объектом обложения страховыми взносами.

НДС. Передача на возмездной основе права собственности на товары признается реализацией товаров организацией (п. 1 ст. 39 НК РФ). Реализация товаров является объектом обложения НДС независимо от форм оплаты (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Поэтому сумма рыночной стоимости переданной сотруднику трудовой книжки подлежит обложению НДС (Письма Минфина России от 6 августа 2009 г. N 03-07-11/199, от 22 января 2009 г. N 03-07-11/16, от 27 ноября 2008 г. N 03-07-11/367). При этом передача права собственности на товары (работы, услуги) на безвозмездной основе также признается реализацией товаров (работ, услуг). В этом случае база по НДС определяется как стоимость указанных товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 40 Налогового кодекса, с учетом акцизов (для подакцизных товаров) и без включения в них налога (п. 2 ст. 154 НК РФ).

Бюджетный учет

Бланки трудовых книжек и вкладыша к ним являются бланками строгой отчетности со всеми вытекающими последствиями: выдаются лицу, ответственному за их ведение, по заявке.

По окончании каждого месяца ответственный работник должен представлять в бухгалтерию отчет о наличии БСО и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладыша в них подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (ф. 0504816).

Учет бланков трудовых книжек и вкладыша в них ведут на забалансовом счете 03 “Бланки строгой отчетности“. Учетная цена документов, выраженная в условной оценке, должна быть равна 1 руб. за бланк.

Списывают израсходованные, а также испорченные бланки по акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Расходы на приобретение бланков трудовых книжек следует относить на подстатью 226 “Прочие работы, услуги“.

Доходы от возмещения расходов учреждения на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей следует отражать по кодам 000 <1> 1 13 03010 01 0000 130 “Прочие доходы от оказания платных услуг получателями средств федерального бюджета и компенсации затрат федерального бюджета“.

———————————

<1> Вместо нулей указывается код администратора доходов — главного распорядителя бюджетных средств, в ведении которого находится учреждение.

Пример. Учреждение приобрело 10 бланков трудовых книжек на сумму 800 руб. (по рыночной цене — 80 руб. за штуку). Расчеты производил кассир. В этом же месяце был принят новый сотрудник, устраивающийся на работу впервые. Лицевой счет учреждения обслуживается в территориальном органе Федерального казначейства. В бухгалтерском учете нужно сделать следующие записи:

Дебет 1 401 01 226

“Расходы на прочие работы, услуги“

Кредит 1 302 09 730

“Увеличение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг“

— 800 руб. — приобретены бланки трудовых книжек;

Дебет 1 302 09 830

“Уменьшение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг“

Кредит 1 304 05 226

— 800 руб. — оплачен счет поставщика на приобретение трудовых книжек.

Одновременно делается запись по увеличению забалансового счета 03 “Бланки строгой отчетности“ (материально ответственное лицо (МОЛ) — кассир).

При передаче кассиром трудовых книжек работнику отдела кадров делается запись по уменьшению забалансового счета 03 “Бланки строгой отчетности“ (МОЛ — кассир) и увеличению забалансового счета 03 “Бланки строгой отчетности“ (МОЛ — работник отдела кадров).

В случае если учреждение является администратором поступлений от возмещения стоимости трудовых книжек и средства поступают в кассу учреждения, то такие операции отражаются следующими записями:

Дебет 1 205 03 560

Кредит 1 401 01 130

Дебет 1 201 04 510

“Поступления в кассу“

Кредит 1 205 03 660

— 80 руб. — приняты денежные средства в кассу от сотрудника за выданную трудовую книжку.

Одновременно делается запись по уменьшению забалансового счета 03 “Бланки строгой отчетности“ (МОЛ — работник отдела кадров);

Дебет 1 210 03 560

Кредит 1 201 04 610

“Выбытия из кассы“

Дебет 1 304 05 226

“Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг“

Кредит 1 210 03 660

Дебет 1 210 02 130

Кредит 1 304 05 226

“Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг“

— 80 руб. — перечислены в доход денежные средства, полученные за трудовую книжку.

