<Информация> Минфина России N ПЗ-11/2013 "Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности"

4. Организация внутреннего контроля

17. Порядок организации внутреннего контроля, в том числе обязанности и полномочия подразделений и персонала экономического субъекта, определяются в зависимости от характера и масштабов деятельности экономического субъекта, особенностей его системы управления.

18. При организации внутреннего контроля необходимо исходить из того, что:

а) внутренний контроль должен осуществляться на всех уровнях управления экономическим субъектом, во всех его подразделениях;

б) в осуществлении внутреннего контроля должен участвовать весь персонал экономического субъекта в соответствии с его полномочиями и функциями;

в) полезность внутреннего контроля должна быть сопоставима с затратами на его организацию и осуществление.

18.1. Внутренний контроль, как правило, осуществляют:

а) органы управления экономического субъекта;

б) ревизионная комиссия (ревизор) экономического субъекта;

в) главный бухгалтер или иное должностное лицо экономического субъекта, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета (физическое или юридическое лицо, с которым экономический субъект заключил договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета);

г) внутренний аудитор (служба внутреннего аудита) экономического субъекта;

д) специальные должностные лица, специальное подразделение экономического субъекта, ответственные за соблюдение правил внутреннего контроля, предусмотренного иными федеральными законами;

е) другой персонал и подразделения экономического субъекта.

18.2. Организация и оценка внутреннего контроля может осуществляться экономическим субъектом самостоятельно или (и) внешним консультантом (в том числе аудиторской организацией).

19. Для организации внутреннего контроля экономический субъект может создать специальное подразделение (службу внутреннего контроля).

19.1. Специальное подразделение внутреннего контроля (служба внутреннего контроля) экономического субъекта:

а) осуществляет методическое обеспечение организации и осуществления внутреннего контроля;

б) координирует деятельность подразделений по организации и осуществлению внутреннего контроля.

19.2. Создание специального подразделения внутреннего контроля (службы внутреннего контроля) обоснованно в случаях, когда:

а) задачи и объем деятельности по организации внутреннего контроля таковы, что экономически целесообразно возложить исполнение этой функции на подразделение, осуществляющее указанную деятельность на постоянной основе;

б) в силу специфики деятельности экономического субъекта для обеспечения эффективности внутреннего контроля требуется накопление, сохранение и передача специальных знаний, навыков и опыта;

в) риски деятельности экономического субъекта настолько высоки, что обеспечение эффективности внутреннего контроля предполагает деятельность специального подразделения внутреннего контроля (службы внутреннего контроля) на постоянной основе;

г) существуют требования законодательства или регулятора финансового рынка о создании экономическим субъектом специального подразделения внутреннего контроля (службы внутреннего контроля).

20. При организации и осуществлении внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни субъект малого предпринимательства должен руководствоваться требованием рациональности. В случае если какие-либо элементы внутреннего контроля не могут быть применены субъектом малого предпринимательства, его руководитель может организовать внутренний контроль любым другим способом, который обеспечивает достижение целей организации и осуществления внутреннего контроля. Например: руководитель субъекта малого предпринимательства может принять на себя все функции по организации и осуществлению внутреннего контроля; если численность персонала экономического субъекта не позволяет осуществить разграничение полномочий и ротацию обязанностей, субъект малого предпринимательства может использовать другие процедуры внутреннего контроля, которые позволяют покрыть имеющиеся риски (сверку, надзор).

Аналогичный подход может применяться отдельными формами некоммерческих организаций.

21. Пример распределения полномочий и функций по организации и осуществлению внутреннего контроля экономического субъекта, ценные бумаги которого допущены к организованным торгам, приведен в

Основные требования к внутреннему контролю

Согласно Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее - Закон № 402-ФЗ) организация обязана организовывать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, а если её бухгалтерская (финансовая) отчётность подлежит обязательному аудиту, то она обязана организовывать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учёта и составления бухгалтерской (финансовой) отчётности (за исключением случаев, когда её руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учёта на себя).

Закон № 402-ФЗ не описывает, как и в каком объёме должен проводиться внутренний контроль. Однако понятно, что он должен быть достаточным для обеспечения достоверности фактов хозяйственной жизни и бухгалтерской (финансовой) отчётности организации.

Например, вопросы внутреннего контроля в экономических субъектах регламентируются нормами, устанавливающими создание ревизионных комиссий финансово-хозяйственной деятельности общества:

• cт. 85 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;

• ст. 47 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Требования, предусмотренные данными федеральными законами, необходимо соблюдать.

В данном документе дано понятие внутреннего контроля как процесса, направленного на получение достаточной уверенности в том, что организация обеспечивает:

А) эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;

Б) достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчётности;

В) соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учёта.

