Правом подписывать документы руководитель может наделить любого сотрудника, своим приказом.

Однако в ситуации, указанной в вопросе, все зависит от должностных инструкций главного бухгалтера (ГБ) и бухгалтера материального стола (БМС).

В частности, если БМС занимается инвентаризацией имущества, оформлением расчетов с подотчетными лицами и т. д., то наиболее правильным будет по этим документам передать право подписи именно БМС.

Если главбух занимается формированием бухгалтерской и налоговой отчетности, то ему следует передать право подписи первичных документов, счетов фактур, бухгалтерской и налоговой отчетности.

Таки образом, приказом руководителя право подписывать первичные документы (акты, накладные, кассовые документы и т.п.) и счета – фактуры может быть возложена на ГБ. Доверенность на их подписание не нужна.

Для подписания бухгалтерской и налоговой отчетности (помимо приказа о назначении ГБ, ответственного за подписание отчетности) необходимо наличие доверенности.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

Первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Формы первичных документов утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа;
дату составления документа;
наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за правильность ее оформления, либо наименование должностей лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события;
подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц*Такой перечень установлен частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электроннойподписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Подписи в документах

Все первичные документы должны составляться при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Ответственность за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события несут лица, подписавшие соответствующий первичный документ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.*

Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. Об этом сказано в письме Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Статья: Ответы, которые помогут вам без лишних хлопот приспособить свою первичку под правила 2013 года

Главное убедиться в том, что в старой первичке есть все обязательные реквизиты, которые теперь прописаны в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете. Их полный перечень вы найдете ниже. Правда, эту задачу мы уже проделали за вас. К счастью, во всех унифицированных формах есть требуемые данные. Да и кстати, от старого набора реквизитов новый несильно отличается. Из нового добавились только Ф.И.О. тех сотрудников, которые ставят подпись на документе.*

Эти реквизиты обязательно должны быть в первичке 2013 года*

1. Наименование и дата составления документа.

2. Название вашей компании. Полное или сокращенное – значения не имеет.

4. Натуральное или денежное измерение (рубли, штуки, упаковки и т. п.).

5. Должности сотрудников, совершивших и ответственных за операцию (ответственных за оформление события), их подписи и Ф.И.О. (иные данные, позволяющие идентифицировать работников).*

3.Ситуация:Какие документы при открытии расчетного счета в России подтверждают право первой и второй подписи банковских расчетных документов

Ответ на этот вопрос зависит от того, кто подписывает банковские документы.

Чтобы заключить договор банковского счета и открыть расчетный счет, организации нужно представить в том числе документы, которые подтверждают полномочия лиц, наделенных правом первой и второй подписи (подп. «д» п. 4.1 Инструкции Банка Россииот 14 сентября 2006 г. № 28-И).

Право первой подписи принадлежит руководителю организации В этом случае документом, подтверждающим это право, может быть приказ о приеме на работу.

Руководитель может наделить правом первой подписи других сотрудников организации (за исключением лиц, наделенных правом второй подписи). Кроме того, право первой подписи может быть передано управляющему или управляющей организации, выполняющей функции единоличного исполнительного органа организации. В последнем случае управляющая организация вправе наделить правом первой подписи:

Своих сотрудников;
сотрудников организации-клиента.

В обоих случаях подтверждающим право первой подписи будет один из следующих документов:*

Приказ о наделении правом первой подписи банковских документов;
доверенность на право первой подписи банковских документов.

Такие правила содержатся в пункте 7.5 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И.

Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру или сотрудникам, наделенным правом второй подписи на основании приказа руководителя организации. Если бухучет ведет сторонняя организация, право второй подписи может быть предоставлено ее сотрудникам. Документами, подтверждающими полномочия лица, наделенного правом второй подписи, могут быть:*

Приказ о приеме на работу главного бухгалтера;
приказ о наделении правом второй подписи банковских документов (если вторая подпись не принадлежит главному бухгалтеру);
договор об оказании услуг по ведению бухучета и доверенность на право второй подписи сотруднику организации, которая ведет бухучет.

Унифицированной формы приказа о наделении правом подписи не предусмотрено, поэтому его можно составить в произвольной форме. Доверенность также можно оформить в произвольном виде. Однако такой документ должен содержать ряд обязательных реквизитов: дату оформления, подпись руководителя и печать организации (п. 5 ст. 185, абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Кроме того, в подтверждение полномочий можно представить другие документы, свидетельствующие о наличии у конкретного лица права подписи. Например:

Должностную инструкцию;
доверенность на право распоряжения денежными средствами с указанием о предоставлении права подписи (первой или второй).

Кроме того, лицо, обратившееся в банк за открытием расчетного счета организации, должно представить паспорт (другое удостоверение личности) (п. 1.7 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И).

Олег Хороший, государственный советник налоговой службы РФ III ранга

Подписи ответственных лиц

Счет-фактуру на бумажном носителе должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-продавца (исполнителя). Счет-фактуру могут подписать и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.* Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен лично подписать счет-фактуру и указать в нем реквизиты своего свидетельства о регистрации.