В случае если учреждение является администратором поступлений от возмещения стоимости трудовых книжек и средства минуя лицевой счет поступают в доход бюджета, такие операции отражаются записями:

Дебет 1 205 03 560

“Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг“

Кредит 1 401 01 130

“Доходы от оказания платных услуг“

— 80 руб. — начислен доход от возмещения работником стоимости трудовой книжки;

Дебет 1 210 02 130

“Расчеты с финансовыми органами по поступившим в бюджет доходам от оказания платных услуг“

Кредит 1 205 03 660

“Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг“

— 80 руб. — зачислены в доход бюджета средства в размере стоимости трудовой книжки.

В случае если учреждение не является администратором поступлений от возмещения стоимости трудовых книжек, записи в учете будут следующими:

Дебет 1 205 03 560

“Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг“

Кредит 1 303 05 730

“Увеличение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет“

— 80 руб. — начислена задолженность перед бюджетом за реализацию трудовой книжки;

Дебет 1 201 04 510

“Поступления в кассу“

Кредит 1 205 03 660

“Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг“

— 80 руб. — приняты денежные средства в кассу от сотрудника за выданную трудовую книжку;

Дебет 1 210 03 560

“Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств“

Кредит 1 201 04 610

“Выбытия из кассы“

— 80 руб. — сданы на лицевой счет из кассы денежные средства, полученные за трудовую книжку;

Дебет 1 304 05 226

“Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг“

Кредит 1 210 03 660

“Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств“

— 80 руб. — отражены денежные средства на лицевом счете учреждения;

Дебет 1 303 05 830

“Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет“

Кредит 1 304 05 226

“Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг“

— 80 руб. — перечислены денежные средства в доход бюджета.

А.Н.Переславская

Редактор-эксперт

журнала “Бюджетный учет“

Подписано в печать

Подскажите, пожалуйста, какую сумму нужно удержать с работника за выданный бланк (с НДС или без), если она куплена без НДС. Вроде как работник должен компенсировать стоимость покупки а значит без НДС. А начисленный при выдаче НДС за счет прибыли? При этом во внереализационные доходы попадет вся сумма (с НДС).

Либо удержать всю сумму и НДС по Дт91-2 включить в прочие расходы? В Системе нашла информацию, когда рассмотрен случай с входным НДС при покупке бланков.

книжка – это основной документ о трудовой деятельности работника, который подтверждает стаж работы, а также позволяет руководителю при приеме на работу иметь представление об опыте работы работника.

постановления КМУ от 27.04.93 г.

При поступлении на работу необходимо предъявить работодателю. Если у работника отсутствует, то работодатель ее оформит (ст.

65 ТК РФ). А вот где приобрести бланк и кто именно должен этим заниматься – работодатель или работник?

Как отразить движение бланков в бухгалтерском и в налоговом учете? Давайте разберемся. Статья 66 кодекса гласит: порядок ведения книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на то Правительством РФ.

Как списать трудовые книжки выданные работникам

Основным документом, отражающим деятельность работника, является книжка. Порядок ведения трудовых, внесений в них изменений и их учет регулируются постановлением Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О работников» (далее - постановление № 1635) и Инструкцией о порядке ведения книжек работников, утвержденной постановлением Совета Министров РБ от 09.

Трудовые книжки: бланки, покупка, учет, хранение

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п.

41 Правил).

Как отразить в бухгалтерском учете организации операции с трудовыми книжками?

Сроки хранения трудовых и документов об учете и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

Как осуществляется списание выданных, но испорченных при хранении трудовых книжек

книжка – это бланк строгой отчетности. Ответственные за ведение и хранение этих документов должны знать, как правильно проводить списание выданных трудовых книжек или вкладышей к ним.

На самом деле некоторые кадровики за всю свою карьеру ни разу не сталкивались со списанием, поскольку потребность в этом возникает редко. Однако любому уважающему себя работодателю не лишне будет знать, как действовать, если приходится уничтожить. В последний раз внешний вид трудовой книжки менялся в 2004 году.

Правила ведения и хранения трудовых книжек (Отвечает Министерство труда и социальной защиты населения РК)

Предполагается ли, что как документ, подтверждающий деятельность работника в соответствующей организации, должен быть у работника в обязательном порядке и в обязательном порядке вестись работодателем? Ответ. Статьей 31 Трудового кодекса РК (далее - ТК РК) установлен перечень необходимых документов для заключения договора, в т.ч.