Элементы внутреннего контроля

Основными элементами внутреннего контроля экономического субъекта являются:

А) контрольная среда;

Б) оценка рисков;

В) процедуры внутреннего контроля;

Г) информация и коммуникация;

Д) оценка внутреннего контроля.

Контрольная среда представляет собой совокупность принципов и стандартов деятельности организации, которые определяют общее понимание внутреннего контроля и требования к внутреннему контролю в организации в целом. Она отражает культуру управления организацией и создаёт надлежащее отношение персонала организации к осуществлению данного контроля.

Коммуникация как элемент внутреннего контроля - это способ распространения информации, необходимой для принятия управленческих решений и осуществления внутреннего контроля. Например, каждый сотрудник организации должен быть осведомлён о рисках, относящихся к сфере его ответственности, об отведённой ему роли и задачах по осуществлению внутреннего контроля и информированию руководства.

Постановка контроля за фактами хозяйственной жизни очень важна для организации. Контроль традиционно подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Оптимально, когда эти этапы разделены между разными работниками организации. Если санкционирование и контроль за совершением хозяйственных операций будут поручены одному должностному лицу, это может привести к ошибкам и возможным злоупотреблениям с его стороны - ведь он полностью контролирует хозяйственную жизнь, от «а» до «я». Если же в разных этапах контроля участвуют разные сотрудники, это повышает независимость и эффективность контрольных мероприятий. Для их проведения целесообразно (не обязательно, но желательно) создать комиссию по внутреннему контролю. Именно её члены будут независимыми ревизорами.

Оценка рисков и управление ими также являются важной составляющей системы внутреннего контроля. Под риском понимается сочетание вероятности и последствий недостижения экономическим субъектом целей деятельности. Риски могут быть сгруппированы по следующим видам: финансовые, правовые, страновые и региональные, репутационные и др. Информация о рисках хозяйственной деятельности необходима организации для полного представления о своём финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в своём финансовом положении2 .
#ATTENTION#
Для достижения своей финансовой стабильности организация может применять следующие процедуры внутреннего контроля:

А) документальное оформление (например, осуществление записей в регистрах бухгалтерского учёта на основе первичных учётных документов, в том числе бухгалтерских справок; включение в бухгалтерскую (финансовую) отчётность существенных оценочных значений исключительно на основе расчётов);

Б) проверка оформления первичных учётных документов на соответствие установленным требованиям при принятии их к бухгалтерскому учёту.

Г) сверка данных;

Д) разграничение полномочий и ротация обязанностей персонала;

Е) процедуры контроля фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа, инвентаризация;

Ж) надзор за правильностью осуществления сделок и операций, выполнения учётных операций, точности составления бюджетов (смет, планов), соблюдения установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчётности;

З) процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами (правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и др.).

В любом случае, если основные процедуры контроля фактов хозяйственной жизни соблюдаются не формально, а хорошо проработаны, то они позволят обеспечить высокую эффективность внутреннего финансового контроля организации в целом.

Документирование внутреннего контроля

Порядок организации и осуществления внутреннего контроля необходимо оформить документально на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Положения, касающиеся организации внутреннего контроля, являются частью учредительных и внутренних организационно-распорядительных документов организации (приказов, распоряжений, положений, должностных и иных инструкций, регламентов, методик, стандартов бухгалтерского учёта).

Применительно к ведению бухгалтерского учёта, в том числе составлению бухгалтерской (финансовой) отчётности, контрольную среду могут описывать положение о бухгалтерской службе, учётная политика организации, требования к квалификации бухгалтерского персонала и другие документы, устанавливающие общие требования к среде, в которой организуется и ведётся бухгалтерский учёт, порядку взаимодействия подразделений и персонала организации и принятия решений по вопросам бухгалтерского учёта.

Документами, устанавливающими правила коммуникации, могут являться: положения, графики предоставления данных и составления отчётности, должностные инструкции.

Документацию по организации внутреннего контроля необходимо регулярно обновлять. Оценивать необходимость её обновления нужно не реже одного раза в год. Основанием для обновления документации могут являться, например, результаты непрерывного мониторинга внутреннего контроля, организационные изменения, изменения процессов и процедур работы организации.

Организация внутреннего контроля

Порядок организации внутреннего контроля, в том числе обязанности и полномочия подразделений и персонала организации, определяются в зависимости от характера и масштабов её деятельности, особенностей её системы управления.

При организации внутреннего контроля необходимо исходить из того, что:

А) внутренний контроль должен осуществляться на всех уровнях управления организации, во всех её подразделениях;

Б) в осуществлении внутреннего контроля должны участвовать все сотрудники в соответствии с их полномочиями и функциями;

В) полезность внутреннего контроля должна быть сопоставима с затратами на его организацию и осуществление.