Счет-фактура, составленный в электронном виде, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписьюр уководителя организации или иного лица, уполномоченного на это приказом руководителя или доверенностью организации. Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен заверить электронный счет-фактуру своей усиленной квалифицированной электронной подписью. При составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.)» не формируется.

Такой порядок следует из положений пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, пункта 8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, пункта 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Передача права подписи

Ситуация: как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации*

Оформляйте передачу права подписи счетов-фактур доверенностью или приказом (распоряжением)

Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя* (п. 6 ст. 169 НК РФ). Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников. Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры. Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.

Ситуация: нужно ли в счете-фактуре указать должность сотрудника, уполномоченного подписывать этот документ вместо руководителя (главного бухгалтера)*

Нет, не нужно.

Состав обязательных реквизитов счета-фактуры установлен статьей 169 Налогового кодекса РФ, поэтому их изменение недопустимо. Это касается и таких реквизитов счета-фактуры, как «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо». Таким образом, если счет- фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, то указывать его должность в этом документе не следует. Но для идентификации лица, фактически подписавшего счет-фактуру, после подписи необходимо указать его фамилию и инициалы.* Такой порядок оформления счета-фактуры, подписанного сотрудником, уполномоченным на то приказом (распоряжением) руководителя или доверенностью от имени организации, рекомендован Минфином России в письмахот 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39, от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04, ФНС России в письме от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425.

Вместе с тем, если сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, указал в нем свою должность, такой документ не является составленным с нарушениями установленного порядка. Ни Налоговый кодекс РФ, нипостановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 не запрещают указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), том числе и наименования должностей лиц, уполномоченных подписывать эти документы. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39 и от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04.

