İK kayıtları yönetimi sıfırdan: adım adım rehber 2019

SIFIRDAN İK ÇALIŞMASI:

yeni açılan bir şirkette İK kayıtlarının oluşturulmasına ilişkin kısa, yaklaşık, adım adım kılavuz

(Halihazırda devam eden bir kampanyada işleri düzene koymak istiyorsanız, o zaman başka bir adım adım kılavuz sizin için daha uygun olacaktır - personel kayıtlarının restorasyonu >>)

Yeni açılan bir şirkete teslimat yapmakla görevlendirildiyseniz Sıfırdan İK yönetimi ve bu alanda çok az deneyiminiz var (belki yeni bir şirketin kurucusu, yöneticisi ve şu ana kadar tek çalışanısınız, acemi bir İK memurusunuz, hatta İK'ya atanan bir muhasebeci veya ofis yöneticisi veya acemi bir girişimcisiniz) ), o zaman rehberimiz size kesinlikle yardımcı olacaktır. Özellikle personel işine yeni başlayanlar için basit ve erişilebilir bir şekilde derlenmiştir.

Ve kesinlikle Sitemizin zengin rezervleri size yardımcı olacaktır :

• personel kayıtlarının yönetimine ilişkin ücretsiz referans veritabanı: 25 ana adım adım prosedür (işe alma, tatil, işten çıkarma vb.), 200 personel belgesi örneği, blok “Çalışma kitapları” (doldurma ve istişare örnekleri), 5 el kitabı personel kayıtları, istişareler, personele ilişkin makaleler) ve çok daha fazlası;
• "Practice Personel Uygulayıcısı" dergisi abonelerinin kullanımına açık geniş bir referans veri tabanı (herkes için fiyat >>): 140 adım adım talimat personel işi 1000'den fazla personel belgesi örneği, danışma ve makale kutuları, personel kayıt yönetiminin temelleri üzerine bir kurs, kitaplık ve benzeri.;
• İK yönetimi hakkındaki en iyi kitaplarımız.

Böylece personel olarak atandınız. Nereden başlayalım?

1. Gerekli yasaları, özel literatürü ve programları stoklayalım.İşinizde tüm bunlara ihtiyacınız olacak.

• Gerekli İş kanunlarının ihlali aşağıdaki sonuçlara yol açabilir: büyük para cezası. Bu nedenle iş kanunlarının bilgisine ve uyumuna sorumlu bir şekilde yaklaşılmalıdır.
• Özel literatürden size kılavuzlar sunmaktan mutluluk duyuyoruz (bunları ücretsiz olarak indirebilirsiniz) veİK yönetimi hakkındaki en iyi kitaplarımız. Sitenin referans veritabanları depoları da faydalı olacaktır.
• Personel kayıtlarının tutulacağı bir programın satın alınması konusuna yönetimle karar verin. Bu tür pek çok program var ve birçoğu uzmanlaşmış ve çok çok kullanışlı. Bazıları 1C'nin işlevselliğini bazı yönlerden atlar. Ancak çoğu şirket geleneksel olarak personel kayıtlarını 1C'de tutar. Gerçek şu ki, herhangi bir şehirde çok sayıda 1C destek uzmanı vardır, ancak diğer programları destekleyen uzmanları her yerde bulamazsınız.

2. Kuruluşun kurucu belgelerinin kopyalarını yönetimden alıyoruz ve bunları dikkatle inceliyoruz.

Personel belgeleri şirketin kurucu belgelerine uygun olmalı ve hiçbir şekilde bunlarla çelişmemelidir. Şart'ta bir müdürü işe alma prosedürünü (onu işe alacaksınız) ve maaşını belirleme prosedürünü, onunla bir iş sözleşmesinin imzalanabileceği süreyi okuyun - bazı özellikler Şart'ta belirtilmiş olabilir. Bazen Şart, kilit yönetici çalışanların işe alınmasına ve onlar için ücret sistemlerinin oluşturulmasına ilişkin prosedürü belirler (örneğin, önceden onay alınarak). Genel toplantı kurucular) ve hatta personel tablosunu onaylama prosedürü.

3. Personel çalışma alanında olması gereken ve hazırlayacağımız evrak listesini belirliyoruz.

Her halükarda kanunun gerektirdiği belgeleri hazırlayacağınız açıktır. Hangilerinin olmadığını yönetimle kontrol edin zorunlu belgelerŞirket için beste yapacaksın. Ayrıca iç iş düzenlemelerinde, diğer yerel düzenlemelerde ve iş sözleşmesi formlarında hangi özel koşulları görmek istediğini müdürle önceden netleştirebilirsiniz.

Şirketiniz mikro işletme ise 309.2'ye göre İş Kanunu RF bazı belgeleri hazırlamanız gerekmeyebilir:

"İşveren, mikro işletme olarak sınıflandırılan küçük bir işletmedir. yerel düzenlemelerin kabulünü tamamen veya kısmen reddetme hakkına sahiptir normları içeren İş hukuku(iç çalışma düzenlemeleri, ücretlendirme düzenlemeleri, ikramiye düzenlemeleri, vardiya programı ve diğerleri). Aynı zamanda düzenleme yapmak çalışma ilişkileri ve diğer doğrudan ilgili ilişkilerde, mikro işletme olarak sınıflandırılan küçük işletme kuruluşu olan işveren, bu kapsamda yer almalıdır. iş sözleşmeleriİş mevzuatı ve diğer düzenleyici hükümlere uygun olarak, çalışanların koşullarıyla ilgili konuları düzenleyen yasal işlemlerİş hukuku normlarını içeren, yerel düzenlemelerle düzenlenmelidir..."

4. Yönetmeni kaydediyoruz

Direktörün (CEO) uygun şekilde kayıtlı olup olmadığını kontrol edin. Değilse, öncelikle bir yönetmen kaydederiz. O ilk çalışan! Belgeler müdürün hangi tarihten itibaren çalıştığını göstermelidir. Bir yöneticinin işine başvurmak için adım adım prosedür geniş bir referans veri tabanında mevcuttur ve “İK Paketi”nde gerekli örnek belgeler ve tematik istişareler de mevcuttur.

5. Oluşturun personel masası, iç çalışma düzenlemeleri, diğer yerel düzenlemeler(3. maddedeki tabloya bakın).

Elbette şirketin henüz bir personel masası, iç çalışma düzenlemeleri veya diğer yerel düzenlemeleri yoktur. Hadi bunları telafi edelim. Tüm bu belgeleri yönetmenle koordine ediyoruz. Yönetmenin yorum ve isteklerini dikkate alıyor ve bunların hukuka aykırı olup olmadığını kontrol ediyoruz. Hazır seçenekler Bu belgeler kanunla belirlenen prosedüre uygun olarak (gerekirse çalışanların temsili organının görüşü dikkate alınarak) üzerinde mutabakata varılır, ardından şirket başkanı bunları onaylar. Bu tür belgelerin birçok örneğini web sitemizde ücretsiz olarak bulabilirsiniz. Bunlara benzer daha birçok örnek ve tematik yorum var, adım adım prosedürler beyanları geniş bir referans veritabanında ve “İK Paketi”nde bulunmaktadır. Web sitemizde yeni ve faydalı bir makaleyi özgürce okuyabilirsiniz " Personel: biçim ve içerik". HR Practitioner dergisi abonelerinin şu makaleyi okumasını öneririz: " İç çalışma düzenlemelerini hazırlıyoruz: yasal, düşünceli ve işverene faydalı." ve yerel düzenlemelerin şablonlarını görüntüleyin.

6. Çalışanlarla imzalanacak standart bir iş sözleşmesi formu geliştiriyoruz.

HR Practitioner dergisinin aboneleri için aşağıdaki kılavuzu öneriyoruz: "Bir çalışanı işe alıyoruz: personel sorunları". Buradan, diğer şeylerin yanı sıra, işverenin iş sözleşmesine hangi koşulları dahil etmesinin yararlı olduğunu ve tam tersine hangi koşulların istenmeyen ve tehlikeli olduğunu öğreneceksiniz.