Внутренний контроль, как правило, осуществляют:

А) органы управления организации;

Б) ревизионная комиссия (ревизор);

В) главный бухгалтер или иное должностное лицо организации, на которое возлагается ведение бухгалтерского учёта;

Г) внутренний аудитор (служба внутреннего аудита);

Д) специальные должностные лица, специальное подразделение организации, ответственные за соблюдение правил внутреннего контроля, предусмотренного иными федеральными законами;

Е) другой персонал и подразделения организации.

При организации и осуществлении внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни организация должна руководствоваться требованием рациональности.

Приведём пример документального оформления порядка распределения полномочий и функций при организации внутреннего контроля в организации.

Утверждаю
Генеральный директор (директор) ООО «ВЕКТОР»

ПОЛОЖЕНИЕ О РАСПРЕДЕЛЕНИИ ПОЛНОМОЧИЙ И ФУНКЦИЙ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

ООО «ВЕКТОР»

Совет директоров* ООО «Вектор»:

• устанавливает общие принципы и требования к внутреннему контролю;

• утверждает стандарты, методики организации и осуществления внутреннего контроля на уровне организации в целом;

• принимает решения по повышению эффективности внутреннего контроля;

• наблюдает за процессом обеспечения соблюдения законодательства и кодекса делового поведения (этики) организации.

Ревизионная комиссия (ревизор) ООО «Вектор»:

• наблюдает за эффективностью внутреннего контроля, независимостью службы внутреннего контроля;

• анализирует отчёты организации о состоянии внутреннего контроля.

Генеральный директор (директор) ООО «Вектор»:

• отвечает за организацию и осуществление внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни;

• отвечает за ведение бухгалтерского учёта и составления бухгалтерской (финансовой) отчётности в целом;

• проводит регулярные встречи с руководителями подразделений организации для рассмотрения существенных рисков, проблем внутреннего контроля и соответствующих планов;

• анализирует результаты и качество выполнения разработанных руководителями подразделений организации мероприятий (корректирующих шагов) по совершенствованию внутреннего контроля;

• рассматривает случаи злоупотреблений и оценивает адекватность принятых руководителями подразделений мер по предупреждению таких случаев.

Главный бухгалтер отвечает за организацию и осуществление внутреннего контроля ведения бухгалтерского учёта и составления бухгалтерской (финансовой) отчётности.
#FOOTNOTE#
Руководители подразделений и иной персонал ООО «Вектор» в соответствии со своими полномочиями и функциями, определёнными должностными инструкциями и Положением о документообороте (графиком документооборота):

• проводят оценку рисков;

• составляют и обновляют документацию, являющуюся составной частью Положения о внутреннем контроле организации;

• осуществляют внутренний контроль в соответствии с установленным порядком;

• осуществляют оценку внутреннего контроля.

___________________________

Совет директоров может быть учреждён в обществе независимо от того, состоит ли в обществе один-единственный участник или в обществе состоит большее количество участников.

Собственно, саму процедуру документального оформления внутреннего контроля можно разделить на следующие этапы.
Планирование. Планирование мероприятий внутреннего контроля является наиважнейшим этапом проведения такого контроля. Планирование контрольной деятельности осуществляется путем составления и утверждения плана контрольной деятельности на календарный год.
В плане контрольной деятельности по каждому контрольному мероприятию устанавливаются проверяемый период, форма контрольного мероприятия, срок проведения контрольного мероприятия, ответственные исполнители. Разработанный план следует утвердить у руководителя учреждения.
Проведению контрольного мероприятия (в рамках осуществления последующего контроля) должен предшествовать этап составления программы проверки. В программу могут быть включены следующие вопросы:
- сохранность денежных средств и бланков строгой отчетности: полнота и своевременность оприходования наличных денег в кассу, правомерность списания денежных средств, оформление приходных и расходных денежных документов, соблюдение порядка ведения кассовых операций, установленного лимита остатка наличных денег в кассе;
- проверка правомерности банковских операций;
- правомерность образования и использования фонда оплаты труда, в том числе на премирование и материальную помощь;
- соблюдение установленного порядка выдачи авансов под отчет;
- обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей: полнота учета материальных ценностей, наличие письменных договоров с ответственными лицами о полной материальной ответственности, правильность ведения учета и оформления документов по приемке и выдаче материальных ценностей материально ответственными лицами, соответствие этих данных данным бухгалтерского учета, правомерность списания материальных ценностей (в том числе основных средств, ГСМ, строительных материалов, запасных частей и других материальных запасов), своевременность проведения инвентаризации, качество оформления результатов и принятие мер;
- состояние дебиторской и кредиторской задолженностей на отчетные даты: правомерность расчетов по взаимным обязательствам, реальность кредиторской и дебиторской задолженностей по срокам и характеру ее возникновения, наличие актов сверок;
- достоверность ведения бухгалтерского учета и отчетности: соответствие данных синтетического и аналитического учета, данных бухгалтерской отчетности и данных учета.
Оформление результатов контроля. Результаты проведения предварительного и текущего контроля оформляются в виде служебных записок на имя руководителя учреждения, к которым могут прилагаться перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если таковые были выявлены, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок. В том случае, если в учреждении не создается отдельный отдел внутреннего контроля, а сам контроль осуществляется силами работников бухгалтерии, в положении о внутреннем контроле следует прописать, с какой периодичностью указанные работники должны представлять сведения о проведенных контрольных мероприятиях.
Результаты проведения последующего контроля оформляются в виде акта, подписанного всеми членами комиссии, который направляется с сопроводительной служебной запиской руководителю учреждения. Акт проверки должен включать в себя следующие сведения:
- программу проверки (утверждается руководителем учреждения);
- характер и состояние систем бухгалтерского учета и отчетности;
- виды, методы и приемы, применяемые в процессе проведения контрольных мероприятий;
- анализ соблюдения законодательства РФ, регламентирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности;
- выводы о результатах проведения контроля;
- описание принятых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе последующего контроля, рекомендации по недопущению возможных ошибок.
В положении о внутреннем контроле должны быть прописаны сроки передачи акта руководителю учреждения с рекомендациями по устранению выявленных нарушений.
Принятие решений по результатам проверок. Работники учреждения, допустившие искажения и нарушения, в письменной форме представляют руководителю учреждения объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля.
По результатам проведения проверки главным бухгалтером учреждения (или лицом, уполномоченным руководителем учреждения) разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений с отражением сроков и ответственных лиц, который утверждается руководителем учреждения.
По истечении установленного срока главный бухгалтер незамедлительно информирует руководителя учреждения о выполнении мероприятий или их неисполнении с указанием причин.