Ольга Цибизова, начальник отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы главбуху лучше не подписывать - опасно для компании и для него самого 1Старая первичкаПочему новая подпись на старых документах не поможет компании2Документы за дни, когда главбух был в отпуске или на больничномПодписать можно - такие документы действительны. Но возникают другие опасности3Бумаги, за которые отвечают другие бухгалтерыПодпись главбуха не заменит визу подчиненного. Пять документов, которые решают эту проблему Старая первичка Действующий главбух не вправе расписываться за предшественника На документах, которые забыл подписать ваш предшественник, бесполезно ставить свою подпись. Если подпись главбуха - обязательный реквизит документа, то без нее он будет недействительным. И от того, распишетесь вы в нем или нет, ничего не изменится. В тот день, когда документ составляли, вы не были главбухом компании. А значит, не имели права его подписывать. Первичные документы, которые подписаны неуполномоченным лицом, нельзя принимать к учету (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последствия такого нарушения зависят от документа. Например, если вы сами подпишете за предшественника больничный лист, то ФСС может отказать в возмещении (п. 66 приказа Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н, п. 18 постановления Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101). Конечно, для этого специалисты фонда должны заметить, что в тот период был другой главбух. Из-за вашей подписи на старой первичке проблемы возможны не только у компании, но и у контрагентов. Случается, что налоговики на встречке запрашивают выданные счета-фактуры, а предыдущий главбух не распечатал вторые экземпляры. Или покупатель не получил документы и просит их передать. В таких случаях не стоит расписываться за прежнего бухгалтера. Иначе у налоговиков будет основание отказать покупателю в вычете НДС. Отстаивать свои права ему придется в суде (постановление ФАС Уральского округа от 9 июля 2007 г. № Ф09-5205/07-С2). Но передавать документы без подписи тоже нельзя. Решение. Вот три варианта подписать старую первичку: 1) пригласите бывшего главбуха, пусть он подпишет все документы, на которых забыл поставить визу; 2) оформите дубликат документа: поставьте в нем свою подпись, а сверху сделайте надпись «Дубликат»; 3) обратитесь к сотруднику, у которого в то время действовала доверенность на заверение нужных вам документов. Попросите его расписаться. Этот вариант подойдет в том числе для больничного. ФСС разрешает подписывать листки нетрудоспособности по доверенности (п. 12 письма ФСС РФ от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956). Важные цифры 50000 рублей - такой штраф может выписать компании трудовая инспекция, если обнаружит, что главбух подписывал документы в нерабочее время. Документы за дни, когда главбух был в отпуске или на больничном Важная деталь Право подписи счетов-фактур от имени руководителя и главбуха можно передать и приказом, и доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Документы, которые бухгалтер подписывает в отпуске или на больничном, можно принимать к бухгалтерскому и налоговому учету. Во время отдыха или болезни главбух не обязан трудиться. Но от работы его никто не отстранял. Поэтому полномочия главбуха сохранятся, даже если обязанности переложили на другого сотрудника. А значит, документы, подписанные главным бухгалтером, будут законными (апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14 января 2015 г. по делу № 33-4778/2014). Но для компании возникают другие опасности. Привлекать к работе сотрудника во время болезни или отпуска запрещает трудовое законодательство. За нарушения могут оштрафовать до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). А в случае с больничным еще и снизят главбуху пособие по нетрудоспособности. Врач может узнать, что пациент работал, и сделает в больничном отметку о нарушении режима. В специальной строке поставит дату и код 25 - «Выход на работу без выписки». А работодатель обязан начиная с указанной даты считать пособие исходя из МРОТ (ст. 8 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Даже если врач не заметит нарушения режима, пособие может сократить фонд. На проверке чиновники из ФСС увидят подписанные документы и поймут, что главбух во время болезни работал, значит, нарушал режим. Поэтому снимут часть пособия, доначислят взносы, штраф и пени (постановление ФАС Уральского округа от 20 апреля 2011 г. № Ф09-1302/11-С2). Решение. Есть два способа подписать документы, когда главбух в отпуске или на больничном: 1) оформить отзыв главбуха из отпуска; 2) попросить расписаться другого сотрудника с доверенностью или работника, который по приказу исполняет обязанности главбуха. На заметку За какие документы накажут не только компанию, но и главбуха лично 1. Первичка к договорам с однодневками.Не подписывайте такую первичку от имени компании. Документы составляют, чтобы снизить налог на прибыль и зачесть НДС. Уклонение от уплаты налогов - это преступление, за которое на главбуха могут завести уголовное дело. Следователям придется доказать, что он участвовал в схеме и получил личную выгоду. Сделать это будет сложно, если бухгалтер договор и первичку не подписывал. А значит, мог не знать, что сделка фиктивная. Все сведения вносил в налоговую отчетность по первичным документам, в достоверности которых он не сомневался.2. Документы на получение материальных ценностей. Даже если у вас есть доверенность на подписание таких документов, не спешите их подписывать. Вначале убедитесь, что все ценности, которые перечислены в накладной, есть в наличии. Осмотрите, нет ли среди них бракованных. И только после этого подписывайте документы. Иначе вы рискуете: недостачу по этой накладной повесят на вас. Ведь вы отвечаете за имущество с того момента, как подписали накладную, и до тех пор, пока не передадите его другим ответственным лицам или в производство. Бумаги, за которые отвечают другие бухгалтеры Осторожно Чтобы главбух мог получать материальные ценности у поставщика и подписать накладную, нужна доверенность от компании. Подписывать документы за подчиненных главбух не вправе. Первичку визируют сотрудники, которые совершили сделку или операцию, и те, кто отвечает за ее оформление (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Конкретные должности работников и перечень документов закон не устанавливает. В каждой компании этот перечень свой. Пять документов, которые дают бухгалтерам вашей компании право подписывать первичку, - в таблице. Например, один из сотрудников бухгалтерии ведет кадровый учет и рассчитывает зарплату. Эти обязанности перечислены в его должностной инструкции. Без приказа руководителя главный бухгалтер не вправе подписывать за подчиненного кадровые и другие документы, связанные с расчетом зарплаты, например табели учета рабочего времени и расчетные ведомости. Аналогичная ситуация с подписью кассира. Хотя главбух и расписывается в кассовых ордерах, но второй раз поставить подпись за кассира он не вправе. А документы, подписанные неуполномоченным лицом, не подтверждают расчеты (определение Верховного суда РФ от 3 августа 2015 г. № 306-КГ15-8420 по делу № А65-2680/2014). В некоторых компаниях главбухи время от времени принимают и различные материальные ценности, и работы. Например, канцелярку, небольшие ремонтные работы в офисе или услуги по обновлению программ. Как правило, такие функции не входят в обязанности бухгалтера. Поэтому без доверенности его подпись на первичке будет нелегитимной. Получается, что хозяйственную операцию оформили первичным документом, подписанным неуполномоченным лицом. А значит, принимать к учету такие документы запрещено. Налоговики посчитают, что компания грубо нарушила правила учета доходов и расходов, и оштрафуют ее на 10 000 руб. А если бухгалтер признает такие расходы в налоговом учете, то штраф будет еще выше - 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Решение. Главбух вправе подписать документы за подчиненных или других сотрудников, если: 1) получил доверенность от компании на право подписи; 2) упоминается в приказе руководителя как сотрудник, который уполномочен визировать первичку.

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался организации по согласованию с Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

• внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
• доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.

Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, кассовые документы. В Указании № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

Полный текст читайте в журнале "Главная книга. Конференц-зал" 2015, № 03

Ю.А. Иноземцева, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

За что и перед кем отвечает главный бухгалтер

Как изменились обязанности главбуха в связи со вступлением в силу нового Закона о бухучете

В старом Законе о бухучете главбуху была посвящена отдельная статья. В ней говорилось, что главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухучета, своевременное представление достоверной бухотчетности. Мало того, он еще должен был обеспечивать соответствие хозяйственных операций законодательству РФ и контролировать движение имущества. В новом Законе о бухучете сказано лишь, что на главного бухгалтера возлагается ведение бухучет а (далее - Закон № 402-ФЗ) . О какой-либо ответственности главбуха речь не идет. Но значит ли это, что сейчас главный бухгалтер вообще ни за что не отвечает?