Приобретая трудовые книжки, организуйте их учет

«Организация приобрела трудовые книжки для работников. Каким образом следует вести их учет?

Как при выдаче отразить списание ее стоимости? Можно ли учесть расходы по приобретению в составе себестоимости продукции (работ, услуг)?» Наниматели должны организовать учет и хранение бланков трудовых как документов строгой отчетности (подп. 1.9 п.

Учет трудовых книжек: большие споры вокруг мелких расходов

Такая формулировка сразу позволяет сделать принципиальный вывод: бланки предназначены исключительно для работодателя, поступать в розничную продажу они не должны. Следовательно, физическое лицо приобрело бланк для личного использования незаконным путем. И если лицо, поступающее на работу, предоставит для оформления имеющийся у него бланк трудовой книжки, кадровый работник использовать этот бланк не вправе.

Бланки трудовых книжек: как учитывать

При устройстве на работу работники обязаны представлять трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Заметим, что без трудовой книжки принимаются на работу только те лица, которые трудоустраиваются впервые.

Учитывая это, бюджетные учреждения для обеспечения тех, кто устраивается впервые на работу, могут приобретать их в соответствии с законодательством в пределах сметы.

Подскажите, пожалуйста, какую сумму нужно удержать с работника за выданный бланк трудовой книжки (с НДС или без), если она куплена без НДС

В данной ситуации сотрудник возмещает стоимость трудовой книжки с учетом НДС, начисленным при ее передаче. Выдача трудовых книжек признается реализацией, следовательно, при выдаче организация начисляет НДС, при этом в расходах данный налог включить нельзя.

Налог сотрудник возмещает в составе суммы за.

Некоторые особенности начисления налогов при выдаче трудовых книжек

Нюансы начисления НДС и налога на прибыль в случае реализации трудовых книжек еще раз напомнила Федеральная налоговая служба в отдельном письме от 23.06.15 № За основу налогообложения НДС в случаях выдачи трудоустраиваемым работникам, налоговики рекомендуют брать два письма Министерства финансов от 16.08.13 № 03-03-05/33508 и от 06.08.09 № 03-07-11/199. В них сказано, что, согласно общим правилам, подлежащими обложению налогом на добавленную стоимость признаются все операции по реализации товаров, а также услуг.

Стоимость трудовой книжки 150 руб. в том числе НДС. Использование в Письме № 42-2.2-06/63 счета 1 40101 130 «Доходы от рыночных продаж товаров, работ, услуг» предполагает, что выдача сотруднику и взимание платы за нее являются реализацией, при которой происходит передача права собственности на нее (ст.

Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.

Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении. При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:

• Покупку предприятием трудовых книжек.
• Постановку документов на учет.
• Выдачу документа работнику.
• Прием платы, равной стоимости затрат предприятия на покупку.

Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.

За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.

Основные нормы в документообороте

На предприятиях трудовые книжки учитываются как бланки строгой отчетности (БСО). Несмотря на распространенность документа в рознице, единственно законным способом приобретения является покупка форм БСО у законных представителей Гознака. Предприятия организовано на базе федерального учреждения, с 2014 года является акционерным обществом. Компания занимается выпуском изделий, отмеченных государственными знаками, включая трудовые книжки.

В документообороте ответственные лица руководствуются Правилами, утвержденными ПП от 16.03.2003 № 225 (далее – Правила). Для осуществления записей используется журнал – приходно-расходная книга по учету бланков и вкладышей.

Порядок ведения книги учета

Руководители предприятий назначают лиц, отвечающих за ведение журнала. Движение документов осуществляется в бухгалтерии компании.

При ведении учета применяют порядок, установленный Правилами: (нажмите для раскрытия)

• Листы журнала нумеруются и прошиваются нитью. Табличная часть документа после сшивания должна быть доступна для записи и ее прочтения или ксерокопирования.
• На прошивку устанавливается пломба с указанием стандартного текста о количестве листов, наименовании предприятия и данных о удостоверяющем лице. Запись должна быть заверена подписью директора или лица, замещающего согласно приказу.
• В книгу вносятся записи о движении бланков или вкладышей. Выдача документов производится кадровому сотруднику, отвечающему за ведение трудовых книжек.
• Учет ведется по каждому документу с указанием серии и номера.