В любой нормально работающей организации внутренний контроль был, есть и будет по определению, даже если в организации нет особого локального акта, посвященного внутреннему контролю. Общее руководство и контроль лежат на руководителе, в должностных инструкциях других работников прописано, кто и за что отвечает, внутренними положениями и учетной политикой определен порядок документооборота.

Однако только с 1 января 2013 года Федеральным законом о бухучете официально установлена обязанность организаций осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Недавно Минфин России подготовил рекомендации по этому вопросу. Как организовать и документально оформить внутренний контроль исходя из данных рекомендаций, рассмотрим в данной статье.

Основные требования

Согласно Закону от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) организация обязана организовывать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, а если ее подлежит , то она обязана организовывать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда ее руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя).

Не описывает, как и в каком объеме должен проводиться внутренний контроль. Однако понятно, что он должен быть достаточным для обеспечения достоверности фактов хозяйственной жизни и бухгалтерской (финансовой) отчетности организации.

Закон № 402-ФЗ не описывает, как и в каком объеме должен проводиться внутренний контроль. Однако понятно, что он должен быть достаточным для обеспечения достоверности фактов хозяйственной жизни...

Например, вопросы внутреннего контроля в экономических субъектах регламентируются нормами, устанавливающими создание ревизионных комиссий финансово-хозяйственной деятельности общества:

• статьей 85 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;
• статьей 47 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Требования, предусмотренные данными федеральными законами, необходимо соблюдать.

В данном документе дано понятие внутреннего контроля как процесса, направленного на получение достаточной уверенности в том, что организация обеспечивает:

• а) эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;
• б) достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности;
• в) соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.

Элементы внутреннего контроля

Основными элементами внутреннего контроля экономического субъекта являются:

• контрольная среда;
• оценка рисков;
• процедуры внутреннего контроля;
• информация и коммуникация;
• оценка внутреннего контроля

Контрольная среда представляет собой совокупность принципов и стандартов деятельности организации, которые определяют общее понимание внутреннего контроля и требования к внутреннему контролю в организации в целом. Она отражает культуру управления организацией и создает надлежащее отношение персонала организации к осуществлению данного контроля.

Коммуникация как элемент внутреннего контроля - это способ распространения информации, необходимой для принятия управленческих решений и осуществления внутреннего контроля. Например, каждый сотрудник организации должен быть осведомлен о рисках, относящихся к сфере его ответственности, об отведенной ему роли и задачах по осуществлению внутреннего контроля и информированию руководства.

Постановка контроля за фактами хозяйственной жизни очень важна для организации. Контроль традиционно подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Оптимально, когда эти этапы разделены между разными работниками организации. Если санкционирование и контроль за совершением хозяйственных операций будут поручены одному должностному лицу, это может привести к ошибкам и возможным злоупотреблениям с его стороны - ведь он полностью контролирует хозяйственную жизнь, от «а» до «я». Если же в разных этапах контроля участвуют разные сотрудники, это повышает независимость и эффективность контрольных мероприятий. Для их проведения целесообразно (не обязательно, но желательно) создать комиссию по внутреннему контролю. Именно ее члены будут независимыми ревизорами.