Что должен делать главбух

То, что в новом Законе о бухучете ничего не говорится об ответственности главбуха, непривычно и кажется странным. Однако это вполне объяснимо. Государство защищает права пользователей бухгалтерской отчетности на получение качественной финансовой информации и поэтому обязывает организацию составлять годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность по определенным правила мп. 2 ст. 13 Закона № 402-ФЗ . Кто именно в организации составляет отчетность - ее внутреннее дело. Закон говорит лишь о том, что организация обязана возложить обязанность ведения бухучета на главного бухгалтера или иное должностное лиц оп. 3 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ) . Поскольку отношения между организацией и главным бухгалтером (как и любым другим работником) не относятся к сфере действия Закона о бухучете, они регулируются трудовым законодательством. А значит, обязанности главного бухгалтера определяются исключительно трудовым договором.

Как правило, в небольших организациях главбух - это единственный финансовый работник. Поэтому в его обязанности входит не только ведение учета, но и формирование учетной политики и составление отчетности. Однако возложить эти обязанности на главбуха можно только трудовым договором.

В то же время в больших организациях с разветвленной финансовой службой главбух может отвечать исключительно за ввод данных первичных документов в бухгалтерскую программу. Совсем не обязательно, чтобы именно главбух отвечал за формирование учетной политики. Например, организация составляет отчетность не только по российским стандартам бухучета (РСБУ), но и по МСФО, причем международной отчетностью занимается не бухгалтерия, а отдел МСФО. И если организация формирует учетную политику по РСБУ таким образом, чтобы отделу МСФО приходилось делать меньше трансформационных корректировок, то ответственность за формирование учетной политики можно возложить на руководителя финансового департамента (если в этот департамент входят и бухгалтерия, и отдел МСФО). В этом случае вполне логично ответственность за составление достоверной финансовой отчетности, в том числе по РСБУ, также возложить на финансового директора. Ведь именно он принимает решения, влияющие на отчетность, а главбух их только исполняет.

Чтобы было понятнее, приведем такой пример. Согласно учетной политике по РСБУ организация проводит обесценение ОС. При тестировании объекта (здания гостиницы) установлены признаки обесценения - расчетный чистый денежный поток за предполагаемый период эксплуатации объекта оказался отрицательным. Финансовый директор, получив эту информацию, установил, что здание гостиницы и земельный участок, на котором оно построено, учтены как единый объект ОС. При этом отдел анализа и оценки сообщил, что рыночная стоимость земельного участка значительно выше его балансовой стоимости. Финансовый директор принял решение: земельный участок признать в отчетности по рыночной стоимости, а здание гостиницы списать на убытки от обесценения. Бухгалтерия сделала проводки в бухгалтерской программе. Очевидно, что ответственность за составление финансовой отчетности в такой ситуации ложится на финдиректора, а не на главного бухгалтера.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“ В силу ст. 21 Закона № 402-ФЗ бухгалтерский учет регулируется не только указанным Законом, но и системой стандартов. До утверждения федеральных и отраслевых учетных стандартов действуют старые ПБУ. Принятие нового Закона никак не предполагает отказ от исполнения их требований. Поэтому для любого главного бухгалтера по-прежнему действуют такие нормы, как обязательное составление и представление на утверждение руководителю проекта учетной политик ип. 4 ПБУ 1/2008 , ведение учета и формирование отчетност ип. 7 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н (далее - Положение № 34н) . Наконец, существует такой документ, как должностная инструкция, которая определяет функции, права и обязанности главного бухгалтера, и также нет никаких оснований для ее игнорирования после 1 января 2013 г. В частности, обязанности главного бухгалтера подробно определены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащи хутв. Постановлением Минтруда от 21.08.98 № 37 . Таким образом, начало действия нового Закона никак не влияет на перечень обязательных функций главного бухгалтера. Иное дело, если после 1 января организация сама начнет изменять этот функционал - перераспределять его между отдельными должностями и подразделениями. Тогда будут иметь приоритет соответствующие изменения (например, то, что главный бухгалтер отвечает за учетную политику и отчетность, а иное лицо или лица - за ведение учета и формирование бухгалтерских регистров)” .

Часто главных бухгалтеров интересует вопрос, какие документы они должны подписывать. В большинстве случаев это должно следовать из трудового договора главбуха. Например, ему придется подписывать налоговые декларации, если такая обязанность закреплена в его трудовом договоре и руководитель уполномочит его на это доверенность юп. 5 ст. 80 НК РФ .