7. Gelecekte personel çalışması yapmak için ihtiyaç duyacağımız diğer belgeleri hazırlıyoruz:

Muhasebe defterlerini, kayıt günlüklerini, zaman çizelgelerini, sipariş formlarını, sözleşmeleri hazırlıyoruz. Mali sorumluluk ve benzeri.

8. Kimin liderlik edeceği sorusuna yönetimle birlikte karar veririz çalışma kitapları .

Çalışanlar henüz işe alınmadıysa, kuruluş başkanının (yönetici) öncelikle çalışma kayıtlarını tutması gerekecektir. Bununla ilgili bir emir yayınlanıyor. Web sitemizde kuruluş başkanının çalışma kitaplarının bakımı, saklanması, kaydedilmesi ve yayınlanması sorumluluğunu üstlenmesi için örnek bir emir bulunmaktadır. Böyle bir emir zorunludur; Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi'nin bir gereğidir. Aksi takdirde işveren para cezasıyla karşı karşıya kalabilir. Daha sonra müdür bu yetkilerini yine emirle kabul edilen personel çalışanına devredebilir. Web sitemizde çalışma kitaplarının bakımı, saklanması, kaydedilmesi ve yayınlanmasından sorumlu kişilerin atanmasına ilişkin bir sipariş formu bulunmaktadır >>

9. Çalışanları işe kaydediyoruz.

Daha sonra çalışanlar çalışmaya başlayacak ve personel çalışanı için günlük çalışma aşaması başlayacak, bir zaman çizelgesi tutmak, bir tatil programı hazırlamak, tatiller düzenlemek, teşvik ve cezalar uygulamak, iş gezileri, yarı zamanlı çalışmak gerekecek işler, işten çıkarmalar ve çok daha fazlası... Kaynaklarımız tüm bu sitede size yardımcı olacaktır.

Genel tanım, personel kayıt yönetiminin, personel evraklarının kaydedilmesi ve muhafaza edilmesi süreci olduğunu söylüyor. Bu konu her ikisini de ilgilendiriyor bireysel girişimciler tüzel kişiler için de durum böyledir. Evrak işleri kesinlikle yasal normlar açıklanan kuralların işletmelerdeki tüm yöneticiler ve insan kaynakları departmanları tarafından dikkate alınması gerekmektedir. Personel kayıt yönetiminin yardımıyla personel yönetimi sürecini optimize etmek, her ekibin çalışmasını organize etmek, raporlama prosedürünü basitleştirmek mümkün olacaktır.

Personel kayıt yönetimi nedir

Personel kayıt yönetiminin temelleri, evrakların hazırlanması, doldurulması ve şirkette çalışan personele ilişkin raporlama sürecinin tamamını içerir. Düzenlenen her belgenin, çalışanın başvurusuna dayanarak oluşturulanlar da dahil olmak üzere yasal geçerliliği vardır. Personel üretimi çoğunlukla, işlevleri aşağıdaki personel işlerini içeren personel departmanı tarafından gerçekleştirilir:

• tahakkuk ücretler;
• tatillerin ve hastalık izinlerinin kaydı;
• sertifikaların kaydı.

Amaçlar ve hedefler

Bu İK departmanının görev ve hedefleri:

Yasal düzenleme

İK çalışmaları, bölgesel veya eyalet düzeyinde bir dizi düzenleyici yasa, emir ve kural dizisi tarafından düzenlenmektedir. Düzenleyici çerçevede belirtilen gerekliliklere uyulmaması bir ihlaldir. Personel işlemlerinin yürütülmesine ilişkin temel düzenlemeler:

• devlet konumuçalışma kitapları hakkında (2003);
• 2009'dan itibaren ofis çalışması ve belge yönetimi kuralları;
• çalışanlara ilişkin kayıtların tutulmasına ilişkin federal talimatlar;
• Genel Gereksinimler Bakanlıkların talimatıyla onaylananlar.

İşletmenin yasal çerçevesi

Her işletme, tüm personelin çalışmalarını düzenleyen bir dizi belge kullanır. Belgelerin hareketi ve hazırlanması, yukarıda belirtilen talimatlara ve düzenleyici çerçeveye göre gerçekleştirilir. İşletmenin yasal çerçevesi beş temel kategoriye ayrılmıştır ve işletmenin iç düzenlemeleri tarafından düzenlenmektedir:

• işletmenin tüzüğü;
• çalışma programı;
• kişisel verilerin korunmasına ilişkin standartlar;
• işgücünün korunması (federal arşiv kararnamesi ile düzenlenmiştir);
• personel çalışma programı (ve personel seviyelerine ilişkin belgeler).

Organizasyondaki personel belge akışı

İşletmelerdeki birleşik kağıt muhasebe sistemleri, kurallar da dahil olmak üzere üç ana kategoriye ayrılır. iç düzenlemeler, personel tablosu, maaş düzenlemeleri. İlk kategori, tatil programına göre evrakların dolaşımını, çalışma programıyla ilgili belgelerin doldurulmasını içerir. İkinci paragraf daha genel olup sözleşme ve evrakların hazırlanmasına ilişkin hükümleri içermektedir. Muhasebe politikası. Ücret düzenlemeleri, ücret, ikramiye, hastalık izni, izin ücreti ve işten çıkarılma durumunda kıdem tazminatının ödenmesine ilişkin tüm hususları düzenlemektedir.

T-3 formuna göre personel alımı

T-3 formundaki personel tablosu, bir işletme veya şirketteki tüm personel yapısını açıklayan tek tip bir kağıttır. Sütunlar çalışanın tam adı, pozisyonu ve kayıtlı olduğu departmana ilişkin verileri içerir. Düzenleyici ve yasal standartlara göre, bir uzmanın resmi maaşı burada belirlenmektedir. Kayıt sürecindeki herhangi bir değişiklik muhasebe departmanı tarafından bu personel tablosuna T3 formunda kaydedilmelidir. Doldurma talimatları her zaman her sütun için öneriler içerir. Toplamda belge 5 bilgi noktası içermektedir.

Çalışma programı

Çalışma programı, bir uzmanın günlük rutinini onaylayan bir belgedir. Yöneticinin programı belge akışına göre düzenlenir. Yürürlükteki mevzuata uygun olarak denetim yapılmasının gerekliliği, öğle yemeği ve molalar, raporlama ile ilgili hususları içerir. Bazı şirketlerde katip her hafta veya ayda bir rapor düzenlenmesini talep etmektedir (belgenin, doğrulama sonrasında çalışanın ve katipin imzaları ile teyit edilmesi gerekmektedir). Gelecek çalışma dönemine ilişkin bir plan ve program oluşturulur. Çalışanların çalışma saatleri kayıt altına alınmaktadır.

İş sözleşmesi

İş sözleşmesi, gelecekteki çalışan ile işveren arasında hazırlanan bir medeni hukuk belgesidir. Standart formlar Bu tür bir belge için herhangi bir belge gerekli değildir ve sözleşme, nitelikleri (pozisyon) ve çalışma süresini belirterek serbest biçimde doldurulur. İstenilen sonuç da orada yazılır. İle yasal normlar Bu tür bir belge, işin yapısını değil nihai sonucunu belirlediği için bir sözleşme belgesine çok benzer. Çalışanları kovmak için sözleşmenin sonuna kadar çalışmanız yeterlidir.

Personel siparişleri

Çalışanların işe iadeleri ve uzmanların işe alınması personel emirlerine göre gerçekleştirilir. Bu tür bir belge, personelin departmanlar arasındaki pozisyonlara ve diğer uzman hareketlerine atanmasını belirler. Personel departmanı çalışanları ve yönetim personeli, talimat ve emirlerin geliştirilmesinde rol alır. Yerel kararlar şirket yöneticileri/yöneticileri tarafından alınır. Siparişlerin tek tip bir formu vardır, düzenleyici çerçeve tarafından belirlenir. Saklama süresine göre evrakların muhasebe departmanında veya insan kaynakları departmanında (siparişin türüne göre) beş yıl veya daha uzun süre saklanması gerekmektedir.