Оценка рисков и управление ими также являются важной составляющей системы внутреннего контроля. Под риском понимается сочетание вероятности и последствий недостижения экономическим субъектом целей деятельности. Риски могут быть сгруппированы по следующим видам: финансовые, правовые, страновые и региональные, репутационные и др. Информация о рисках хозяйственной деятельности необходима организации для полного представления о своем финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в своем финансовом положении.

К сведению!

Организации, публикующие годовую отчетность по каждому виду рисков в годовой бухгалтерской отчетности, обязаны раскрывать информацию о таких качественных характеристиках своей хозяйственной деятельности, как подверженность рискам, и о причинах их возникновения; концентрации риска (описание конкретной общей характеристики, которая отличает каждую концентрацию (контрагенты, регионы, валюта расчетов и платежей, др.); механизм управления рисками (цели, политика, процедуры, применяемые в области управления рисками, и методы, используемые для оценки риска, и т. п.); изменения по сравнению с предыдущим отчетным годом (Информация Минфина России № ПЗ-9/2012).

Для достижения своей финансовой стабильности организация может применять следующие процедуры внутреннего контроля:

• документальное оформление (например, осуществление записей в регистрах бухгалтерского учета на основе первичных учетных документов, в том числе бухгалтерских справок; включение в бухгалтерскую (финансовую) отчетность существенных оценочных значений исключительно на основе расчетов);
• проверка оформления первичных учетных документов на соответствие установленным требованиям при принятии их к бухгалтерскому учету;
• санкционирование (авторизация) сделок и операций, обеспечивающее подтверждение правомочности совершения их. Как правило, оно выполняется персоналом более высокого уровня, чем лицо, осуществляющее сделку или операцию;
• сверка данных;
• разграничение полномочий и ротация обязанностей персонала;
• процедуры контроля фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа, инвентаризация;
• надзор за правильностью осуществления сделок и операций, выполнения учетных операций, точности составления бюджетов (смет, планов), соблюдением установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами (правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и др.).

В любом случае, если основные процедуры контроля фактов хозяйственной жизни соблюдаются не формально, а хорошо проработаны, то они позволят обеспечить высокую эффективность внутреннего финансового контроля организации в целом.

Документирование внутреннего контроля

Порядок организации и осуществления внутреннего контроля необходимо оформить документально на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Положения, касающиеся организации внутреннего контроля, являются частью учредительных и внутренних организационно-распорядительных документов организации (приказов, распоряжений, положений, должностных и иных инструкций, регламентов, методик, стандартов бухгалтерского учета).

Применительно к ведению бухгалтерского учета, в том числе составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности, контрольную среду могут описывать положение о бухгалтерской службе, учетная политика организации, требования к квалификации бухгалтерского персонала и другие документы, устанавливающие общие требования к среде, в которой организуется и ведется бухгалтерский учет, порядку взаимодействия подразделений и персонала организации и принятия решений по вопросам бухгалтерского учета.

На заметку

Документами, устанавливающими правила коммуникации, могут являться: положения, графики предоставления данных и составления отчетности, должностные инструкции.

Документацию по организации внутреннего контроля необходимо регулярно обновлять. Оценивать необходимость ее обновления нужно не реже одного раза в год. Основанием для обновления документации могут являться, например, результаты непрерывного мониторинга внутреннего контроля, организационные изменения, изменения процессов и процедур работы организации.

Организация внутреннего контроля

Порядок организации внутреннего контроля, в том числе обязанности и полномочия подразделений и персонала организации, определяются в зависимости от характера и масштабов ее деятельности, особенностей ее системы управления.

При организации внутреннего контроля необходимо исходить из того, что:

• внутренний контроль должен осуществляться на всех уровнях управления организации, во всех ее подразделениях;
• в осуществлении внутреннего контроля должны участвовать все сотрудники в соответствии с их полномочиями и функциями;
• полезность внутреннего контроля должна быть сопоставима с затратами на его организацию и осуществление.

Внутренний контроль, как правило, осуществляют:

органы управления организации;

ревизионная комиссия (ревизор);

главный бухгалтер или иное должностное лицо организации, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета;

внутренний аудитор (служба внутреннего аудита);

специальные должностные лица, специальное подразделение организации, ответственные за соблюдение правил внутреннего контроля, предусмотренного иными федеральными законами;

другой персонал и подразделения организации.

При организации и осуществлении внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни организация должна руководствоваться требованием рациональности.

Елена Антаненкова , руководитель экспертно-консультационного отдела Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт», для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Ищете решение Вашей ситуации?