Однако с обязанностью подписывать бухотчетность не все так очевидно. Новый Закон о бухучете этот вопрос не регулируе тИнформация Минфина № ПЗ-10/2012 . Говорится лишь, что отчетность считается составленной после подписания ее руководителе мп. 8 ст. 13 Закона № 402-ФЗ . При этом до принятия федеральных стандартов в соответствии с новым Законом о бухучете действуют правила бухучета и составления отчетности, установленные ПБУп. 1 ст. 30 Закона № 402-ФЗ . Согласно действующим ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» и Положению по ведению бухучета отчетность должен подписывать главный бухгалте рп. 17 ПБУ 4/99 ; п. 38 Положения № 34н . Вот и получается, что пока еще главный бухгалтер должен подписывать бухгалтерскую отчетность. Хотя это не означает, что он автоматически отвечает за ее достоверность, если по трудовому договору он не является лицом, ответственным за ее составление. И в случае разногласий с руководителем по поводу качества отчетности (например, после аудиторской проверки) главбух сможет сказать, что он не отвечает за достоверность отчетности, сославшись на трудовой договор. Впрочем, скорее всего, новый стандарт по отчетности не будет требовать подписи главбуха. Кстати, отчетность по МСФО обычно вообще никто не подписывает. Правда, к ней, как правило, прилагается заключение с подписью аудитора.

ВЫВОД

Итак, до 1 января 2013 г. главбух в силу Закона о бухучете отвечал за формирование учетной политики, ведение бухучета, составление достоверной бухотчетности, соответствие хозяйственных операций организации законодательству РФ и контроль за движением имущества.

А после 1 января 2013 г. главбух, как и любой другой работник, отвечает только за исполнение тех обязанностей, которые прописаны в его трудовом договоре и детализированы в должностной инструкции.

Вместе с тем возможна и несколько иная трактовка норм нового Закона о бухучете.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Главный методолог группы компаний Energy Consulting

“ Представляется, что в соответствии с новым Законом о бухучете в вопросе об ответственности главного бухгалтера ничего не изменилось и он по-прежнему, как это было установлено в п. 2 ст. 7 Закона № 129-ФЗ, несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Следует это «от обратного» из того, что в Законе № 402-ФЗ содержится закрытый перечень ситуаций, в которых руководитель несет единоличную ответственность за данные, отраженные в бухгалтерских регистрах, и достоверность бухгалтерской отчетности. Это когда в случае разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем и главным бухгалтером второй действует по письменному распоряжению первого. Значит, за пределами этой ситуации они как минимум оба отвечают за состояние бухгалтерского учета и достоверность отчетности. Ибо если бы главбух не отвечал никогда и ни за что, то не было бы надобности выделять случаи, когда он не несет ответственност ь” .

В небольших организациях главбух зачастую занимается не только бухгалтерским, но и налоговым учетом и исчислением обязательных страховых взносов во внебюджетные фонды. Если руководитель хочет возложить на главного бухгалтера все обязанности, связанные с расчетами с бюджетом, то формулировки трудового договора могут выглядеть так.

3.2. Обязанности работника:

Ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности в порядке и сроки, установленные законодательством РФ;

Исчисление налогов (авансовых платежей по налогам), составление и представление налоговой отчетности организации в налоговые органы в порядке и сроки, установленные законодательством РФ;

Исчисление обязательных страховых взносов (авансовых платежей по взносам);

Составление и представление во внебюджетные фонды отчетности по обязательным страховым взносам в порядке и сроки, установленные законодательством РФ;

Своевременная подготовка платежных поручений на перечисление налогов (авансовых платежей по налогам), обязательных страховых взносов во внебюджетные фонды;

Подготовка и своевременное представление документов по запросам налоговых органов и внебюджетных фондов.

Если такие обязанности на главбуха не возложены, то он может этим не заниматься и не будет нести дисциплинарную, материальную или административную ответственность за ненадлежащее исполнение этих обязанностей. Обратите внимание: обязанности работника определяются именно трудовым договором. Такой документ, как должностная инструкция, может их только конкретизировать, но не расширять.

Ответственность главбуха перед работодателем

Если главбух не исполняет свои трудовые обязанности как следует, ТК РФ позволяет руководителю принять определенные меры воздействия к нерадивому работнику.

Дисциплинарная ответственность

Как и любого другого работника, главного бухгалтера за неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине обязанностей, возложенных на него трудовым договором, могут наказать. Есть всего три вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнени ест. 192 ТК РФ . При наложении взыскания должна учитываться тяжесть совершенного проступка.

Если главбух не согласен с взысканием, он может обжаловать его в суд. И зачастую работодателю бывает непросто доказать свою правоту.

Во-первых, наложить дисциплинарное взыскание можно, только если главбух не исполнил обязанность, закрепленную в его трудовом договоре и должностной инструкции. Если же главбух не выполнил (или выполнил не в срок) поручение директора, которое не входит в его прямые обязанности, то суд не только отменит дисциплинарное взыскание, но и обяжет организацию компенсировать нанесенный главбуху моральный вред, причиненный необоснованным взыскание мст. 60 ТК РФ ; Определение Московского горсуда от 17.12.2010 № 33-39351 .