İş tanımları

İş tanımları– tarafların (çalışan ve işveren) sorumluluklarını belirleyen ve aynı zamanda kendi pozisyonundaki belirli bir uzmanın talimatları ve sorumlulukları hakkında veriler içeren bir belgedir. Kuruluşun mührü ve sorumlu kişinin imzası ile teyit edilir. Bu belgenin doldurulması için üç kopya gerekmektedir. Biri İK departmanında, diğeri bizzat icracının yanında, üçüncüsü ise belirli bir departmanın yöneticisi veya yöneticisiyle kalır. Bu emrin amacı işletmedeki insan kaynakları yönetimi süreçlerinin optimize edilmesidir.

Personel departmanında ofis işleri nasıl organize edilir

Doğru rehberlikİK yönetimi şunları içerir: yüksek seviye sorumluluk. İK personeli imza tarihlerinin doğru olduğundan emin olmalıdır. Çalışma kitaplarının ve diğer personel belgelerinin bakımını dış kaynak şirketlerine emanet edebilirsiniz. İK personelinin sorumlulukları:

• tatillerle ilgili bir çalışma programı ve muhasebe belgeleri oluşturmak;
• işgücü koruması için belgeler hazırlamak (gerekli Devlet kurumları);
• emirleri hazırlamak ve vermek;
• Bordro hesaplamalarını yapmak ve ikramiye ödemelerini kontrol etmek.

Şirket içi İK hizmeti

Tam zamanlı bir İK hizmeti, tüm muhasebe ve tüm evrak işlerinin yalnızca İK departmanından işe alınan tam zamanlı kişiler tarafından yürütülmesi durumunda gerçekleştirilir. Evrak işlerini sürdürmenin bu modu, 20-30 kişilik personeli olan işletmeler ve şirketler için geçerlidir. Devlet standartları, tüm siparişlerin ve diğer gerekliliklerin biçimine sıkı sıkıya bağlı kalmayı gerektirir, aksi takdirde varlık para cezası alabilir. Bir tüzel kişiliğin 30 kişiye kadar istihdam ettiği hizmet sektöründe, dış kaynak şirketlerinin hizmetlerinden yararlanmak daha karlı.

İK çalışmaları için dış kaynak kullanan bir şirketten uzmanların çekilmesi

İK uzmanlarını dış kaynak kullanan bir şirketten işe almak paradan tasarruf edecek ve genel personel sayısını azaltacaktır. Bağımsız uzmanlar, sipariş ve programların hazırlanmasına ilişkin gerekli çalışmaların tamamını yürütür. Ayrıca özel bir günlük tutarlar ve şirketteki her uzmanın çalışma prosedürünü düzenlerler. İK yönetiminin dış kaynak kullanımı, tüzel kişiliğin kendi İK departmanına sahip olmaması, ancak bu görevi makul bir ücret karşılığında ayrı bir ekibe devretmesi ile karakterize edilir.

Sıfırdan adım adım personel muhasebesi

İK departmanı dokümanlarının kayıtlarını tutmak için ofis ekipmanları ve ofis ekipmanları gereklidir. Güçlü bir kasaya sahip olmak önemlidir. Sipariş, belge yönetim sisteminin bir başkanını atamalıdır. Bundan sonra iç eylemler oluşur. Şirketteki her çalışan için çalışma kitabının saklanacağı ayrı bir klasör oluşturulması gerekmektedir. Personel kayıtlarının yönetimi, bu belgelerin uzmanın pozisyondaki tüm çalışma süresi boyunca korunmasını gerektirir. Bölümün tüm faaliyeti boyunca bilgiler defterlere girilir ve siparişler düzenlenir.

İK çalışanları için gereksinimler

İK yönetimi, belirli teorik ve pratik beceriler gerektiren nispeten karmaşık bir süreçtir. Bu pozisyona ilişkin düzenleyici çerçeve, bir uzmanın bu pozisyonu işgal edebileceği koşulların bir listesini içerir. Eğitim kurumları Personel kayıt yönetimi gibi ayrı bir profil bulunmamaktadır. Yöneticiler ve yöneticiler İK departmanındaki faaliyetlere uygundur. Yani işverenler şu özelliklere sahip kişileri görevlendiriyor: hukuk eğitimi, bilgi güvenliği veya belge yönetimi.

Personel memurunun hakları ve sorumlulukları

Bu tür yetkililerin ilk yükümlülüğü yasal çerçeveyi bilmek, kurallara uymaktır. belirlenmiş kurallar muhasebe. Personel kayıtlarının tutulması sırasında uyulması gereken makaleler ve federal yasalar yukarıda belirtilmiştir. İK görevlisi çalışanlardan bilgi alma, kişisel klasörleri görüntüleme, muhasebe defterini (maaşları) görme hakkına sahiptir. Bu profildeki uzmanların yetkileri arasında imza atmak ve personel verimliliğini artırmak için işverenlerle birlikte çalışmak yer alıyor.

Personel kayıtlarının tutulması

Günümüzde İK kayıtları hem yazılı hem de dijital ortamda yapılmaktadır. Dokümantasyon yetkili çalışanlar tarafından bizzat imzalanır. Tüm şablonları ve formları birleştiren belgeleri korumak için devlet standartları kullanılır. GOST R 6.30-2003 ve GOST R 7.0.8-2013 standartlarının dikkate alınması gerekmektedir. Önemli kağıtlar özel klasörlerde veya metal kasalarda saklanır. Faaliyet kapsamına ve şirketin büyüklüğüne bağlı olarak uzmanların raporlama sıklığı konusunda farklı gereksinimlere uyması gerekir.

Personelin aranması ve kaydedilmesi

Başlangıçta, çalışanları kaydetmeden önce, katı kriterleri karşılayacak uzman personel bulmanız gerekir (bunlar işin özellikleriyle ilgili olmalıdır). Bunu yapmak için uzman büroları, ajansları, iş arama sitelerini, iş borsalarını veya gazetelerde, medyada ve web sitelerinde yer alan özel reklamları kullanırlar. Bundan sonra zorunlu personel belgeleri, kayıt yapılır ve bir iş sözleşmesi veya sözleşme imzalanır.

İşe alma aşamaları

Kişileri pozisyonlara kaydetme prosedürleri, iş başvurusunda bulunan kişiyle ilgili bilgilerin özel bir günlüğe girilmesiyle başlar. Muhasebe sayfası deneyim, hizmet süresi ve daha önce tutulan pozisyon hakkındaki bilgileri kaydeder. Onayın ardından, bir kişiyi belirli bir göreve atamak için bir emir hazırlanır. Son aşama Bir şirkette veya departmanda bir dosya hazırlayarak kişisel bir klasörün oluşumu haline gelir. Sözleşme, tutulan pozisyona ilişkin görevler ve maaş hakkında bilgileri belirtir.

Kişisel kartlar ve çalışanın kişisel dosyasının oluşturulması

Personel belgesi türleri arasında çalışanın kişisel kartı yer alır. İle ilgili tüm bilgileri içerir Medeni hal, soyadı, fotoğrafı yapıştırılır ve doğum tarihi yazılır. Bütün bunlar işverenler tarafından şirket personelinin her bir üyesi hakkında bir veri paketi oluşturmak amacıyla yapılıyor. Kanuna göre bu veriler üçüncü kişilere aktarılamaz. Kişisel işleri yürütmek için klasörler, dolaplar ve hatta metal kasalar kullanılır (şirket ofisinin ekipman seviyesine bağlı olarak).

İK dergileri

Basılı kağıt ürünleri raporlamayı sistemleştirmeye ve belge akışını basitleştirmeye yardımcı olur. Ofis işleri için günlük şeklindeki belgeler aşağıdaki türleri içerir:

• bir şirkete veya işletmeye teslim edilen belge ve evrakları kontrol etmek;
• zaman kontrolü, iş gezileri dönemleri;
• her türlü notu, beyanı kontrol etmek;
• İş kayıtlarının güvenliğini sağlamak için kayıtlar.