По окончании каждого месячного периода ответственное лицо должно предоставить отчет о движении книжек, количества на начало и конец периода, наличия на учете. Дополнительно указывают размер поступивших средств для компенсации затрат предприятия.

Записи в учете при покупке бланков

Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.

Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.

В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки».

Выдача бланка работнику без стажа или вкладыша к нему

В связи с переходом права собственности от работодателя сотруднику возникает налоговая база по НДС. Налог, выставленный поставщиком, принимается к вычету. Обязанность по уплате налога не возникает, если предприятие не является плательщиком НДС. Моментом возникновения базы по НДС является день открытия трудовой книжки.

Пример оформления выдачи бланка ⇓

Предприятие ООО «Новость» приняла на работу сотрудника В. без трудового стажа. Стоимость приобретения после учета НДС составила 100 рублей. В учете ООО «Новость» произведены записи:

1. Стоимость оформленного бланка учтена в расходах: Дт 91/2 Кт 10 на сумму 100 рублей;
2. Отражено начисление НДС: Дт 91/2 Кт 68/1 на сумму 18 рублей;
3. Произведено списание бланка на основании справки: Кт 006 на сумму 100 рублей;
4. Стоимость бланка отражена в доходах: Дт 73/3 Кт 91/1 на сумму 118 рублей;
5. Сумма задолженности удержана при начислении заработной платы по заявлению лица: Дт 70 Кт 73/3 на сумму 118 рублей.

Момент учета расходов предприятия определяется при возникновении затрат – приобретении бланков. Сумма платы за полученные бланки учитывается в составе доходов при возникновении задолженности перед предприятием.

Учет поступлений денежных средств

Предприятия должны получить компенсацию стоимости документа – сумму, затраченную на его приобретение. Величина платы не должна превышать стоимости приобретения (без учета НДС). Возможность получения оплаты предусмотрена п. 47 Правил. Несмотря на то, что представление трудовой книжки является обязанностью компании, сумма, внесенная работником в кассу предприятия, может быть рассмотрена как выручка, поступление которой требует использования кассовой техники.

Во избежание спорных вопросов с налоговой инспекцией оптимальным вариантом является удержание суммы при начислении заработной платы работнику. Удержание осуществляется по заявлению лица, направленного на имя руководителя или главного бухгалтера.

Без согласия сотрудника удержание не производится: (нажмите для раскрытия)

При отказе работника оплатить сумму, затраченную работодателем на покупку трудовой книжки, стоимость списывается за счет средств предприятия. Сумма отражается в составе прочих расходов предприятия.

Учет книжек, предоставленных без взимания платы

Безвозмездная выдача бланков сотрудникам производится при массовой утрате книжек при хранении на предприятии либо порче документа по вине ответственного лица. Компания в указанных случаях обязана обеспечить бланками трудоустроенным сотрудникам с отсутствием стажа или при отсутствии незаполненных листов бесплатно. Законодательными нормами не установлено ограничение на безвозмездную выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним. При оформлении процедуры возникают особенности:

• Для обоснования действий по безвозмездной выдаче формуляров издается приказ.
• Порядок должен быть внесен в локальный акт, например, коллективный договор.
• В расчете базы при подсчете прибыли и единого налога расходы по приобретению безвозмездно отпущенных бланков не участвуют. Стоимость выданной книги облагается НДС, к вычету налог продавца не принимается.

Распространенные ошибки в учете бланков

Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибочные позиции.

При использовании бланков, приобретенных не у представителей производителя, на предприятие может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства. Сумма административного штрафа установлена для ответственных лиц и ИП от 1 до 5 тысяч рублей, для организаций – от 30 до 50 тысяч рублей.

Вопрос № 1. В какой стоимости учитывается предприятием БСО за балансом?

Оприходование бланков с отражением по счету 10 производится в соответствии со стоимостью, указанной в накладной. При отражении бланков на забалансовом счете 006 учет ведется в условных единицах. Количество места учета зависит от наличия обособленных подразделений. Предприятие самостоятельно производит выбор единицы учета, равную, например, одному рублю.