Во-вторых, нужно доказать не только сам факт нарушения, но и то, что оно произошло по вине работника. Если же работодателю не удастся доказать вину, суд признает дисциплинарное взыскание незаконны мАпелляционное определение Ярославского облсуда от 10.07.2012 № 33-3290/2012 . Например, суд отменил выговор, объявленный главбуху за неправильное исчисление страховых взносов, так как выяснилось, что работодатель не обеспечил его ни бухгалтерской программой, ни справочными правовыми системами, ни доступом в Интернет. Поэтому у главбуха просто не было возможности своевременно узнавать об изменениях законодательств аКассационное определение Мурманского облсуда от 01.02.2012 № 33-270 .

В-третьих, нужно успеть наказать провинившегося главбуха в течение 6 месяцев со дня совершения проступка. Так, суд признал, что у работодателя есть основания объявить выговор главбуху, который несвоевременно сдал налоговый расчет по авансовым платежам по земельному налогу. Но отменил взыскание в связи с пропуском 6-ме -сячного срок аОпределение ВС Чувашской Республики от 28.11.2011 № 33-4251-11 ; Кассационное определение ВС Карачаево-Черкесской Республики от 08.09.2010 № 33-579/10 .

Главбуха могут наказать не только за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей. Его могут уволить за принятие необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организаци ип. 9 ст. 81 ТК РФ . Конечно, если по трудовому договору главбух отвечает только за ведение бухучета и составление отчетности, то он не принимает никаких решений, связанных с имуществом организации, и уволить по этому основанию его невозможно.

Если же, несмотря на то что в вашем трудовом договоре не закреплена обязанность вести расчеты с поставщиками, вы все-таки это делаете, то следите за тем, чтобы на документах поставщика была виза директора «Оплатить». Так, однажды главбуха уволили за то, что он без разрешения директора перечислил деньги на оплату счета, выставленного контрагентом за обслуживание бухгалтерской программ ыАпелляционное определение ВС Чувашской Республики от 01.08.2012 № 33-2491-12 . А в другом случае за то, что отдал распоряжение не приходовать деньги в кассу, в результате чего произошло их хищени еОпределение ВС Кабардино-Балкарской Республики от 01.08.2012 № 4г-191/2011 .

Материальная ответственность

Помимо дисциплинарного взыскания, работодатель может наказать главбуха рублем. Если в трудовом договоре с главбухом нет условий о полной материальной ответственности, то с него, как и с любого другого работника, можно взыскать ущерб в сумме, не превышающей его среднемесячного заработк астатьи 238 , 241 ТК РФ .

Если же в трудовой договор включено положение о полной материальной ответственности, то главный бухгалтер обязан возместить причиненный им работодателю прямой действительный ущерб в полном размер еч. 2 ст. 243 ТК РФ ; п. 10 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52 . Речь идет о ситуациях, когда главбух не выполнил свои обязанности и именно в результате этого работодатель понес ущерб. Причем ущерб можно взыскать через суд даже после увольнения главбуха (в течение 1 года со дня обнаружения ущерба)ст. 392 ТК РФ . Например, суд взыскал с бывшего главбуха причиненный им ущерб в виде штрафов, уплаченных работодателем в ПФР за несвоевременное представление сведени йКассационное определение Костромского облсуда от 12.09.2011 № 33-1423 .

Заключить отдельный договор о полной материальной ответственности с главным бухгалтером нельз яПостановление Правительства от 14.11.2002 № 823 ; Постановление Минтруда от 31.12.2002 № 85 . Даже если он будет заключен, суд может освободить работника от обязанности возмещать причиненный ущер бп. 4 разд. «Судебная практика по гражданским делам» Обзора законодательства и судебной практики ВС за IV квартал 2009 г., утв. Постановлением Президиума ВС от 10.03.2010 (далее - Обзор законодательства) .

Подчеркнем, условие о полной материальной ответственности в трудовом договоре работает именно для главных бухгалтеров. Со старшего бухгалтера нельзя взыскать в полном размере причиненный работодателю ущерб (например, в виде налоговых штрафов и пеней, которые работодателю пришлось заплатить из-за неисполнения старшим бухгалтером своих обязанностей), несмотря на наличие в трудовом договоре условия о полной материальной ответственност иОпределение Пермского краевого суда от 23.01.2012 № 33-174 .

Если главбух не согласен возмещать ущерб добровольно, работодатель может попытаться взыскать деньги через суд. Для этого работодатель должен быть готов доказать суду, что:

• ему причинен прямой действительный ущерб (имущество уменьшилось или ухудшилось его состояние);
• ущерб нанесен именно в результате действий (бездействия) главбуха.

Судя по судебной практике, работодателям крайне редко удается доказать наличие ущерба.

Например, Волгоградский областной суд не поддержал работодателя, который пытался взыскать с главбуха суммы заработной платы, начисленной и выплаченной работникам за несколько лет, из-за того, что зарплатная первичка не была подписана директором. Суд указал, что никакого ущерба главбух работодателю не причинил, ведь зарплата была начислена верн оКассационное определение Волгоградского облсуда от 01.02.2012 № 33-1087/2012 ; п. 4 разд. «Судебная практика по гражданским делам» Обзора законодательства .