İş kayıtlarının tutulması

Personel kayıtları yönetimi, uzmanların iş kayıtlarının kayıtlarını tutmasını zorunlu kılar. Bir kişinin işletmeye resmi olarak kayıtlı olması durumunda tüm kayıtlar tutulur. Çalışana işten çıkarıldığında bir çalışma kitabı verilir. Bu belge, pozisyon ve ödüllerle ilgili tüm değişiklikleri kaydeder. Sıfırdan İK eğitimi şunları içerir: zorunlu öğelerçalışma kitaplarının doğru yürütülmesi hakkında. Oluşan hatalar İK personeli tarafından düzeltilir. Bunlar tespit edilirse, uzmanlar idari ihlalle suçlanabilir.

Belgelerin sistemleştirilmesi ve saklanması

Belgelerin denetimi ve saklanması konusunda ayrı mevzuat normları oluşturulmuştur. 17. Maddeden bahsetmek önemlidir Federal yasa arşiv tutmakla ilgili. Şirketlerin ve işletmelerin yönetiminin gerekli süre boyunca arşiv belgelerinin güvenliğine dikkat etmesi gerektiğini belirtir. Depolama süresi yasayla belirlenir ve devlet standartları. Kağıt belgelerin bütünlüğünü sağlamak için metal yanmaz kasalar ve dolaplar kullanılır.

Gerektiğinde belgelerdeki veriler Devlet İstatistik Komitesine aktarılır. Rusya Federasyonu. Kağıt dolaşımının otomasyonu ve dijitalleştirilmesi, personel çalışmalarını yönetme sürecinin optimize edilmesinde öncelikli alanlardan biridir. Günümüzde raporların çoğu hazırlanmıyor kağıt formunda. Bu, iş dünyası liderlerinin ve yöneticilerinin arşivi bir, üç, beş veya daha fazla yıl süreyle saklama sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Elektronik personel kayıtları

Elektronik kullanırken Personel kayıtları Kişisel verilerin korunması kanunu gereği belgelerin güvenlik şartlarına uyulması ve arşive erişimin azaltılması önem arz etmektedir. Elektronik belge kaydının birçok avantajı vardır:

1. belgelere hızlı erişim;
2. dosyaları şifrelerle korumak;
3. kağıtları saklamak için kasa satın almaya gerek yoktur;
4. yerden tasarruf Ofis alanı– Sabit diskte 10 bin veya daha fazla belge saklanabilir;
5. zamandan tasarruf edin - herhangi bir belgeyi 1-2 dakika içinde imzalayabilir ve bilgisayarınızdaki sabit disk arşivinde bulabilirsiniz.

Video

İçin dokümantasyon Bir organizasyondaki tüm İK operasyonları belirli bilgi ve beceriler gerektirir.

İşletmedeki ofis işleri, bağımsız olarak geliştirilen ve direktör tarafından onaylanan talimatlarla düzenlenir. Bu bir iç düzenleyici kanundur ve işletmenin tüm çalışanlarının buna uyması zorunludur. İK departmanı bunun uygulanmasını geliştirir ve izler.

Kanun, çalışanın işverenle olan iş ilişkisinin tüm yönlerini belgeleyen birçok belgenin hazırlanmasını gerektirmektedir.

Deneyimli ve acemi personel memurlarının becerilerini geliştirmeleri gerekmektedir. Onlara yardımcı olmak amacıyla personel yönetimine ilişkin teorik derslerin sunulduğu internet siteleri oluşturulmuştur.

Personel kayıtları, personelin faaliyetlerini yansıtır ve emekli maaşlarının hesaplanmasında temel rol oynayan çalışanların hizmet süresini doğrular. Yönetim, işletmenin belgesel fonundan sorumludur.

Kağıt üzerinde kontrolün ana detayları

Personel kayıtlarının yetkili organizasyonu bilgi gerektirir düzenleyici yapı, değişikliklerini takip etmek, kullanılan belgelerin formlarındaki yönlendirme.

Hangi amaçla yapılıyor?

Personel kayıtlarının tutulmasına ilişkin prosedür kanunla düzenlenir. Açık büyük işletmelerİle büyük personelçalışanlar, kural olarak bir personel servisi oluşturur. Çalışanları, ilgili belgeleri Rusya Federasyonu'nun düzenleyici çerçevesinin gerekliliklerine uygun olarak hazırlar.

Belgeler birleşik bir forma sahip olabilir veya işletmede geliştirilebilir ve yerel kanunlarda onaylanabilir.

Personel kayıt yönetimi, personel muhasebesi, çalışma saatleri ve bordro hesaplamaları ile ilgili belgelerin geliştirilmesini ve saklanmasını amaçlayan bir faaliyettir.

Personel konuları aşağıdaki pozisyonları içermektedir:

• istihdam kaydı;
• işçilerin iç hareketi;
• işten çıkarılma;
• yönetici ve çalışanlar arasındaki ilişkilerin düzenlenmesi;
• emek sürecinin organizasyonu;
• diğerleri.

Personel kayıtlarının uygun şekilde düzenlenmesi bir takım sorunların çözülmesine yardımcı olur.

Ana hedefleri tabloda sunulmaktadır:

Moskova'da ve Rusya Federasyonu'nun diğer büyük bölgelerinde, ayrı bölümleri olan kuruluşlar personel kayıtlarını çevrimiçi olarak tutabilirler. Bu amaçla elektronik ortamda belge alışverişine olanak tanıyan uygun programlar geliştirilmiştir.

Yasal çerçeve

Personel kayıtlarının yönetimine ilişkin yasal dayanak, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nda yer almaktadır.

Bu aktivite bir dizi yönetmelikle düzenlenmektedir:

• Doldurma ve kullanma talimatları birincil belgeler muhasebe ve ücretlendirmeye ilişkin (01/05/04 tarih ve 1 sayılı Devlet İstatistik Komitesi Kararı);
• birleşik belgeler ve bunların hazırlanmasına ilişkin gereklilikler (03.03.03 tarih ve 65 sayılı Gosstandart Kararnamesi);
• Federal kurumlar için ofis çalışmalarına ilişkin standart talimatlar yürütme gücü(Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 08.11.05 tarih ve 536 sayılı Emri);
• Arşivlerin işleyişine ilişkin kurallar (Rosarkhiv Kurulu'nun 02/06/02 tarihli kararı);
• Federal yürütme makamları için ofis çalışma kuralları (Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 15 Haziran 2009 tarih ve 477 sayılı Kararı);
• 27 Temmuz 2006 tarih ve 149-FZ Sayılı Bilgi, Korunması ve Bilgi Teknolojileri Kanunu;
• 02.05.06 tarih ve 59-FZ sayılı Rus vatandaşlarının itirazlarının değerlendirilmesine ilişkin Kanun;
• Kanunu devlet dili 01.06.05 tarihli RF No. 53-FZ;
• 22 Ekim 2004 tarih ve 125-FZ Sayılı Arşiv İşleri Kanunu;
• 29 Temmuz 2004 tarihli ve 98-FZ Sayılı Ticari Sırlara İlişkin Kanun;
• 22/12/03 tarih ve 117n numaralı çalışma kitaplarına ilişkin sipariş;
• 10.10.03 tarih ve 69 sayılı çalışma belgelerinin doldurulmasına ilişkin talimatların kabulüne ilişkin Karar;
• 16 Nisan 2003 tarih ve 225 sayılı çalışma kitapları hakkında karar;
• Rusya Federasyonu Silahlı Kuvvetleri Genelkurmay Başkanlığı'nın talimatları.

Zorunlu belgeler

Rusya Federasyonu İş Kanunu, kuruluşların kendilerine ait olmasını zorunlu kılmaktadır. Yasama çerçevesi bir dizi zorunlu yerel düzenleyici belgeler.

Bunlar şunları içerir:

Düzenleyici kanunlar

Bir yönetici işe alındıktan sonra kuruluşun normal işleyişi için gerekli olan pozisyon sayısı belirlenir. Elde edilen rakamlar, üretim döngüsü ve işletme faaliyetlerinin diğer özellikleri dikkate alınarak hazırlanmaktadır.

Bir belge hazırlamak için genellikle birleşik bir form kullanılır. Örneği internetten ücretsiz olarak indirebilirsiniz. İşveren kendi takdirine bağlı olarak programı değiştirme hakkına sahiptir.