«Практическая бухгалтерия» - бухгалтерский журнал, который упростит Вашу работу и поможет вести бухгалтерию без ошибок. Издание доступно еще и в электронном виде.

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 7

В каждом автономном учреждении в рамках учетной политики разрабатывается положение о внутреннем финансовом контроле. Однако у бухгалтеров по-прежнему часто возникает вопрос, как правильно оформить и провести проверку. В этой статье даны рекомендации по организации и оформлению контрольных мероприятий, проверке отраженных в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни и исправлению выявленных ошибок.

Необходимость осуществлять внутренний финансовый контроль в автономном учреждении предусмотрена Законом о бухгалтерском учете <1> и Инструкцией N 157н <2>.

<1> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

В соответствии с п. 6 Инструкции N 157н порядок организации и обеспечения (осуществления) внутреннего финансового контроля утверждается в составе учетной политики. Как правило, внутренний контроль производится посредством предварительного, текущего и последующего контроля. Предварительный и текущий финансовый контроль осуществляется соответственно перед или в момент совершения хозяйственной операции лицами, на которых возложены такие обязанности. Последующий контроль производится специально созданной для этих целей комиссией по итогам совершения операций путем проверки и анализа бухгалтерских документов и отчетности. Далее рассмотрим некоторые вопросы, касающиеся организации и проведения последующего контроля.

Примечание. Экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ст. 19 Закона о бухгалтерском учете).

Организация проверки

Последующий контроль осуществляется в виде плановых и внеплановых проверок. Плановые проверки проводятся с определенной периодичностью в соответствии с предварительно утвержденным планом, а также перед составлением бухгалтерской отчетности согласно п. 9 Инструкции N 33н <3>. Внеплановые проверки организуются по мере необходимости, например если есть информация о каких-либо нарушениях финансово-хозяйственной деятельности.

<3> Инструкция о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н.

При принятии решения о проведении проверки оформляется распорядительный документ (приказ, распоряжение) руководителя, в котором указываются:

• тема проверки;
• вид и форма проверки;
• проверяемый период;
• срок проведения проверки;
• состав комиссии по проведению внутреннего контроля;
• прочие необходимые сведения.

Одновременно с таким документом может быть подготовлена программа проведения проверки. Далее приведем ее образец.

Утверждаю

директор ГАУ "ФОК "Заря"

А.П. Петров

Программа проверки финансово-хозяйственной деятельности ГАУ "Физкультурно-оздоровительный комплекс "Заря"

Основания для проведения проверки:

План контрольной деятельности ГАУ "ФОК "Заря" на 2013 г., приказ ГАУ "ФОК "Заря" от 21.06.2013 N 16.

Проверяемый период: с 01.01.2013 по 30.06.2013.

Сроки проведения проверки: с 01.07.2013 по 05.07.2013.

• установление соответствия деятельности требованиям законодательства РФ, нормативным правовым актам Нижегородской области, внутренним нормативным актам ГАУ "ФОК "Заря";
• контроль за обоснованным и эффективным использованием субсидий, выделенных на выполнение государственного задания;
• контроль за целевым использованием субсидий, выделенных на иные цели;
• контроль за правомерностью получения и использования средств, полученных от приносящей доход деятельности;
• проверка правильности совершения фактов хозяйственной жизни перед составлением бухгалтерской отчетности за I полугодие 2013 г.

Предметы контроля:

• правоустанавливающие документы учреждения;
• внутренние нормативные акты учреждения;
• гражданско-правовые договоры, заключенные учреждением с поставщиками, подрядчиками и исполнителями, кадровые документы, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета;
• план финансово-хозяйственной деятельности и иные документы, необходимые для достижения цели проверки.

Вопросы проверки:

1. Наличие документов, регламентирующих организацию бухгалтерского учета (учетная политика учреждения, положение о бухгалтерской службе, должностные инструкции).
2. Движение финансовых потоков в проверяемом периоде по источникам финансового обеспечения. Правомерность образования и расходования средств в соответствии с планом финансово-хозяйственной деятельности ГАУ "ФОК "Заря" на 2013 г. (план ФХД).
3. Соблюдение порядка утверждения и внесения изменений в план ФХД.
4. Наличие лицензии и полнота использования бухгалтерского программного обеспечения.
5. Правильность ведения бухгалтерского учета в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами, полнота отражения фактов хозяйственной жизни в регистрах бухгалтерского учета по всем участкам учета.

5.1. Соблюдение порядка ведения учетных операций с безналичными денежными средствами:

• документальная обоснованность операций в журнале операций с безналичными денежными средствами;
• наличие подтверждающих документов к выписке из лицевого счета.