Не повезло и работодателю из Москвы, который решил не выплачивать бывшему главбуху зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск в отместку за то, что он ненадлежащим образом вел бухгалтерскую и кассовую документацию, не вовремя сдавал налоговые декларации. В суде работодатель объяснил свои действия тем, что ему пришлось заплатить налоговый штраф, потратиться на оплату услуг консалтинговой компании, а также доплатить новому главбуху за исправление ошибок старого. Суд обязал организацию погасить все долги перед бывшим главбухом и указал, что для взыскания ущерба нет оснований, так как сами по себе ошибки бухгалтера не влекут уменьшение имущества работодател яОпределение Московского горсуда от 08.11.2010 № 33-34644 .

Еще сложнее бывает доказать вину главбуха. Например, в Орловской области руководитель издавал приказы о премировании работников, несмотря на отсутствие чистой прибыли. Собственник имущества счел, что во всем виноват главбух, так как он знал об отсутствии чистой прибыли у организации, но не указал на этот факт директору. Суд решил, что главбух не виноват в том, что организация переплачивала премию работникам, ведь он начислял и выплачивал премии на основании приказов руководител яКассационное определение Орловского облсуда от 07.12.2011 № 33-1804 .

А в Волгоградской области после увольнения главбуха на складе обнаружилась недостача сырья и готовой продукции. Организация сочла, что причиной недостачи является отсутствие достоверного учета и контроля за движением сырья и готовой продукции со стороны главного бухгалтера, и обратилась в суд с иском о взыскании причиненного ущерба. Суд указал: само по себе отсутствие должного бухучета еще не означает, что работодателю причинен материальный ущер бКассационное определение Волгоградского облсуда от 08.07.2010 № 33-7441/2010 . Кстати, по новому Закону о бухучете объектом учета является не имущество, а активы, то есть абстрактная финансовая информация (проще говоря, цифры в отчетности)п. 2 ст. 5 Закона № 402-ФЗ . Таким образом, за сохранность имущества главбух отвечать не должен.

А иногда вину на главбуха пытается возложить даже не работодатель, а бывший гендиректор. Так, организация попыталась взыскать более 1 млн руб. материального ущерба (налоговые штрафы и пени, начисленные из-за контрагента-однодневки) с бывшего гендиректора. В суде он попытался свалить все на главбуха, который принимал к учету документы от фирмы-однодневки. Апелляционный суд отклонил довод бывшего гендиректора, указав на то, что именно он, а не главбух несет ответственность за соблюдение законодательств аПостановление 9 ААС от 03.07.2012 № 09АП-16299/2012-ГК . Впрочем, бывший гендиректор отделался легким испугом: кассационная инстанция решила, что он тоже ни в чем не винова тПостановление ФАС МО от 26.09.2012 № А40-136100/11-104-1156 .

Ответственность главбуха перед государством

Главный бухгалтер отвечает не только перед работодателем, но и перед государством. Посмотрим, за что главбуха могут привлечь к ответственности госорганы.

Административная ответственность

За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей должностное лицо компании может быть привлечено к административной ответственности.

Если трудовым договором на главбуха возложены обязанности ведения учета и составления отчетности, то ему грозит ответственность только за искажение не менее чем на 10% сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетност ист. 15.11 КоАП РФ .

Главбуха, который в соответствии с трудовым договором ведет также налоговый учет и кассовые операции, могут привлечь к административной ответственности за непредставление или несвоевременное представление декларации или расчета, нарушение кассовой дисциплин ыст. 15.5 , ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ . Если же в вашем трудовом договоре ничего не говорится о налогах и кассе, то вас не могут привлечь к ответственности по этим статьям. Если это все-таки произойдет, суд будет на вашей стороне. Максимальный штраф по административным статьям - 3000 руб.

Так же, как и в случае с другими видами ответственности - дисциплинарной и материальной, должна быть установлена вина главбуха и должны быть соблюдены сроки для привлечения его к ответственности.

В КоАП прямо не говорится, какое именно должностное лицо нужно привлекать к ответственности - руководителя или главного бухгалтер аст. 2.4 КоАП РФ . Иногда штрафуют главных бухгалтеро вПостановление Волгоградского облсуда от 27.10.2011 № 7а-893/11 , иногда руководителей. Последним нередко удавалось избежать ответственности, так как по старому Закону о бухучете за все отвечал главбу хПостановление Московского облсуда от 09.02.2012 № 4а-23/12 .

Уголовная ответственность

Главного бухгалтера могут привлечь к уголовной ответственности, если организация в течение 3 лет подряд умышленно не платила в бюджет крупные суммы налогов:

• <или> более 2 млн руб., если доля неуплаченных налогов превышает 10% подлежащих уплате за этот период налогов;
• <или> более 6 млн руб.ст. 199 УК РФ

Однако привлечь главбуха к уголовной ответственности почти невозможно. Ведь для этого нужно доказать, что он умышленно действовал с целью уклонения от налогообложения (а не по ошибке, не вследствие недостаточной квалификации и т. д.)пп. 7, 8 Постановления Пленума ВС от 28.12.2006 № 64 . Как вы понимаете, доказать умысел крайне сложно.