Belge, pozisyonları yöneticiden başlayıp destek personeliyle biten hiyerarşik sırayla listeliyor. Her biri için eyalet başına düşen birim sayısı, maaş ve ödenekler belirtilir.

Bir sonraki aşamada bir çalışma programı oluşturulur. Tüm çalışanların çalışma programlarını temsil eder. Vardiya varsa detaylı vardiya programları oluşturulur. Belge, aşağıdaki gereksinimleri kısaca açıklamaktadır: dış görünüşçalışanlar, davranışlar, günlük rutin vb.

Daha sonra iş sözleşmesinin formu geliştirilir. Bu durumda, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun temel normları ve şirketin iç düzenleyici belgeleri dikkate alınmalıdır. Bir iş sözleşmesi genellikle kuruluşun avukatı veya dışarıdan biri tarafından hazırlanır.

Belge aşağıdaki öğeleri içermelidir:

• tüzel kişi hakkında bilgi: yöneticinin adı, adresi, telefon numarası, tam adı ve pozisyonu;
• çalışan pasaportu ayrıntıları;
• çalışanın pozisyonu, sözleşme türleri (sürekli veya sabit süreli) ve işyeri (ana veya ek);
• bu pozisyona ilişkin talimatlara atıfta bulunarak ana sorumlulukların bir listesi;
• ücretler, ek ödemeler, sosyal haklar, tatiller hakkında bilgi;
• çalışma programı, fazla mesai ödemesi;
• sözleşmenin feshi nedenleri ve diğer koşullar;
• tarafların imzaları ve detayları, şirket mührü.

İK görevlilerinin çalışmalarını kontrol etmek ve optimize etmek için yönetim, iç veya bağımsız bir denetim yapabilir. Bu, personelden kaynaklanan idari ceza, anlaşmazlık ve şikayet riskinin azaltılmasına yardımcı olur.

İK kayıtlarını sıfırdan düzenlemenin aşamaları

Personel kayıtları oluşturmak için aşağıdaki adım adım talimatları kullanmak uygundur:

Bu talimat bu konuda tecrübesi olmayan çaydanlıklar için de uygundur.

Kayıtlar nasıl tutulur?

Kayıtları korumak için belge akışını uygun şekilde düzenlemeniz gerekir.

Bunu yapmak için aşağıdakileri yapmanız gerekir:

• bir iç düzenleyici çerçeve geliştirmek;
• her personel birimi için bir personel masası hazırlamak;
• personel düzenlemeleri yapmak;
• hazırlanmak iş sözleşmeleri;
• personel için formlar geliştirmek;
• T-2 kartlarını verin;
• çalışanlar için başvuru formlarını onaylamak;
• iç siparişleri hazırlamak.

Tüm personel eylemleri onaylanmalıdır. Listeleri yönetmeliklerle sabittir.

Ek noktalar

Sıfırdan personel muhasebesi, personelin işe alınmasıyla başlar. Başvuru sahiplerinin iş için doğru şekilde kaydedilmesi ve gerekli belgelerin hazırlanması önemlidir.

Personel ve tatiller

Bir işletmede bulunması gereken zorunlu standart belgelerden biri personel tablosudur (T-3 formu).

• yapısal birimlerin ve konumların listesi;
• her pozisyon için personel birimi sayısı;
• maaşlar, pozisyona göre ödenekler;
• kuruluşun maaş fonu.

Bölümler, kuruluşun işleyişi açısından önem derecelerine göre belgede belirtilir. Bunların içinde çalışan pozisyonları da önem sırasına göre listelenmelidir. İş sözleşmelerindeki ve personel programlarındaki iş unvanları eşleşmelidir.

Kadro düzenlemesi, çalışanların tam adlarının pozisyonlarına uygun olarak girildiği bir çizelge şeklidir.

Tatil programı (T-7 formu) provizyon zamanı hakkındaki bilgileri yansıtır yıllık izin tüm çalışanlara. Bir yıl boyunca derlendi. Sendika organıyla mutabakata varılarak müdür tarafından onaylanır. Belgenin yeni yıldan en az 2 hafta önce tamamlanması gerekmektedir. Girilen veriler hem çalışanlar hem de işverenler için zorunludur. Yararlanıcılar için istisna geçerlidir.

Program aşağıdaki ayrıntıları içerir:

• Bölüm Adı;
• İş unvanı;
• İşçinin tam adı ve personel numarası;
• tatil günlerinin sayısı;
• plan ve gerçekleşene göre tatile çıkma tarihleri;
• tatili yeniden planlamanın nedeni, tahmini tarih.

Tatilden 2 hafta önce bu durum çalışana bildirilir. Çalışanın imzaya aşina olduğu bir emir verilir. Kasım ayında, tüm departman başkanlarının tatil programlarını 1 Aralık'a kadar muhasebe departmanına bildirmelerini zorunlu kılan bir talimat hazırlayabilirsiniz. Bu, genel programın hazırlanmasını kolaylaştıracaktır.

Çalışan kaydı

Bir kuruluşun tam teşekküllü çalışması çalışanların işe alınmasıyla başlar. Boş kontenjanların doldurulması evraklarla birlikte yapılır.

Çalışanları işe alırken İK görevlisinin sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

• başvuru sahibinin başvurusunun özel bir dergiye kaydedilmesi;
• yeni gelenleri güncel talimatlar ve yerel düzenlemelerle tanıştırmak;
• bir iş sözleşmesi hazırlamak ve taraflarca imzalanmasını izlemek;
• sözleşmenin bir kopyasını çalışana vermek ve kuruluşun antetli kağıdına bununla ilgili bir not koymak;
• siparişin muhasebe defterine uygulanması ve kaydedilmesi;
• kişisel kartın doldurulması, belgelerin dosyaya doldurulması (başvurular, kişisel evrakların kopyaları, siparişler, sözleşmeler);
• çalışanın maaşını hesaplamak için belgelerin muhasebeciye aktarılması.

Personel kayıtları yönetim sistemi oluştururken öncelikle hangi belgelerin hazırlanması gerektiğine ve hangilerinin belirli bir faaliyet alanı için gerekli olduğuna karar vermelisiniz.

Gerekli belgeler şunları içerir:

• personel siparişleri (kabul, transfer vb.);
• personel siparişleri (tatiller, ikramiyeler, iş gezileri vb. için);
• T-2 kartları;
• iş gücü;
• anlaşmalar;

Gerekli diğer belgeler aşağıdakileri içerir:

• personel alımı;
• Uzatma konumu;
• seyahat Günlüğü;
• iç sıra kuralları;
• diğerleri.

İş tanımlarını ve toplu sözleşmeyi sürdürmek gerekli değildir, ancak hemen hemen her işveren bu belgelere sahiptir.

Zorunlu belgelerin listesini oluşturduktan sonra yasal belgeleri incelemelisiniz. Bunlara dayanarak başka belgelerin geliştirilmesi gerekiyor. Listeleri tüzel kişiliğin faaliyetlerinin niteliğine ve çalışma koşullarının özelliklerine bağlıdır. Örneğin, çalışanlara üniforma ve KKD sağlanması gerekiyorsa bunların verilmesine ilişkin prosedür, zamanlama ve hangi çalışanların bunlara ihtiyaç duyduğuna ilişkin bir talimat hazırlamak gerekir.

Tazminat ve çalışma hakları Özel durumlar: Tehlikeli endüstrilerde, düzensiz çalışma saatleri, gece çalışması vb. Daha sonra personel kayıtlarının yönetimine ilişkin Yönetmelik hazırlanır. Kuruluşun çalışması için gerekli kağıtların listesini, bunların yürütülmesi ve saklanmasına ilişkin prosedürü yansıtır.

Mevzuat böyle bir Yönetmeliğin geliştirilmesini zorunlu kılmamaktadır ancak personel memurlarının işlerini önemli ölçüde kolaylaştıracaktır. Çalışmak yeni organizasyonÖnce müdür işe alınır, ardından personelin geri kalanı işe alınır.

Gerekli pozisyonların bileşimi ve sayısı personel tablosuna yansıtılır. Çalışma kuralları tüm çalışma programlarını, çalışanlara yönelik gereksinimleri vb. yansıtır. Rusya Federasyonu İş Kanunu normlarına dayanarak standart bir iş sözleşmesi geliştirildi.