Вопрос № 2. Когда необходимо произвести удержание платы за предоставленный работнику без стажа бланк?

Внесение платы за предоставленный документ либо удержание стоимости бланка по ведомости при выплате вознаграждения производится при открытии трудовой книжки. Основанием для оплаты является предоставление бланка сотруднику. Допускается производить удержание суммы при увольнении лица и получении документа на руки.

Правовой базой России трудовые книжки наделены свойствами основного документа, подтверждающего рабочий стаж человека. Без этого формуляра по общему правилу невозможно устроиться на работу по трудовому договору. Записи в бланк вносит работодатель, а за допущенные и неисправленные ошибки к предприятию или ИП могут быть применены меры административной ответственности. В бухгалтерском учете при отражении оборота кадровых БСО (бланков строгой отчетности) отдельно указывают проводки по реализации трудовых книжек сотрудникам.

Как оприходовать трудовые книжки

Работодатели при имеющихся в их распоряжении трудовых книжках должны организовать ведение их учета в специальном журнале.

Бланки трудовых книжек выпускает «Гознак» и реализует их через сеть официальных продавцов (приказ Минфина от 22.12.2003 г. № 117н). Причём для возможности заниматься распространением чистых формуляров трудовых книжек со стандартным уровнем защиты распространители должны заключать с АО «Гознак» письменные договоры.

Работодатели ведут бухгалтерский учет трудовых книжек с детализацией по контрагентам, поставляющим этот вид документов. Постановка на учет нового бланка должна быть отражена также в журнале учета трудовых книжек. Эта правило регламентировано постановлением № 69, датированным 10.10.2003 г.

Если документ приобретен с рук или у контрагентов, не являющихся официальными распространителями продукции «Гознака», работодатель несет ответственность по стандартам КоАП РФ.

После приобретения и получения трудовых книжек в бухгалтерском учете проводками типового характера эти бланки ставят на баланс. Для отражения стоимости трудовых применяют счет 10. Оприходование отражают дебетовой записью по счету 10 и кредитовым оборотом по счету 60. При этом сумму корреспонденции указывают без учета НДС.

Трудовая книжка продана работнику

При приеме на работу нового сотрудника, у которого нет стажа, на его имя надо завести трудовую книжку. Бланк берут обычно из запасов работодателя.

При заключении трудового договора и выдаче кадровому инспектору книжки для заполнения в учете делают запись о списании цены формуляра:

Дт 73 – Кт 10

Записанная на счет новопринятого сотрудника сумма должна быть им возмещена.

Трудовые книжки приравнены законом к бланкам строгой отчетности. Их отражают на забалансовых счетах.

При признании издержек на трудовые книжки проводки составляют двойные:

• Дт 91 – Кт 76 – отражают издержки в сумме приобретенной партии трудовых книжек (стоимость учитывают без НДС);
• Дт 006 – книжки как бланки строгой отчетности поставлены на забалансовый учет;
• Кт 006 – списана трудовая книжка, выделенная работодателем для фиксации стажа нового работника.

Расчет за книжки

Ежемесячно в бухгалтерскую службу подают данные о полученных от работников средствах в качестве возмещения стоимости трудовых книжек и вкладышей к ним. Деньги принимает ответственное должностное лицо с обязательным оформлением приходного ордера.

Оплату за бланк трудовой книжки сотрудник не вносит сразу при приеме на должность. Компенсационную плату за формуляр взимают с него в момент выдачи документа на руки.

Работник не возмещает стоимость новой трудовой книжки при условии, что:

• работодателем допущены ошибки при внесении в бланк первой записи, поэтому документ пришлось передать на уничтожение и потребовался дополнительный чистый формуляр;
• документ был испорчен по вине руководства предприятия;
• трудовые книжки персонала утрачены или испорчены в результате чрезвычайного события.

Налоги

НДС из стоимости трудовых книжек выделяют на основании счета-фактуры. Дата формирования базы обложения НДС за трудовые книжки совпадает с днем оформления документа на имя новопринятого работника.

Потом затраты работодателя на закупку кадровых бланков без учета НДС должны быть зачтены при определении налога на прибыль.

Доходы в виде возмещений за трудовые книжки признают в учете в составе внереализационных поступлений.