Вероятность того, что главбуха привлекут к ответственности за чисто бухгалтерские нарушения (например, недостоверность отчетности), крайне мала. Правда, Минфин собирается дополнить законодательство положениями об ответственности «руководителей и иных лиц» за недостоверность отчетности, но пока это только план ып. 17 Плана, утв. Приказом Минфина от 30.11.2011 № 440 .

Вместе с тем если трудовым договором с главбухом предусмотрены обязанности по урегулированию всех обязательств перед бюджетом (уплата налогов и взносов, представление деклараций), расчеты с контрагентами, ведение кассы, то за допущенные нарушения его могут привлечь к дисциплинарной, материальной и административной ответственности.

Право второй подписи главного бухгалтера — достаточно ли для его предоставления желания руководителя или потребуется выполнить и другие условия? Узнайте об этом из нашей статьи.

Право второй подписи главбуха — что это такое

Право второй подписи главбуха — это полномочие на подписание определенных документов компании в условиях наличия первой подписи — руководителя или иного уполномоченного на эту процедуру сотрудника.

В настоящее время такими полномочиями главбуха может наделить только первое лицо фирмы — ее руководитель. Осуществить он это может 2 способами:

• составить приказ, указав в нем виды документов, право подписания которых предоставляется, и срок действия делегированных полномочий;
• оформить предоставленное главбуху право второй подписи доверенностью, прописав в ней обозначенные выше нюансы.

Как выглядят указанные распорядительные документы (на примере наделения полномочиями по подписанию счетов-фактур) — смотрите на нашем сайте:

• ;
• .

Может ли приказ о назначении на должность главбуха автоматически наделить его правом второй подписи

В недавнем прошлом статус главбуха как одного из первых лиц компании признавался на законодательном уровне. Однозначно толковалось и право второй подписи главбуха.

К примеру, в обозначенных ниже (на сегодня уже утративших силу) нормативных актах о праве подписи главбуха говорилось, что:

• отсутствие подписи главбуха на денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах лишало указанные документы своего статуса — закон запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ);
• право второй подписи принадлежало главбуху — такую формулировку содержал п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов.

Никто не подвергал сомнению статус второй подписи главбуха, если был оформлен приказ о его назначении на должность.

После того как на смену закону № 129-ФЗ и инструкции № 28-И пришла пара обновленных одноименных нормативных документов (закон № 402-ФЗ и инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И), о законодательно закрепленных полномочиях главбуха в проставлении подписи на документах говорить не приходится по следующим причинам:

• из текста инструкции № 153-И исчезло упоминание о второй подписи главбуха;
• в законе № 402-ФЗ отсутствует отдельная, посвященная главбуху, статья и фраза о запрете в приеме к исполнению документов без его подписи.

Таким образом, в настоящее время вторая подпись главбуха на документах фирмы обязательна только в том случае, если право подписи конкретных документов предоставлено отдельным приказом или доверенностью.

При назначении на должность главбуха руководитель может лишить его права подписи документов (полностью или частично) или, наоборот, наделить его этим правом.

В любом случае данные решения руководства должны быть отражены в приказе или доверенности.

С разнообразными видами доверенностей знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

• ;
• .

Кому передается право второй подписи в отсутствие главбуха

Если руководитель право подписи документов главбуху не предоставил, то передавать кому-либо это право в отсутствие главбуха не придется.

Если же право второй подписи предоставлено главбуху и закреплено приказом или доверенностью, уход главбуха в отпуск или на больничный, отъезд в командировку или наличие иных оснований для его отсутствия требуют от руководителя дополнительных действий — необходимо издать приказ или оформить доверенность на право второй подписи другому лицу.

Находясь, к примеру, в отпуске, наделенный правом второй подписи на платежной ведомости главбух подписать этот документ не вправе. Если полномочия на подписание никому не делегированы, главбуха необходимо формально отозвать из отпуска для подписания этого документа.

Такой вывод следует из общего определения времени отдыха и «отпускных» нюансов:

• время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ);
• период отпуска не считается рабочим временем (ст. 107 ТК РФ), за работником сохраняется только рабочее место на время отпуска и средняя зарплата;
• проставление подписи на документах — это выполнение трудовой функции, которая подлежит оплате согласно трудовому договору.

Таким образом, при отсутствии главбуха закрепленное внутрифирменными актами право второй подписи на определенных документах необходимо делегировать другому сотруднику (финансовому директору, старшему бухгалтеру и др.).

Итоги

Право второй подписи главного бухгалтера закрепляется в приказе или доверенности. Эти же документы используются, если при отсутствии главбуха право второй подписи необходимо делегировать другому сотруднику.