Muhasebe günlüklerini kullanmadan önce hazırlanmaları gerekir: sayfalar numaralandırılmalı, dikilmeli ve mühürlenmelidir. Firmware'in son sayfasına bir parça kağıt yapıştırılmıştır. Üzerinde sayfa sayısı belirtilir, yönetici veya sorumlu yönetici imzalar ve kaşe basar. Derginin ilk sayfasına kuruluşun adı ve bakımının başlangıç ​​tarihi yazılır.

Personel kayıt belgelerinden en önemlilerinden biri çalışma kitabıdır. Bunları yürütmek için emir atar sorumluluk sahibi kişi, onları dolduran ve güvenliklerinden sorumlu olan.

SSS

Personel kayıtlarının düzenlenmesi bazı incelikler ve nüanslar:

Bu nedenle, bir işletmede personel kayıt yönetimini organize etmek karmaşık bir prosedürdür. Düzenleyici çerçevenin ayrıntılı bir şekilde incelenmesini ve tüm değişikliklerin izlenmesini gerektirir. Personel kayıtlarının yetkin bir şekilde oluşturulması, iş ilişkilerinin yasa çerçevesinde kurulmasına katkıda bulunur. Bir personel memuru yetiştirmek için işveren uzman şirketlerin hizmetlerinden yararlanabilir.

Makalede size bir sekreterin gelecekteki personel departmanının temelini ve personele ilişkin belge arşivini nasıl atabileceğini, personel kayıtlarını yürütme ve kurallara uyma sorumluluklarını nasıl resmileştireceğini anlatacağız. Minimum gerekli iş mevzuatı standartları.

SEKRETER-PERSONEL GÖREVLİSİ: SORUMLULUKLARIN ATANMASI

Sanatın birinci kısmına göre. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 60.2'si, bir çalışana iş sözleşmesinde belirtilmeyen ek görevlerin yalnızca ek ödeme karşılığında verilmesi mümkündür.

Bir sekreteri yeni sorumluluklarla "mutlu edemezsiniz". Görevleri emirle resmileştirilmiştir. Ayrıca iki sipariş hazırlamanızı öneririz. İlkinde (organizasyonel), personel kayıtlarının tutulmasından sorumlu bir çalışanın atanması gerekmektedir (Örnek 1).

İkincisinde (personel için) sorumlulukları belirleyin, ödeme tutarını belirtin ve çalışanın rızasını alın (Örnek 2). Bu siparişler kişisel veriler içerir, ancak içlerindeki kişisel bilgilerin "ağırlık kategorileri" orantısızdır: çalışanın personel kayıtlarıyla meşgul olduğu gerçeği bir sır değildir (başkalarından gizlenmesi pek olası değildir), ancak onun miktarı ücretlendirme kapatıldı kişisel bilgi Dışarıdan gelenlerin bilmesine gerek yok. Her iki sipariş de aynı gün verilir.

PERSONEL İÇİN ZORUNLU BELGELER

Her kuruluşun sahip olması gereken belgeler vardır; her denetim öncelikle bunları isteyecektir. Eğer sekreter artık personel kayıtlarından sorumluysa, o zaman bu zorunlu işe alımın mümkün olan en kısa sürede sağlanması gerekecektir. Bu belgelerin bir listesini açıklamalı bir tablo şeklinde sunuyoruz. Belgeleri numaralandırmayacağız - zorunlu olma dereceleri aynı ve en yüksektir.

Bu liste ayrıntılı değil. Dolayısıyla, kuruluşun ana faaliyeti üretim ise, büyük olasılıkla, bir vardiya programı geliştirmek, üretim standartlarını onaylamak, tehlikeli çalışma koşullarına sahip pozisyon ve mesleklerin bir listesini, ek çalışma hakkı veren işleri geliştirmek gerekli olacaktır. ayrıl ve hepsi bu değil. Ancak bu belgelerin artık kendisine atanmış bir personel memurunun sorumluluklarını taşıyan bir sekreter tarafından değil, bir çalışma ekonomisti ve bir iş koruma uzmanının da dahil olduğu tam bir ekip tarafından geliştirilmesi gerekmektedir.

Sekreter listelenen tüm LNA'ları bağımsız olarak geliştirebilir mi? Muhtemelen evet. Ancak tek başına değil, baş muhasebeci veya kuruluşun başkanıyla birlikte daha iyi. Her şeyden önce bu, çalışanların ücretlendirilmesi prosedürünü belirleyen LNA'lar için geçerlidir.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN BELGELER

İşveren, 152-FZ sayılı Federal Kanun uyarınca çalışanların kişisel bilgilerinin güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. Kişisel verilere ilişkin hükümlerin onaylanması yeterli değildir.

Ek olarak gerekli:

Çalışanların kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin yazılı izin;

Meslektaşlarının kişisel verilerini işleyen çalışanların, bunların ifşa edilmemesine ilişkin yazılı yükümlülükleri;

Kişisel verileri içeren belgelerin saklanması için özel rejim.

Yasanın lafzına sıkı sıkıya uyuyorsanız, önce çalışanın kendi kişisel verilerini işlemesine izin vermesi ve ancak o zaman bir iş başvurusunda bulunması gerekir. Bu gönüllülük gerektiren bir durumdur ancak pratikte izinsiz iş başvurusunda bulunmak imkansızdır. Dolayısıyla bu izin istisnasız kuruluşun tüm çalışanlarına verilmektedir. Standart biçim onun için değil ama Örnek 3'teki gibi bir tane kullanabilirsiniz.

Meslektaşların kişisel bilgileri genellikle personel kayıtlarından sorumlu sekreter tarafından işlenir ve Baş Muhasebeci. Çalışanlara ilişkin bilgilerin ifşa edilmeyeceğine dair taahhüt vermeleri gerekmektedir (Örnek 4).

PERSONEL SİPARİŞLERİ

yansıtan ana belge yönetim kararları personel başkanı, - sipariş. Emirler, kabul ve işten çıkarmaları, tatilleri ve terfileri, sorumluluk atamalarını ve iş gezilerindeki atamaları vb. resmileştirir. Bu nedenle personel siparişlerine personel departmanında ve arşivde merkezi bir yer verilir.

Personel için en yaygın sipariş türleri, personel memurunun yalnızca doldurması gereken hazır formlara sahiptir:

Bir çalışanın işe alınmasına ilişkin emir (birleşik form No. T-1*);

Bir çalışanın başka bir işe devredilmesi durumunda (form No. T-5*);

Çalışana izin verilmesi durumunda (Form No. T-6*);

Bir çalışanla yapılan iş sözleşmesinin feshi (fesih) üzerine (işten çıkarılma) (Form No. T-8*);

Bir çalışanı iş gezisine gönderirken (form No. T-9*);

Çalışan teşvikleri hakkında (form No. T-11*).

Rusya'daki İK memurlarının çoğu birleşik formlar kullanıyor: İK memurlarının kendileri, çalışanlar ve (en önemlisi) Devlet Çalışma Müfettişliği'nden (GIT) müfettişler bunlara alışkındır. Birleşik belge formlarının kullanılması kararı sıraya kaydedilmelidir (Örnek 5).

Kendi belge formlarınızı geliştirmek, tekerleği yeniden icat etmeye benzetilebilir. Ancak eğer bir arzu varsa, geliştirilen formlar Devlet İstatistik Komitesi tarafından onaylananlardan daha az bilgi içermemelidir.

Birleştirilmiş sipariş formları, bir personel sekreterinin standart personel eylemlerini resmileştirmesi için fazlasıyla yeterlidir. Ancak personel için başka emirler de var: Bunlar ana faaliyetlere ilişkin emirler şeklinde düzenlenir ve birleşik bir formu yoktur. Örneğin, personel kayıtlarının tutulmasına ilişkin sorumlulukların atandığı bir emir (bkz. Örnek 2). Ayrıca soyadının değiştirilmesine, artış yapılmasına, tatilin iptaline veya ertelenmesine de karar verilebilir. Ana faaliyet için emir şeklinde hazırlanan bu belgeler, personel için emir olarak kalır: kişisel veriler içerir ve personel için emirler için belirlenen süreler boyunca saklanır.