5.2. Соблюдение порядка ведения кассовых операций:

• полнота и своевременность оприходования наличных денежных средств и денежных документов в кассу, правильность их выдачи (списания);
• соблюдение требований по оформлению кассовых ордеров и прилагаемых к ним документов;
• правильность учета операций по движению наличных денежных средств и денежных документов в кассовой книге, журналах операций по счету "Касса" и по счету "Денежные документы";
• соблюдение установленного лимита остатка денежных средств в кассе;
• выполнение мероприятий, направленных на сохранность наличных средств и денежных документов в кассе;
• проведение ревизии наличных средств и кассовых документов, а также бланков строгой отчетности в период проверки.

5.3. Соблюдение порядка учета расчетов с подотчетными лицами по выданным им авансам:

• соблюдение порядка и установленных норм выдачи денежных средств и денежных документов под отчет;
• своевременность и полнота представления подотчетными лицами авансовых отчетов об израсходованных авансовых суммах, полнота документов, подтверждающих произведенные расходы;
• документальная обоснованность ведения учетных операций в журнале операций расчетов с подотчетными лицами.

5.4. Проверка расчетов по обязательствам:

• правильность и документальная обоснованность ведения учета расчетов с поставщиками за поставленные материальные ценности и оказанные услуги, с подрядчиками за выполненные работы, а также расчетов по перечисленным авансам в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
• правильность ведения учета по перечисленным платежам в бюджеты в журнале по прочим операциям и карточке учета средств и расчетов;
• сверка данных главной книги о начисленных и уплаченных страховых взносах во внебюджетные фонды с представленными в соответствующие фонды отчетами;
• реальность дебиторской и кредиторской задолженности на конец отчетного периода, наличие просроченной задолженности, меры, применяемые к взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности, обоснованность списания задолженности;
• своевременность перечисления арендаторами арендных платежей и потребленных коммунальных и эксплуатационных услуг;
• организация учета средств, поступающих от арендаторов и субарендаторов на возмещение эксплуатационных, коммунальных и административно-хозяйственных услуг;
• соблюдение пропорциональности отнесения коммунальных расходов по источникам финансирования.

5.5. Проверка расчетов с работниками по оплате труда:

• соответствие фактической численности работников утвержденному штатному расписанию и нормативной численности;
• правильность начисления заработной платы сотрудникам в соответствии с законодательством РФ, распоряжениями и локальными документами учреждения;
• правильность начисления оплаты труда лицам по договорам гражданско-правового характера;
• правильность ведения учета расчетов по оплате труда и расчетов с бюджетом по удержанным налогам из оплаты труда в журнале операций расчетов по оплате труда и в карточках учета средств и расчетов.

5.6. Проверка операций с нефинансовыми активами:

• полнота и своевременность оформления документов по оприходованию объектов основных средств, нематериальных активов и материальных запасов на соответствующих счетах бухгалтерского учета;
• правильность ведения аналитического учета нефинансовых активов в регистрах бухгалтерского учета;
• правильность ведения учетных операций по расходу (выбытию) объектов нефинансовых активов, перемещению внутри учреждения, а также начисленной суммы амортизационных отчислений на объекты основных средств, нематериальных активов в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
• сверка показателей счетов главной книги с показателями счетов оборотных ведомостей в разрезе аналитических счетов;
• наличие фактов необоснованного списания имущества, а также недостач материальных ценностей путем проведения выборочной инвентаризации нефинансовых активов, правильность их отражения в бухгалтерском учете и принятие мер по взысканию убытка с виновных лиц;
• правильность оформления инвентарных карточек учета основных средств;
• анализ изменения стоимости основных средств, наличие неиспользуемого оборудования.

5.7. Ведение учета на забалансовых счетах, отражение операций в регистрах бухгалтерского учета.

1. Другие вопросы, возникающие при проведении проверки.

Ответственный за подготовку проверки ревизор Шишкин П.В. (подпись).

Как правило, проверка проводится путем изучения документов, информации, содержащейся в бухгалтерской программе, осмотра имущества, его пересчета, контрольных замеров, собеседований с работниками, имеющими отношение к тому или иному вопросу проверки. Также комиссия вправе потребовать от руководителя и работников документы, необходимые для достижения цели проверки (справки, письменные объяснения и т.п.).

Контрольные мероприятия могут проводиться сплошным или выборочным способом. Решение об использовании того или иного способа проведения контрольных действий по каждому вопросу принимает ревизионная комиссия.

Лица, ответственные за проведение проверки, осуществляют анализ выявленных нарушений, определяют их причины и разрабатывают предложения для принятия мер по их устранению и недопущению в дальнейшем.

Работники учреждения, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме представляют объяснения по вопросам, относящимся к результатам проверки.