Personel siparişlerinin saklanması. Kuruluşun varlığının ilk gününden itibaren personele yönelik siparişler, temel faaliyetlere ilişkin siparişlerden ayrılmalıdır. Bu öncelikle farklı raf ömründen kaynaklanmaktadır. Sanatın “a” paragrafına göre. 19 Devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sürecinde oluşturulan, saklama sürelerini gösteren standart yönetim arşiv belgelerinin listesi (02/08/2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanmıştır, 02 tarihinde değiştirilmiştir) /16/2016; bundan sonra 2010 Listesi olarak anılacaktır) temel faaliyetlere ilişkin siparişler kalıcı olarak saklanır. Personel siparişleri - 5 yıl (2010 Listesinin “b” (2) maddesi) veya 50 yıl (22 Ekim 2004 tarihli 125-FZ sayılı Federal Kanunun 22.1 maddesinin 2. maddesi “Rusya Federasyonu'nda Arşiv İşleri Hakkında) ”, 18 Haziran 2017 tarihinde değiştirilen şekliyle; bundan sonra 125-FZ sayılı Federal Kanun olarak anılacaktır).

İkincisi, örgütün tasfiyesi üzerine personel siparişleri devlet deposuna aktarılacak. Temel faaliyetlere ilişkin emirlerin Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun ilgisini çekme olasılığı çok düşüktür, bu nedenle büyük olasılıkla imha edileceklerdir.

Vaka oluşturmanın nüansları. Personel siparişleri kasalar halinde oluşturulur. Takvim yılı. En az iki durum olmalıdır: birincisi raf ömrü 5, ikincisi ise 50 yıldır. İlerleyen süreçte personele daha fazla sipariş geldiğinde vaka sayıları da artacak. Örneğin, ayrı vakalar oluşturulacaktır: "Yıllık ücretli izin sağlanmasına ilişkin emirler", "Çalışanların işe alınması, işten çıkarılması, devredilmesiyle ilgili emirler", "Ebeveyn izninin sağlanmasına ilişkin emirler" vb. Bununla birlikte, bir kuruluşun faaliyete geçtiği ilk yıllarda sipariş konularının kapsamı genellikle çok çeşitli değildir, bu nedenle iki şeyle idare edebilirsiniz:

Durum 1 - Yıllık ücretli izin verilmesine ilişkin emirler, öğrenci izni, Ö disiplin yaptırımları kısa süreli iş gezileri hakkında (saklama süresi - 5 yıl);

Durum 2 - kabul, transfer, işten çıkarılma, ikramiyeler, ebeveyn izni sağlanması, ücretsiz izin (saklama süresi - 50 yıl) için emirler.

İŞ SÖZLEŞMELERİ, KİŞİSEL KARTLAR, İŞ AŞÇILARI

Çalışanların iş sözleşmeleri, özlük kartları ve çalışma defterleri personel memurunun masaüstü belgeleridir. “Zorunlu İK Belgeleri” bölümünde bunlardan bahsetmedik çünkü bunlar yerel düzenlemeler değil, her çalışan için ayrı ayrı geçerli olan belgeler. Hepsi gereklidir:

İş sözleşmesi - Sanat uyarınca. Rusya Federasyonu'nun 56 İş Kanunu;

Çalışma kitabı - çalışma kitaplarının bakımına ilişkin Kurallara uygun olarak;

Çalışanın kişisel kartı - bunu muhafaza etme ihtiyacı, çalışma kitaplarını muhafaza etme Kurallarının 12. maddesinde belirtilmiştir.

Çalışanın kuruluşa girişiyle eş zamanlı olarak kişisel bir kart (birleşik form No. T-2) oluşturulur. Çalışanın kişisel verilerini, organizasyondaki hareketleri, tatilleri, ödülleri vb. Hakkında tüm bilgileri içerir.

İş sözleşmesi, kişisel kart ve çalışma kitabı, çalışanın kuruluştaki tüm çalışma süresi boyunca geçerli belgelerdir. Çalışanın bir kuruluşta 20 yıldır çalışıyor olması durumunda iş sözleşmesi, çalışma kitabı ve özlük kartı 20 yıl süreyle devredilebilir. Ancak çalışanın işten çıkarılmasından sonra ofis işleri nedeniyle kapatılırlar.

Bu üç belge geçerli olmakla birlikte, kişisel verileri içeren belgelerin saklanması gerektiği için personel memuru tarafından saklanır ve saklanır (bununla ilgili daha fazlası aşağıdadır).

Ofis işleri nedeniyle kapatılan iş sözleşmeleri ve özlük kartları personel arşivine saklanmak üzere gönderilir. İşten çıkarılma durumunda çalışma kayıtları çalışanlara iade edilir. Tabii ki, istisnalar da var çeşitli sebepler istifa eden çalışan çalışma kitabını almadı - bu zaman zaman olur. Çalışma kitabının iade edilmesi gereken bir belge olduğu ve çalışanın (veya yakınlarının) teorik olarak bu belgenin tüm saklama süresi boyunca bunu talep edebileceği ve sürenin 50 yıl olduğu unutulmamalıdır (Madde 22.1'in 2. fıkrası). 125-FZ Sayılı Federal Kanun). Bu nedenle unutulan çalışma kitapları hiçbir durumda bir araya getirilmez.

Vaka oluşturmanın nüansları. Arşivde yer alan iş sözleşmeleri ve özlük kartları, “İhraç edilenlerin iş sözleşmeleri” ve “İhraç edilenlerin özlük kartları” olarak adlandırılan dosyaları oluşturmaktadır. Bu dosyalar aynı şekilde ciltler halinde oluşturuluyor: önce işten çıkarılma yılına göre, sonra da eski çalışanların isimlerine göre alfabetik olarak.

PERSONEL BELGELERİ ARŞİVİ: TEMEL ATILMASI

Sanat uyarınca. 125-FZ sayılı Federal Kanunun 17'si, kuruluş personele ilişkin belgeleri saklamakla yükümlüdür. Sekreter sadece ek olarak personel memurunun görevlerini yerine getirirken elbette personel arşivini tam olarak tutamayacaktır. Daha sonra organizasyon bir personel departmanına dönüştüğünde uzmanlar bununla ilgilenecektir. Ancak o zamana kadar sekreterin zorunlu asgari gerekliliklere uyması gerekecek:

Ofis işlerinde tamamlanan personel belgeleri için özel bir saklama rejimi sağlayın (bu, gelecekteki arşivin temelidir);

Saklama sürelerine uygun olarak yıllara göre dosyalar oluşturun;

Personel için vaka envanterlerinin yıllık bölümlerini derleyin.

• Belgelerin saklanması için özel bir rejim uyguluyoruz kişisel verileri içeren. Özel bir rejim, yetkisiz kişilerin bunlara erişiminin hariç tutulmasını gerektirir. Ofis alanının her metresi ağırlığınca altın değerindeyse ve arşivin kendisi hala küçükse, anahtarla kilitlenen normal bir metal dolap, bir depolama tesisinin işlevlerini üstlenebilir. Bu mobilya ucuzdur, az yer kaplar ve işini mükemmel yapar. Çalışma kitapları da dahil olmak üzere geçerli İK belgeleri de bu belgede saklanmalıdır, çünkü bu bir belgedir sıkı raporlama(Çalışma kitaplarının bakımına ilişkin Kuralların 42. Maddesi). Kabinin birkaç anahtarı olmalı: biri sekreter için, diğeri örneğin baş muhasebeci için.
• Yıllara göre vaka oluşturuyoruz. Yukarıda dosyaların saklama sürelerine göre yıllara göre düzenlenmesinden bahsetmiştik. Aynı şekilde personel emirleri ve işten çıkarılan işçilerin belgeleri (iş sözleşmeleri ve özlük kartları) ile dosyalar oluşturulur.
• Personel için vaka envanteri hazırlıyoruz. Personel dosyalarının envanterine gelince, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin ve devlet organlarında, yerel yönetimlerde ve diğer belgelerde saklanması, edinilmesi, kaydedilmesi ve kullanılmasının düzenlenmesine ilişkin Kuralların 4.12 maddesine göre tutulması gerekmektedir. kuruluşlar (31.03.2015 tarih ve 526 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanmıştır). Ayrıca bu belgenin formunu da sunmaktadırlar (Ek No. 15) (Örnek 6). Personel dosyalarının envanterinin doldurulmasına ilişkin kurallar paragraflarda açıkça açıklanmıştır. Bölüm 8 “Envanterin hazırlanması ve yürütülmesi” 8.1-8.4 Metodolojik öneriler“Kalıcı depolama için ve personele göre yönetim belgelerinin organizasyonu”2. Bunları özetleyelim:

Envanterin geçen yıla ait yıllık bölümü yıllık olarak derlenmektedir;

Envanterin tüm yıllık bölümleri bir personel işleri envanteri oluşturur;

Envanterdeki vakaların numaralandırması süreklidir ve 1 No'lu girişten 9999 No'lu girişe kadar tüm yıllık bölümleri kapsar (2015 yılı yıllık bölümü 13 No ile bitiyorsa, 2016 yılı envanterinin yıllık bölümü No: 1 ile başlar). .14);

Her depolama birimi kendi seri numarasıyla envantere girilir; depolama ünitesi - 1 cilt; cilt 250 sayfadan fazla belge içermemelidir;

İşletme envanterinin her yıllık bölümü Genel Müdür tarafından onaylanır.

Her çalışan, işvereninin haklarına saygı duymasını, ücretlerini zamanında ödemesini ve hak ettiği bir tatili hak etmesini bekler. Yönetici ise çalışanın görevlerini titizlikle yerine getirmesini beklemektedir. Ayrıca her işletme sahibinin yasal olarak korunması gerekir. Bütün bu hususlar personel kayıtları ile düzenlenmektedir. Bir LLC'de İK kayıtlarının tutulması, çalışanlarınızla olan tüm ilişkilerinizi düzenlemenize yardımcı olacaktır.

Bir LLC'de personel kayıtlarının tutulması, personeli yönetmenin ve kuruluşun personelle ilgili belge akışıyla çalışmanın bir yoludur. Bu, personelin hareketini, çalışanlarla yapılan yerleşimleri ve çalışma saatlerini içerebilir.

Personel kayıtlarını tutma yöntemleri

Bireysel girişimcilerin aksine, LLC'de yalnızca bir katılımcı kayıtlı olsa bile, bir muhasebecinin işlevlerini yerine getiren bir LLC'de personel üretimi zorunlu bir bileşendir ve genel müdür. Bu, kurucunun ve LLC'nin iki farklı varlık olmasıyla açıklanmaktadır. Sonuç olarak, LLC bir işveren rolünü oynar ve kurucu bir çalışan rolünü oynar.

Bir LLC'de personel kayıtlarının tutulması, personeli yönetmenin ve kuruluşun personelle ilgili belge akışıyla çalışmanın bir yoludur.

Personel kayıtları 3 ana yolla tutulabilir:

1. İK görevlisi rolünü üstlenin.

Süreci “başlatmaktan” korkmuyorsanız, zamanınız var ve organizasyonunuz o kadar büyük değil.

2. Bir personel memuru kiralayın.

Modern bir İK uzmanının yaratıcı düşünmesi, yasal açıdan anlayışlı ve bilgiç olması gerekir.

3. Personel kayıtlarının yönetimi konusunda uzmanlaşmış bir dış kaynak şirketine güvenin.

Personel kayıtları için tasarlanmış çeşitli programlar vardır. Bu otomatik bir kontrol sistemidir ( otomatik sistem Personel Yönetimi), ERP sistemi(kurumsal kaynak planlaması), personel kayıtlarının bulutta (SaaS) tutulması. Eğer hakkında konuşursak yazılım, o zaman bu 1C'dir.

Personel kayıtlarının bağımsız bakımı

Personel belge akışını sürdürmek için adım adım talimatlar:

1. Personel çalışmasının yürütülmesi için gerekli olacak düzenleme ve bilgi tabanlarının belirlenmesi gerekmektedir.

Personel kayıtlarının yürütülmesi için gerekli belgelerin çoğu, Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi'nin “Onay üzerine” kararnamesi ile standartlaştırılmıştır. birleşik formlarİşgücü muhasebesi ve ödemesi için birincil muhasebe belgeleri” 01/05/2004 tarihli. Standart kanonlara sahip olmayan belgeler GOST R 6.30-2003'e uygun olarak hazırlanmıştır.

• Rusya Federasyonu'nun çalışma mevzuatı (altı ayda bir güncellenir).
• Çalışma kayıtlarının tutulmasına ilişkin talimatlar (10 Ekim 2003 tarih ve 69 sayılı Rusya Federasyonu Çalışma Bakanlığı Kararnamesi ile onaylanmıştır).
• Rusya Federasyonu Hükümeti Kararı “Çalışma kitaplarının tutulması hakkında” (16 Nisan 2003 tarihli).

Bir çalışanı kadroya kaydetmek için gerekli belgeler:

• Pasaport (kayıt ve kayıt).
• SNILS (emeklilik sigortası sertifikası).
• Askeri kimlik.
• TIN (bireysel vergi numarası).
• Tıbbi politika.
• Uzman Diploması.

Önem personel dokümantasyonu yasal olarak önemli gerçekleri tespit etmenize olanak sağlaması ve çalışanın ve yöneticinin hak ve sorumluluklarını açıkça düzenlemesidir.

Kuruluşun özelliklerine bağlı olarak personel kayıtlarının tutulmasına ilişkin belge paketi genişletilebilir. Yönetici, personel sorunlarına karar verirken, kanunlara aykırı olmadığı takdirde, yetkileri dahilinde yerel düzenlemeleri bağımsız olarak kabul edebilir.

Kuruluşun özelliklerine bağlı olarak personel kayıtlarının tutulmasına ilişkin belge paketi genişletilebilir.

2. Kuruluşun yasal belgeleri hazırlanmalıdır.

Şart, bir müdürün işe alınma koşullarını, müdürün çalışma şartlarını, maaş miktarını ve çalışma programını onaylama prosedürünü açıkça belirtmelidir.

3. Bir yönetici kaydetmeniz gerekmektedir.

Yönetici kaydı, kuruluşta oluşturulan ilk personel düzenidir. Yöneticinin görevlerini ifa etmeye başladığı tarihi gösterir.

4. Kuruluşun personel üretiminde yer alan personel belgelerinin bir listesinin derlenmesi gerekmektedir.

Bunlar şunları içerir:

• Kuruluşun iç çalışma düzenlemeleri.
• Personel yapısı.
• Personel programı.
• Çalışan tatillerinin takvimi.
• Çalışanların kişisel verilerinin korunmasını tanımlayan belgeler.

Ayrıca zorunlu belgelerin listesi iş sözleşmelerini, çalışma kitaplarını ve hareketlerini kaydetmek için bir kitap, bir çalışma programı, kişisel çalışan kartları, personel emirleri ve bunların verilme gerekçelerini (başvurular, raporlar, eylemler, notlar vb.) içerir. , tahakkuk kaydı ve ücret ödemeleri, maaş bordroları, görev tanımları.

5. Çalışanları işe almak.

Gelecekteki her çalışanın bir belge paketi olması gerekir. Geriye kalan tek şey çalışma kitaplarını, kişisel kartları doldurmak ve diğer personel belgelerini hazırlamaktır (maaş bordrosu, tatil muhasebesi, hastalık izni, iş gezileri; çalışanın kişisel verilerinin ifşa edilmemesine ilişkin bir anlaşma imzalamak).

Sanat'a göre. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 419'u, iş mevzuatına uyulmaması 200.000 ruble para cezasıyla karşı karşıyadır.

Bir LLC'de personel kayıtlarının tutulması çok hassas ve sorumlu bir konudur. Sizin ve çalışanların haklarının gözetilmesini etkileyen birçok hukuki özellik, doğru belge akışına ve seçilen personel kayıt programına bağlıdır. Tüm personel belgeleri yasal olarak bağlayıcıdır ve mahkemede kullanılabilir.