Оформление результатов проверки

Результаты проведения проверки оформляются в виде акта, включающего в себя все разделы, которые содержат ответы на вопросы, утвержденной программы проведения проверки. В акте следует привести характеристику состояния деятельности по проверенным направлениям, изложить выявленные нарушения и недостатки в работе учреждения, отразить общие результаты проверки. В акте не допускаются выводы, предложения, не подтвержденные доказательствами, помарки, подчистки и иные исправления. На основании данного акта главный бухгалтер учреждения (или иное лицо, уполномоченное руководителем) разрабатывает план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков и ответственных лиц, который утверждается руководителем учреждения.

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности ГАУ "ФОК "Заря"

"05" июля 2013 г. г. Нижний Новгород

Во исполнение плана контрольной деятельности ГАУ "ФОК "Заря" на 2013 г., приказа ГАУ "ФОК "Заря" от 21.06.2013 N 16, в соответствии с Программой проверки членами комиссии по внутреннему контролю (указываются фамилии, инициалы, должности всех участников контрольной группы) проведена плановая проверка финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Цель контрольного мероприятия: (в соответствии с Программой проверки).

Проверяемый период: с...

Срок проведения проверки: с...

Метод проверки: сплошной.

Предметы контроля: (документы, подвергшиеся проверке).

Полное и сокращенное наименование учреждения.

Юридический и фактический адрес.

Сведения о лицензиях на осуществление соответствующих видов деятельности.

Перечень и реквизиты всех счетов (включая счета, закрытые на момент проверки, но действовавшие в проверяемом периоде) в кредитных организациях, включая депозитные, а также лицевых счетов в органах Федерального казначейства.

Руководитель учреждения: ___________ (Ф.И.О. полностью) назначен ________ (дата и номер документа).

Главный бухгалтер: _____________ (Ф.И.О. полностью, дата и номер приказа о назначении).

Фамилии, инициалы и должности лиц, имевших право первой и второй подписи финансовых и расчетных документов.

Кем и когда проводились проверки в проверяемом периоде, кем проводилась предыдущая проверка финансово-хозяйственной деятельности, а также сведения об устранении нарушений, выявленных проверками.

Иные данные, необходимые, по мнению руководителя контрольной группы, для полной характеристики объекта финансового контроля.

В результате проведения проверки установлено:

Описательная часть акта проверки (справки) должна содержать описание проделанной работы и выявленных нарушений по каждому вопросу программы.

Указывается объем проверенной документации: документы проверены за I полугодие 2013 г. и т.п. В актах проверки (справках) при описании каждого нарушения, выявленного в ходе проверки, должны быть указаны положения законодательных, нормативных правовых актов, которые были нарушены, к какому периоду относится нарушение, в чем выразилось нарушение, документально подтвержденная сумма нарушения.

Приложением к акту оформляется перечень законодательных, нормативных правовых актов, в соответствии с которыми осуществлялась деятельность учреждения в проверяемом периоде. В перечне указывается полное и краткое название законодательных и нормативных актов, в тексте акта - краткое название законодательного, нормативного акта.

Заключительная часть акта проверки должна содержать обобщающую информацию о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях, сгруппированных по видам, с указанием по каждому виду финансовых нарушений общей суммы, на которую они выявлены. Рекомендации по устранению и предупреждению нарушений.

Руководитель контрольной группы Руководитель учреждения
______________ (Ф.И.О.) _______________ (Ф.И.О.)
Члены контрольной группы:
______________ (Ф.И.О.)
______________ (Ф.И.О.)

(дата окончания проверки)

Исправление ошибок по результатам проверки

Ошибки, обнаруженные в регистрах бухгалтерского учета, исправляются в соответствии с п. 18 Инструкции N 157н в следующем порядке:

Период обнаружения ошибки	Порядок действий
Ошибка, обнаруженная за отчетный период до момента представления бухгалтерской отчетности и не требующая изменения данных в регистрах бухгалтерского учета (журналах операций)	Исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бухгалтерского учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено"
Ошибка, обнаруженная до момента представления бухгалтерской отчетности и требующая внесения изменений в регистр бухгалтерского учета (журнал операций)	Отражается последним днем отчетного периода от характера ошибки)
Ошибка, обнаруженная в регистрах бухгалтерского учета за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность в установленном порядке уже представлена	Отражается датой обнаружения ошибки дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной способом "красное сторно", и дополнительной бухгалтерской записью (в зависимости от характера ошибки)

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "красное сторно" должны оформляться справкой по ф. 0504833, содержащей информацию по обоснованию внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен.

При обнаружении ошибок в первичных документах допускается внесение исправлений в отдельные из них, если они вносятся по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что подтверждается подписями тех же лиц, с указанием надписи "Исправленному верить" ("Исправлено") и даты внесения исправлений. При этом не допускается внесение исправлений в документы, которыми оформляются операции с наличными или безналичными денежными средствами (п. 10 Инструкции N 157н).

О.Сизонова

Главный редактор журнала

"Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"